办公自动化与办公室文书工作发展

舒烨

摘要：科學技术与社会经济的飞速发展使得无纸化办公被广泛普及并逐步取代单位或企业传统的文书工作模式。本文对办公自动化与办公室文书工作现状进行分析，研究办公自动化对办公室工作人员的要求，探究办公室文书工作的发展对策，以期促进相关行业的稳定发展。

关键词：文书;办公自动化;办公室

办公自动化是各单位和企业的未来发展趋势。办公自动化在提高文书工作质量、工作效率的同时，也对办公室工作人员的综合素养提出了高要求。基于此，对于办公自动化与办公室文书工作发展的探究有着重要意义。

一、办公自动化与办公室文书工作现状

近些年，我国各地区逐渐使用自动化办公替代传统文书工作，而网络技术与经济社会的持续发展也为企业与单位进行办公自动化改革提供了有力支持。办公自动化主要体现为改变传统较为依赖墨水、电话、笔、纸等实体办公工具的办公模式。与此同时，也用无纸化替代了传统的半无纸化的办公文件流转，包含文件资料撰写与收集、文件资料转发、文件资料审批、文件资料签订等各个阶段，都能够借助电脑及网络技术进行处理与传达。此外，该新兴办公模式对于传统办公室工作人员的综合素养有着较高要求，办公室文案资料管理人员与工作人员需要适应办公自动化带来的诸多改变。

文档一体化借助自动化办公得到进一步发展，传统的办公档案资料管理工作需要管理人员整理收集大量的文件资料并将其整合成易于存放与保管的档案，使得原本分散凌乱的文件资料更加系统。办公自动化的持续发展使得办公档案与文件资料之间的界限较为模糊，借助OA系统即可简便、有序地处理并查询文档或文件。

办公自动化的推进使得传统的公文流转更为安全稳定。通常情况下，单位与企业使用的内部网络与外网存在物理隔离，而内部网络能够保障兄弟单位与上下级单位间能够稳定、安全地沟通交流，也使得文件流转工作更为便捷快速。内部网络系统能够为工作人员管理文件资料带来诸多便利，例如，帮助文件拟稿、文件管理以及文件归档等，能够及时处理整理公文资料并实时监督文件去向。此外，内部网络系统能够使工作人员的操作更为灵活，通过构建可视化操作平台制定针对各单位各部门实际状况的定制产品，大大简化单位和企业文书工作的流程，为办公室工作人员带来极大便利，提升公文处理与流转的稳定性与安全性。

二、办公自动化对办公室工作人员的要求

自动化技术与办公信息化的飞速发展需要办公室管理人员与文书工作人员具备更高的综合素养，以适应复杂多变的办公环境。首先办公室工作人员应具备的是政治素养，办公文件与资料在OA系统上进行处理与流转能够显著提升办公室文书工作的工作效率。因此，负责该项工作的办公室人员应在掌握扎实的业务技能以及完备的知识素养的前提下，掌握社会主义核心价值观，增强政治理论学习，提升为人民服务的思想意识，改善自身工作态度。与此同时，办公室文书工作人员应具备极高的忠诚职守、工作负责的专业态度。现阶段，在先进硬件设备的条件下，工作人员需要提升工作水准，争取更加高质、高效、严谨地完成相应的办公室文书工作。此外。部分单位或企业的文件档案资料会涉及保密内容，办公室文书工作人员与管理人员作为保密文件资料的直接经手人员，应具备严于律己、严守机密的基本职业道德，确保涉密文件的相关内容不被泄露[1]。

三、办公室文书工作的发展对策

文书工作的工作涉及面较广且事务琐碎，为将文书工作做实、做好，办公室工作人员应具备较高的工作责任心。因此，单位或企业应定期对员工开展思想素质培训活动，增强办公室工作人员的工作责任心，提高工作积极性。与此同时，企业还应为办公室工作人员营造良好的工作氛围，使其能够在更好的文化环境中加强自身的工作决心和信心。

办公室工作人员开展文书工作的首要前提是具备良好的思想品德，同时还需具有适应文书岗位的专业业务水准。尤其在公文处理领域，办公室工作人员应严格根据国家标准和规定，掌握详细的业务流程。同时为产出更高质量的文章，办公室工作人员应具有一定历史、经济、法律、政治理论的基本常识，需要持续拓宽自身视野，丰富知识储备，进而提高文书工作的工作质量与工作效率。

随着办公自动化的持续发展，借助内网系统与互联网技术形成的成熟的文书办公体系，为办公室工作人员提供了充分便利，但也增加了办公室工作人员的工作压力。由于办公自动化产生的系统性与统一性，办公室工作人员的失误与疏忽会造成一系列的严重影响。因此，办公室工作人员需要具有较为熟练的系统操作能力，可以充分借助OA系统的灵活性与便捷性开展相应工作。此外，单位或企业还应定期培训以提高办公室工作人员设备与系统的维护能力，强调正确操作方式的重要性，避免因工作人员的人为疏漏或错误引发严重后果。

四、结语

综上所述，办公自动化大大提升了办公室文书工作的稳定性、安全性以及便利性。单位或企业应加强办公室工作人员的思想素质培训，增强办公室工作人员的业务知识，提升办公室工作人员的设备技能，强化办公室工作人员的工作使命感与为人民服务的意识，进而提升文书工作的工作质量与工作效率。

参考文献

[1]赵雅博.浅析办公室文书档案管理工作[J].办公室业务，2020（10）：8+22.