探讨企业文书档案保密管理工作的思考

安厚雄

摘 要：企业文书档案保密管理的对象主要是本企业的原始资料，档案管理人员要整理并归类保存这些资料，该工作秉承高度保密性原则，而且集管理性、服务型、政治性为一体。企业在不断发展过程中逐渐完善档案管理制度，并且随着信息技术在档案管理中的应用，档案管理的保密工作面临更大挑战，所以为了在这个网络和科技高速发展的时代更好的发挥档案保密管理的作用，让档案管理为企业发展提供重要资源、优化企业商业管理方式，最终达到提高企业核心竞争力的目的，企业要认真对待档案管理工作，探究更好的保密工作途径，提高文书档案管理保密工作水平。

关键词：现代企业;档案管理;文书管理;保密工作

企业文书档案保密管理集保密性、管理性、原则性、服务性和政治性于一体，对于企业来说是非常有价值的资源，也是国家档案资源管理体系中不可或缺的一部分，有效的文书档案管理工作可以帮助企业提高核心竞争力，也能够有效促进企业组织和社会经济的发展。但是目前我国档案管理工作中普遍存在着制度不完善、档案管理工作者保密意识不强、保密技术落后和资源开发不彻底的问题，为了改变此现状，企业要找准实际问题所在，提高档案管理工作人员的工作能力、加强保密意识和保密技术研究，并在保密工作做好的基础上正确开发档案管理资源。

1 企业文书档案管理保密工作对企业发展的作用

企业文书档案中包含的资料有文字、声像、数字化等多种形式，而且是通过最原始的方式记录的，虽然在日后考察时可以更便利，但是在保存上也更有难度。这些资料关乎企业运营、关乎企业的经济效益，同样也关乎企业员工的管理，尤其是档案管理中的机密文件，更是关键所在，其中包括的涉密文件、秘密档案和机密档案等。虽然这些资料可能并不涉及国家机密，但是对企业来说这些关乎企业产品开发、技术创新和经营管理档案，以及现有人才信息是要秘密保管的，不能被竞争企业盗用，这些文书档案保密管理工作能为企业长期发展做出正确决策指明方向。所以，总体来说企业文书档案保密工作有三个作用，一是为企业发展提供重要资源、二是可以优化企业商业管理途径、三是提高企业的核心竞争力。

2 企业文书档案管理保密工作存在的问题

2.1 管理意识薄弱

企业对文书档案管理保密工作不够重视是一大问题，集中体现在文书档案管理工作比较松散和无法正确认识档案管理工作的价值上。很多企业并没有针对文书档案保密工作管理制定专属的规章制度，所以工作人员容易把档案和工作分离，企业即便是投入了大量的人力和物力，仍然不知道怎么开展这项工作，所以档案管理保密工作仍旧尽不如人意。另外还有的企业在文书档案管理时只是单纯将公司历史和发展进程收集起来，没有进一步利用这些信息，使得管理高层和员工都不明白其中的价值，导致文书档案的保密工作还是比较松懈，所以在加强员工保密意识方面，企业还是要加强培训。

2.2 文书档案管理力度不足

在一些企业中文书档案管理通常是由后勤人员兼任管理，并没有指派固定的专业人员看守，这就导致档案管理人员混乱，导致在管理过程中出现许多漏洞。而且企业并没有制定完善的工作流程，所以非专业人员在档案管理过程中只是了解了基本知识，至于档案保管期限、案卷号、类别号、目录号和全宗号等信息却不清楚，很容易出现档案章盖错、档案编码错误等问题，影响工作效率。并且非专业人员很难做到对所有档案完善的分类管理，导致企业较之前的档案管理混乱，出现档案丢失现象，影响企业重要信息资源的保存。

2.3 企业文书档案管理观念落后

文书档案管理方式过于老套也是企业文书档案管理保密工作出现漏洞的一大原因，现在很多企业还是采取传统人工手工管理，不仅降低了工作效率，还使得从文书档案手机再到文书整理最后到编目这个过程很容易出现错误，致使档案资源被浪费。企业在档案管理上投入资金少也是档案管理效率低的重要原因，企业投资的重点往往是放到可以直接创造效益的部门，对于档案管理投入经费不足，使得工作人员工作积极性不高，在新技术的引进和开发上都缺少资金支持，使得工作效率低下，无法满足企业长远发展需要。

3 企业做好文书档案管理保密工作的途径

3.1 正确区分保管和保密

在明确保管文书档案的期限时，企业要根据发展实际和工作需要对文书档案的内容进行分类，并根据分类结果对其作用进行分析和鉴别，根据保存价值和利用价值确定档案的保管期限，这也是减轻企业档案管理压力的一种方法。保密期限是企业根据国家规定的对秘密事项保密期限做出的相关规定来明确的，所以秘密事项的保密时效是受到国家法律保护的。并且我国法律对不同级别事项的保密期限做出了明确时间规定，同时规定只要上级单位、制定机关等没有解密，那企业就必须长期开展保密工作，严禁私自解密，更不可随意销毁或者对外提供。综上对于企业来说，要懂得区分保管和保密期限，将文书档案的保密期限划分清楚，明确保密期限。

3.2 完善文书档案管理监督机制

为完善文书档案管理保密工作，首先企业要建立健全文书档案保密工作制度，一是要保证工作人员严格遵守企业档案管理工作制度，所以档案管理制度务必要切实可行，而且要包括具体的文书保密制度、库房管理制度、档案查阅和利用制度等。在企业不断发展过程中制度要随着实际不断更新，为有序的保密工作提供制度保障。另外要完善监督管理体制，一是完善硬件建设，对工作人员行为监督;二是要完善监督制度，保证无批示不借阅;三是明确监督职责，只要发现违规行为，必定依法查处。

3.3 优化保密工作技术手段

随着社会的发展和科学技术的进步，先进信息技术的应用日益重要，所以文书档案保密工作管理也要不断引进先进手段应对窃密行为。一是加大先进技术引进，引进更加先进的网络信息设备和技术;二是加大技术研制和开发，企业要做到真正确保信息安全，只引进技术是远远达不到的，要在引进先进技术的同时有效管理技术，并培养技术人才不断更新技术，有效降低文书档案安全风险，全面实施保密工作。

3.4 提高管理人员综合素质

现代企业档案管理要求管理人员根据企业规定确保文书档案的完整和安全，保证文书档案能在生产活动中充分发挥其利用价值。首先要求工作熟悉工作流程和标准，按照类别详细记录和存放檔案，保证档案室清洁，避免出现档案失窃行为;另外要具备高度责任感，充分认识到档案管理重要性和紧迫性，保证在任何场合和情况下都不泄露档案内容;企业在挑选档案管理员工时要注重人员品质，选择可靠的或者专门从事档案管理人员，避免频繁更换档案管理人员，引起不必要麻烦。

4 结束语

信息时代的社会、经济和科技都得到了前所未有的改革和发展，因此也使得档案管理的保密工作更加重要，加强企业文书档案的保密工作也成为现代企业迫在眉睫的大事。企业文书档案的管理是保证企业正常运行的重要内容，企业想要做好文书档案管理首先要理清企业内部档案管理存在的问题，针对问题对症下药，企业首先要重视文书档案保密工作的管理，要通过有效途径加强员工的保密意识，采取有效措施真正做好文书档案保密工作，让企业档案管理工作跟上时代发展步伐。

参考文献

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