信息化时代下医院档案工作管理与创新化

王娜

摘 要：当前，科学技术已经成为社会时代发展的主流，信息技术的有效应用，让人们的生产生活变得更加便利，而且信息技术的应用范围也在不断的扩展，目前各行业领域中基本都在使用信息技术，包括医院的档案管理工作。信息技术在医院档案管理工作的科学应用，能够促进工作效率的提升，提高档案资料整理与查阅的便捷性。但是，信息化档案管理工作依旧存在问题，这就需要相关部门结合实际情况合理创新档案管理工作方式。

关键词：信息化时代;医院档案工作;管理创新

信息技术的广泛应用，促使整个社会进入到了信息化的时代，也有越来越多的行业领域开始应用信息技术，并构建信息化的管理系统，实行相应的信息化管理生产等工作模式。医院在开展档案管理工作的过程中，也要顺应当下时代发展的趋势，对传统的档案管理模式进行科学的改进与创新，针对其中存在的问题，制定出合理的解决方案，并将信息技术合理应用到档案管理工作中，加强对这一工作的信息化建设，提高工作有效性。

1 信息化时代下医院档案管理工作现状

1.1 信息化档案管理的推行存在难度

信息化的档案管理模式离不开计算机这一设备，并且还要与网络环境结合在一起，才能够保证计算机的有效运行。不过，在医院档案管理工作的实际情况中，计算机设备并没有得到有效的落实，而且医院也没有对电子信息档案予以全面的实施，有一些部门仍旧使用传统的档案管理方式，而这种档案管理方式需要耗费大量的人力、物力等资源，同时也会影响到整个档案管理工作的效率。另外，医院档案管理部门的一些工作人员对于信息化档案管理模式并不适应，由于长时间应用传统的档案管理方式，其自身对于计算机的操作并不熟悉，尤其是一些资历以及年龄都比较大的档案管理人员，其思想观念也比较守旧，很难接受信息化的档案管理模式，这样就导致档案管理的信息化建设难以顺利开展[1]。

1.2 医院档案管理体制缺乏完善性

医院档案管理工作的有效开展，需要相对应的档案管理体制，而信息化档案管理模式的应用更需要与之对应的管理体制，这样才能够保证档案管理工作的有序性以及规范化。医院在经营运行的过程中，会产生出大量的医疗档案资料、以及会计，工会等多个职能部门的档案，若是无法对这些部门档案资料进行有效的关联及管理，则会对医院各部门之间的沟通协作造成不良的影响，进而导致档案管理工作效率难以提升，管理工作质量最终也不能够达到相应的管理标准[2]。另外，将纸质的档案资料转化为电子信息录入到计算机系统之中，能够实现档案资料检索查阅流程的简化，然而，一些医院在开展档案管理工作的过程中，并没有将信息技术的相关性充分的发挥出来，反而还在应用传统的管理模式，这样就会增加人力、物力等资源的浪费，甚至还会增加档案管理人员的工作量以及工作时间，降低工作效率。一般医院对档案的管理意识比较薄弱，并没有设立专门的档案管理部门，档案管理工作都是由办公室监管，档案管理分散在各部门，并受到传统档案管理思想的影响，仍在使用单一落后的管理技术手段，对于先进的档案管理技术缺乏熟练的掌握，从而影响到档案管理的信息化建设。

1.3 档案管理缺乏统一的制度标准

医院档案管理工作的制度也不够健全，缺乏统一的管理标准，这样很容易让档案管理工作出现混乱的情况。医院档案在产生的同时，相关管理人员就要将其及时归档，但是在实际工作中，档案的归档工作并没有做到位，在档案管理工作中也经常出现这样的问题：产生出的档案资料没有得到及时的归档处理，导致档案中的重要原始资料丢失[3]。这不仅降低了档案资料的完整性，也对医疗服务造成了不良的影响。除此之外，医院各科室之间没有在档案信息的录入、保存等多个方面形成统一的标准，更没有形成相应的信息共享机制，这样会造成档案管理的混乱，且极容易出现重复、交叉工作，增加档案管理人员负担。

