如何做好事业单位档案管理

仇知

摘 要：事业单位的档案管理具有操作和管理层面的多言行的特征。一方面档案管理在平时的工作中表现出的作用和价值相对较小，给人一种无足轻重的感觉。另一方面的档案管理工作需要对事业单位的重要事件和文件等重要内容进行科学的分类和保存，是事业单位不可或缺的一个重要职位。基于以上的作用分析，档案管理工作在事业单位中发挥着重要作用，需要相关的工作人员注重日常的规范和科學化管理，使档案管理有效的发挥其价值和作用，为事业单位的长期发展奠定坚实基础。本文主要针对如何做好事业单位档案管理进行简要分析。

关键词：事业单位;档案管理

1 新时期对事业单位的管理和发展提出了新的要求

事业单位是我国计划经济制度下沿革下的组织，在辅助政府行政过程中发挥着重要的作用。随着我国经济社会的发展，事业单位的管理模式也在不断发生着改革和变化，目的是提升自身的工作服务效率，促进自身的工作内容能够适应社会发展的需要。对此，事业单位必须从整体方面保持自身的管理制度和服务方式能够和社会接轨，促进自身的社会适应性，对自身的内部管理制度和方式进行不断的优化和调整，减少在工作中的误区和漏洞，促使其在经济社会中发挥积极的建设性作用。

2 基层事业单位档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理制度不够完善

目前，事业单位档案管理存在许多的问题，主要反映在新时期档案管理制度不够完善，档案的借阅、管理、保密等工作仍需从严要求。虽然各级单位都制定了档案管理的制度，但是在实际工作的过程中，并没有发挥明显的作用。许多单位的查档、借档等工作没有严格按照管理制度的要求去执行，在基层单位，这种不规范、不健全的档案管理制度在很大程度上降低了档案本身的利用价值和可靠性。随着近年来，各项人才引进计划的增多，基层单位中新来了许多高学历、高素质的优秀毕业生，引进人才的档案漏缺现象较多，比如职称评定材料、工资变动材料、年度考核材料等出现较为明显。加之引进的人才学习经历丰富，档案流动相对来讲较为频繁，加之各单位档案管理人员可能存在工作调整，对各阶段资料的收集整理、归档遗漏等现象偶有发生，传统的档案管理是以被动的方式进行收集，即相关部门通过邮寄的方式将人事档案寄送至档案室，如果制度不完善或移送不到位，执行不严格，就会造成档案材料收集的不完整。

2.2 档案管理方式过于落后

随着现代科学技术的不断发展与进步，很多计算机处理技术、文字处理技术、信息收集技术等都被应用到档案收集、处理工作中，使得档案的储存脱离纸质化，增加了数字资料、音频资料、图片资料等储存形式，改变了传统档案管理工作的方式。但是，现阶段这种管理方式并没有被应用到实际的工作中，很多基层事业单位都在应用最原始、最简单的文字收集，再由人工进行处理、总结的工作方法，不仅影响了档案管理工作的效率，也影响了档案管理的现代化进程。

2.3 缺乏相关方面的人才

档案管理工作要求从业人员具备相应的专业知识体系和较高的职业素养。然而大家普遍认为档案管理工作属于轻松、容易、简单的工作，没有专业技术和专业知识含量，只要工作人员态度端正、工作认真就可以胜任。许多人在这一岗位上一干就是许多年，但是却几乎没有外出学习交流和学习新的管理理念的机会。仅仅凭借多年的经验和传统的方法进行管理，容易出现职业素养不高、责任意识较差、安全意识不强等问题。从事档案管理工作不仅要细心，更要耐得住寂寞，许多新员工也无法在这一岗位上坚持太久，因此一些事业单位甚至安排即将退休的职工从事此项工作，之后的工作交接问题也就不可避免。

3 如何做好基层事业单位档案管理工作

3.1 基层事业单位应完善档案管理制度

制度是基层事业单位档案管理工作有效开展的保障，当前绝大多数基层事业单位均已建立相对健全的档案管理制度。但是，随着基层事业单位的发展，原有的制度已经无法满足现代基层事业单位实际需求。针对这一问题，应针对基层事业单位档案管理制度进行创新和变革，根据基层事业单位实际发展情况，结合档案信息情况，建立更为完善的档案管理制度，从而保障基层事业单位档案管理工作效果。另外，还应加大基层事业单位档案管理制度的执行力，使档案管理制度能够切实约束管理人员的日常工作。基层事业单位可将激励机制与管理制度相结合，将档案管理制度细化，并引入岗位责任制，明确划分各个岗位的职责，每个季度及年度对档案管理人员开展考核工作，针对考核结果较好的档案管理人员，可酌情给予物质奖励和精神奖励;反之，针对季度及年度考核结果较差的人员，基层事业单位应着重分析该管理人员工作效率低下的原因，并采取针对性较高的教育活动提升管理人员工作水平，以确保基层事业单位档案管理工作质量。

3.2 丰富档案管理的方式

为了进一步加强基层事业单位档案管理工作的质量，提高工作效率，首先应该改变传统、单一的管理方式，利用先进的科学技术实行多样化管理，最终实现信息化、数字化、虚拟化的档案管理模式。多样化的管理方式可以扩大基层事业单位大男子与的储存总量，还能大幅减轻单位的库存空间，而且无纸化的档案管理可以简化查阅资料的流程，使得各单位间文件的传递、流通变得更加便捷，以便更好的开展各项联合工作。

3.3 基层事业单位应重视人才培养工作

管理人员专业水平高低直接影响基层事业单位档案管理质量，因此，基层事业单位应重视管理人员的专业能力培养工作。在具体工作中，根据基层事业单位具体情况，开展相应的培训教育工作，定期组织管理人员参与档案管理技能培训，从而提升基层事业单位档案管理水平。另外，在基层事业单位人才选拔方面，可吸纳部分离退休员工，这些员工有着多年工作经验，对基层事业单位各项工作的熟悉程度较高，尤其在其原有工作领域范围之内，对基层事业单位档案管理工作完善方面具有一定的权威性。除此之外，还应重视基层事业单位档案管理人员年龄结构，加大青年管理人员的培养力度，针对档案管理专业优秀大学毕业生，可予以优先考虑，大学毕业生刚刚走出校园，工作热情程度较高，但档案管理实际经验相对较少。鉴于此，基层事业单位可加强岗前培训力度，从而调整档案管理人员年龄结构，提高基层事业单位档案管理水平。

3.4 事业单位档案管理转向信息化

档案管理信息化是充分利用现代计算机技术、网络技术、多媒体技术对档案信息进行收集、整理，并进一步处理、分析和开发，力图由简单管理模式向社会服务模式转变。加强信息化建设顶层设计，自上而下形成统一标准的管理系统软件，建立信息共享平台，升级档案利用服务，提供更精准的服务。应该具有四个条件：一是配备开放式电脑查询检索系统，向利用者提供快捷、方便的档案信息服务;二是建立档案用户信息库，及时分析、了解用户对档案的需求，有针对性地编辑完整、系统的档案信息，提高档案利用率;三是紧紧围绕中心工作，多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动;四是加快局域网络建设，为利用者提供快捷方便的服务方式。以信息化为基础，推进档案管理规范化建设。

4 结束语

综上所述，做好事业单位档案管理工作的对策为：以思政教育提振档案管理人员的岗位能动性、依据本土人才供给特点优化和再造归集标准、管理层牵头积极拓展与社会保障部门的合作、推动信息化流程管理倒逼各部门的协作意愿。

参考文献

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