高校远程查档的探索与思考

张倩倩

摘 要：探索信息技术条件下的远程查档是当前高校提升档案管理水平、降低查询成本的重要举措，在当前高校档案工作发展中具有十分积极的意义。在远程查档实践过程中存在各种问题，通过分析当前远程查档的特点及存在的问题，并对远程查档过程中涉及的资金、制度、人员培训等方面提出了解决方法，对我国高校远程查档提供一定指导。

关键词：远程查档;探索;思考

高校档案涉及师生及学校管理过程中的多方面信息，包含学籍、学校行政、人事、财务、基建等方面信息，关系到毕业生的就业、深造、落户，为教师的晋升提供依据，是学校日常管理过程中的重要体现[1]。

随着科技水平的不断进步以及人们对档案信息管理要求的不断提高，原理单纯依靠纸质版的档案资料以及线下进行资料填写的方式难以满足人们的要求，因此远程查档档案管理发展的必然。目前已有城域网、局域网等应用于民生档案的查询[2]。部分地区还建有数据档案中心，将有价值的档案数据保管利用[3]。高校作为社会知识密集型场所，应率先推广实践远程查档管理服务。在当前，开展远程查档是解决目前高校档案管理中服务效率不高、查询成本高、受时间与空间的限制等核心问题的关键，因此开展远程查档的问题分析及措施研究在当前高校档案工作中具有十分重要意义。

1 远程查档的特点

1）安全保密。数据泄露事件在我们身边时常发生，比如QQ被盗，银行卡盗刷，都是我们自身信息泄露以及操作不当导致的，因此对于数据的安全保密工作十分重要，需要保证数据使用的正确性。而远程查档系统具有加密技术保护传输过程的安全保密性，并且会进行随机账号密码以及使用身份的动态认证，不管是客户端还是市场端均需要进行认证才能使用，极大程度的保证了使用数据的安全保密性。

2）方便快捷。远程查档不受时间和地区上的限制，不管是居家还是出国都可以通过与数据库的连接而进行数据的查找，极大节省了路途的时间，实现信息查找的快捷化。

3）节约成本。远程查档大大减少了资源的浪费，延长了信息的使用年限。对于电子资源来说，不管是保存多少年都是可以的，同时查阅方便，不会造成纸质查询上人力物力的浪费，工作效率也得到了提升。

4）实现远程打印。远程查档既可以对远端的信息进行查看，也可以将远端传输的文件进行实时打印查看，节约了时间成本。对于信息的传送只需要上传到远程查档平台就可以完成，减少人力的浪费，实现人力的合理分配，数据信息的使用也快速高效。

5）管理运营简单。远程查档系统由于具备低网络水平下的运行能力，因此无需进行专人负责管理制度，资料查档结束后即可关闭，使用时进行开启，即使使用人数较多也不会造成数据崩溃，因此运营简单，操作方便。

2 远程查档的问题

由于远程查档是通过数据网络而建立起来的，那么就难免会因为数据量大，操作不当，网络稳定问题而出现系统崩溃，远程查档管理体系中存在以下一些问题：

1）管理人员信息处理能力不足。作为远程查档的工作人员应具备专业的网络知识和能力，懂得如何运营数据传输与使用才能更好的服务于系统，由于当前社会大发展的背景下，这类工作没有形成教学科目传授给学生，还有一方面是对于使用者而言，每一个完整的远程查档网络虽不用专门进行管理，但也要由管理人员每天检查运行稳定和安全程度，若长期忽视就容易导致远程查档问题的出现。

2）缺乏团结协作和资源共享意识。每一个远程查档系统的管理都有统一的团队和指挥，这样能够保证遇到问题时快速高效的解决，对于远程查档系统的管理人员也是如此，需要与系统维护人员、数字化公司经常沟通及时解决问题。

3）经济支出大。远程查档系统并非一蹴而就的，需要不断的录入数据，保存资源，渐渐的才能形成规模。这就需要大量的人力，人力成本的增加也就导致财力费用的上涨，因此需要持续的经费投入以维系数据库的更新与升级。

4）远程查档系统管理方式单一。远程查档系统管理仍采用传统考核制度管理的方法进行，由于管理方式单一，从而造成的问题如员工独立解决问题导致效率低下，问题上报模糊导致解决拖延，不协作等问题。远程查档系统的管理人员与其他的部门不同，远程查档工作需要充分体现团队意识和合作能力，才能保证信息传输正确、时效快且一致。

3 远程查档中问题的思考

当前，高校档案远程服务模式尚处于探索阶段，在理论和实践方面存在许多可以改进的地方，通过对问题的分析，提出以下几点思考。

1）保障经费，统一标准。远程查档对于促进和提升高校档案管理及利用水平具有重要作用，应当早日建立起全国或地区统一的经费标准，高校应按标准保证持续地财政投入，同时建立统一的经费考核制度、专款专用。

2）完善制度，规范远程查档工作流程。统一的制度是远程查档顺利运行的基础。制度化的远程查档系统会更加规范，每个使用者也都很清晰的知道自己该怎样做，下一步是什么，怎样利用资源，使远程查档系统更加健康的发展。目前并未有完善的制度对信息共享进行科学统筹[4]。远程查档制度应明确远程查档系统、工作流程及操作方式、系统维护及管理责任人、人员培训、保密要求、问题处理等内容。

3）统一培训，定期交流。档案管理人员对馆藏偏重于保管轻于利用。缺少主动性[5]。对于远程查档系统的管理工作人员应该进行统一培训和定期交流，从而帮助管理人员提高专业能力，开扩视野，孰知新的操作技术和维护方式，从而适应不断改进的远程查档系统，并在此系统上采取交流机制，共同对远程查档中的问题进行充分探讨，促使问题得到有效解决，以满足不同程度人们对于远程查档系统的需求。

4）持续的系统维护。随着远程查档系统的发展，会有越来越多的信息资源纳入其中，可利用和查找的资源越来越丰富，此时对于系统的承载力的要求很高，同时上线查找资料的人数多了，若是系统瘫痪，必定会影响用户的使用效果。因此，持续的系统维护显得很有必要。一是作为远程查档的管理人员，应该具备发现系统问题的前瞻眼光，具备防患于未然的能力以及出现问题短时间恢复正常秩序的能力，这样才能保证远程查档系统的安全稳定。二是远程查档系统应有长期稳定的资金流，保证系统的开发计划不会因为资金链断开而中断，在稳定的系统和长期的资金链维持下，不断完善远程查档系统，使其更好服务于全体社会。

4 总结

随着现代信息技术的发展，远程查档必然是未来档案管理的必由之路。高校作为人才和知识的密集地，不仅具备远程查档的条件，更应在远程查档推广和应用中起到带头示范作用。当前，在远程查档系统的建设、使用维护过程中遇到种种问题，但相信，这些问题会随着不断实践过程中得到解决。在将来，我们也要带着对远程查档的思考更好的发现其中的不足之处，使其更好服务生活，让生活更加快捷高效。

参考文献

[1]朱高明.南京市栖霞区委书记黎辉批示表扬区档案工作[J].档案与建设，2019（04）：94-95.

[2]李琼洁.浅谈民生檔案在社区中的网络化利用[J].云南档案，2015（10）：55-57.

[3]李广都.网络强国战略下区域性数据档案中心建立分析[J].中国档案，2015（10）：64-65.

[4]张连星.对民生档案信息资源共享与远程利用工作的思考[J].北京档案，2015（08）：30-31.

[5]席畅.大数据背景下档案服务工作探析[J].机电兵船档案，2020（01）：46-47.