2 信息化时代下医院档案管理创新的有效途径

2.1 科学创新档案的管理方式

在信息化的时代下，医院档案管理工作也需要进行相应的创新，以此实现自身的长远发展。医院的档案管理部门可以根据自身的发展状况，以及社会的发展趋势，对传统的档案管理方式进行创新，在这一过程中，可以引进先进的信息技术以及相应的信息化设备，进行信息化管理模式的构建，同时也可以借助信息技术在计算机中建立信息系统，这样更加方便对档案资料的管理以及检索，促进档案管理工作效率的提高。比如，在以往的档案归档工作中，相关管理人员都是采用手工归档的方式，而且还是人工式的检索查阅，拉低了整个档案管理的工作效率，在这种情况下，医院档案管理部门则可以借助计算机，进行档案资料的起草、修改以及生成工作，以此完成电子档案的即时传输，并实现电子档案归档的管理方式，既能够提高归档的时效性，也能够提高档案管理的高效性，达到资源共享。

2.2 创新统一的档案管理规范标准

医院若想在当下的信息时代提高档案管理的有效性，不仅需要加强档案管理的信息化建设，还要建立相应的管理标准体系，创新档案管理流程，促进档案管理工作效率与质量的有效提升。而相关档案管理部门在进行规范标准的创新时，也要注意保持其统一性，并结合医院的具体情况以及档案管理的实际流程，对档案管理规范标准予以合理创新，以此提高信息化档案管理的科学化水平，促使档案管理工作的有效开展。基于此，档案管理部门要设定科学统一的分类标准，这样也便于查阅，同时还要明确质量标准，并设置具体的归档要求，明确归档期限，确保档案资料的完整性。另外，相关部门在进行纸质档案数据化转化时，也要制定相应的标准，要求档案管理人员要按照固定的格式录入档案信息，在录入时要包含标题、日期、内容等等，以此保证电子档案信息的完整性，也能够方便管理人员的检索工作，并有效筛出格式不规范的档案文件，减少档案录入失误的情况，实现对档案的细致化管理。

2.3 合理创新档案管理工作制度体制

在实行信息化的档案管理模式时，相关部门还要根据具体情况，对原有的档案管理工作制度体制进行合理的改进与创新，使其能夠对信息化的档案管理工作进行有效的指导，提高档案管理的实效性。因此，医院的相关档案管理部门要加大计算机管理的推行力度及宣传力度，让管理人员意识到这一管理模式的便捷性，以此推进信息化档案管理有效实行。另外，医院还要对档案的收集、归档、借阅等方面进行严格的规范，并设置相应的工作岗位，配备专门的管理人员负责相应的档案管理环节，明确其管理权限及责任，确保管理人员能够承担相应的管理职责，提高其负责任的态度，一旦某一环节出现问题，就要让实际管理负责人承担责任。此外，还要规范数字化的档案管理工作流程，要聘请专门的技术人员进行信息系统及网络安全的维护与管理，提高档案管理的安全性。

3 总结

通过上述分析，医院若想在信息化时代中，提高档案管理工作的高效性，就要紧随社会时代的发展潮流，构建档案信息化管理模式，以此提升档案管理工作的质量与效率。同时，医院还要是对档案管理中存在的问题予以重视，通过创新管理方式以及完善管理制度，提高档案管理的科学化水平，促进其自身的发展。

参考文献

[1]苏艳.信息化时代下医院档案工作管理与创新[J].新农村：黑龙江，2018（36）.

[2]吕洪涛.信息化时代下医院档案工作的管理与创新途径[J].民营科技，2016（6）：111-111.

[3]申玉国.信息化时代下医院档案工作的管理与创新思路研究[J].中国管理信息化，2016（12）：185-186.