事业单位档案管理规范化措施

李晋凯

摘 要：事业单位的档案管理工作是国家文献信息管理工作重要的组成部分，对于整个社会的发展都具有十分重要的作用。因为我国事业单位的工作广泛涉及了教、科、文、卫等诸多的方面，参与了部分社会事务的管理活动。而其保管的档案资料则是记录该单位各项工作及活动开展的情况，是人们了解历史客观情况最重要的证据。提高事业单位档案管理工作的效率，能够保证事业单位在工作中更合理地利用相应的信息资源，从而促进事业单位的健康发展。鉴于此，文章就如何提升事业单位档案管理规范化的措施进行了研究，以供参考。

关键词：事业单位;档案管理;规范化管理

1 事业单位档案管理的内容简析

事业单位的档案管理工作，是通过管理相关档案而展开的各种形式的工作活动，主要包括各种档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研以及利用。在事业单位的档案工作中，必须要按照一定的原则，对不同形式、不同内容的档案实体进行系统的分类和组合，然后根据不同的使用需求进行编号、编目排列，这样能帮助人们更加便捷地检索和利用相应的档案信息。

2 事业单位档案管理工作的重要作用和意义

2.1 档案管理工作的作用

1）事业单位保管的档案具有参考的作用。档案记录了事业单位所有活动最真实、最可靠的数据情况。这些数据能够为事业单位进一步发展规划提供数据参考，这样能保证事业单位制定出最符合本单位发展实况的规划决策。2）事业单位的档案具有借鉴依据的作用。档案与其他文献最大的差异就是档案比其他文献更客观，更具有公正性，同时还具有一定的法律效力。因为档案形成的过程十分公正、客观，具有较大的权威性和说服力，因此可以作为借鉴依据。

2.2 档案管理工作的意义

事业单位的档案详细、真实地记录了单位发展的历程以及取得的各项优秀成果，因此，根据档案能够准确衡量事业单位发展的真实水平，同时还可以根据这些数据，综合评析该单位的发展潜力，从而科学制定出发展规划。这样一来，就能为该单位未来的发展赢得更广阔的市场空间，从而促进事业单位健康、有序发展。因此，加强事业单位的档案管理工作具有十分重要的作用和意义。

3 事业单位档案管理存在的问题分析

3.1 制度流于形式

目前，事业单位档案管理相关制度较为混乱，不够统一，一些单位甚至根本不重视档案管理工作，未能意识到档案管理工作的重要性，因此也未能及时学习和了解《档案法》《档案管理办法》等相关法律法规，加之单位内部管理制度上也未结合自身单位特点制定相应的档案管理制度，致使档案管理工作制度与实际工作脱节，流于形式，执行不力，管理混乱，影响事业单位整体发展。

3.2 信息化程度低

加快档案信息化建设是当前事业单位档案管理的一个重要方向。随着时代的发展和信息技术的进步，信息技术在档案管理工作中的应用越来越普遍，发挥的作用也越来越大。然而，还存在少部分的事业单位未能及时跟上时代的发展，在档案管理工作上依旧采用传统的管理方式和管理手段，未能及时有效地应用现代信息技术，档案管理信息化水平较低，管理效率不高。

3.3 檔案管理专业人才缺乏

目前，在我国大多数事业单位中，从事档案管理的人员并非专业的人才，也缺乏必要的档案管理知识和技能，其中少部分人员甚至根本未曾接受过任何的档案管理培训，自身不具备档案管理意识，未能有效意识到档案的价值和档案管理工作的重要性，在日常工作中，仅限于对档案的收集、装订和管理，对此项工作背后的含义和价值未曾深究，还有一部分单位内部从事档案管理工作的人员同时身兼数职，经常出现人员变动，造成档案管理工作缺乏系统性和连续性。

4 事业单位档案管理规范化的实践思路

4.1 落实责任制，增强责任心

传统的事业单位档案管理，一直存在得不到重视的问题，相关的档案管理人员也因此缺乏相应的责任心，实际的工作态度较为消极。这一问题无疑是影响档案管理规范化的关键，需要迅速改变。新时期的事业单位，需要从领导开始，进一步增强对档案管理的重视程度，并且逐步落实相关责任制，使得档案管理责任能够具体落实到每一个档案管理人员的身上。这样，能够改变档案管理人员以往的消极态度。为确保档案资料具备的安全性和保密性，还需要强化档案管理人员的岗位责任，引导他们主动积极地进行档案管理，确保各种档案的安全利用，不出现丢失或者损坏的状况。

4.2 完善管理机制，优化管理方法

对于事业单位的档案管理工作而言，它的核心任务在于管理，而管理的有效进行需要有完善的制度作为基础。现阶段的事业单位档案管理，明显存在缺乏制度依据的问题。虽然我国已经针对这一问题提出了相关的条例，但是对于这一内容的完善，事业单位的整体效率并不高，尤其在针对自身工作状况设立不同管理机制方面。不少事业单位的档案管理制度甚至完全一致，缺乏自身的针对性和特殊性。针对这一状况，需要事业单位从自身的工作内容出发，积极完善管理制度，明确相关的管理办法，使得所有的档案管理工作都能够有明确的依据，可以严格按照相应的制度进行。此外，档案管理部门还应当严格按照《中国档案分类法》，逐步优化自身管理方法，加强对现代化档案管理方法的应用，使得实际的管理变得科学有效。

4.3 提高档案管理人员的综合素质

针对部分事业单位档案管理工作过人员素质参差不齐的问题，相关事业单位应加强宣传和教育工作，通过宣传，转变档案管理工作人员的思想认知，增强他们的工作责任感;通过专业培训教育，提高他们日常工作的综合能力与素质，同时还要提高他们的业务能力水平，从而保证档案资料的齐全和整洁，能够及时收集、整理相关的档案资料，并做好建档管理工作，只有这样，才能提高单位档案管理工作的效率，让档案资料起到最大的作用。

4.4 确保档案管理的安全性

事业单位保管的档案资料具有一定的法律效率，因此，相关事业单位必须重视档案管理的安全性。为此，相关事业单位必须重视档案资料的保密性，在对档案进行统一化管理的过程中，必须规范各个环节的工作，同时制定出相应的规章制度，而且还要提高工作人员的安全意识，通过教育培训，让档案管理工作人员树立基本的防火、防水、防霉变、防虫、防盗意识以及掌握相应的技能。针对信息化管理工作，采用更先进的信息化手段，防止网络上不法分子或黑客的网络入侵行为，真正做好档案原始资料的保管工作。此外，针对档案检索和查阅工作，也必须制定严格的规章制度，明确各种档案资料的权限，对于未经批准的人员，不允许他们查阅相关的档案信息，只有管理人员在日常工作中全面重视档案管理工作的安全性，才能提高档案管理工作的效率，真正发挥出档案资料应有的作用。

5 结语

综上所述，事业单位的档案资料记录了该单位各项工作及活动开展的情况，是人们了解历史客观情况最重要的证据，对该单位今后各项工作的开展具有指导价值，同时，还能促进该单位的健康、有序发展。因此，事业单位管理人员必须转变思想认识，改善工作中存在的不足，尽全力做好档案管理工作，提高日常工作效率，使档案资料真正发挥出应有的作用。

参考文献

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