试论互联网时代高校办公自动化的策略

摘  要：新时期，社会发展的重要助推力已经从物质能源向着信息技术转变。由信息技术广泛应用和推广所带来的生产力提升、生产效率提高已经成为业界获取红利的主要方式。因此，很多领域的从业者都在思考如何结合互联网技术推进相关业务的水平提升。根据经验并结合高校办公自动化的发展，谈论如何将信息技术引入到高校办公自动化发展过程中，给出相关的策略，进而为实际业务的推进打下坚实可靠的基础。

关键词：互联网;高校;办公自动化

中图分类号：TP317.1     文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）04-0166-02

Abstract：In the new era，the important impetus of social development has changed from material energy to information technology. The productivity improvement and productivity improvement brought by the extensive application and promotion of information technology have become the main way for the industry to obtain dividends. Therefore，practitioners in many fields are thinking about how to combine internet technology to promote the level of related businesses. According to the experience and the development of office automation in colleges and universities，this paper discusses how to introduce information technology into the development process of office automation in colleges and universities，and gives relevant strategies，so as to lay a solid foundation for the promotion of practical business.

Keywords：internet;university;office automation

0  引  言

新時期信息技术的广泛推进和使用，使得很多行业的生产效率得到了根本的改进。因此，将信息技术引入到实际业务之中，做好自动化、信息化、数字化的模式转换工作，是很多行业的管理者都在认真思考的问题，对于高校办公而言也是如此，如信息中心为我学校单位院系提供网站托管（虚拟空间）服务，目前支持PHP+MySQL（推荐）、ASP+acess两种类型网站，用户可以通过FTP在校内自行上传网站，使用phpMyAdmin远程管理MySQL数据库。办公自动化是在信息技术发展的基础上提出的，主要是以计算机为核心，在通信技术、信息技术的基础上借助于现代化的设备来形成自动化的系统，对日常文件、信息进行有效管理，可以提升整体的办公效率。办公自动化理念对于高校自身建设改革和发展既是必然要求，也是实际技术引入的重要措施。因此，高校需要结合相关的改革推进来做好二者的结合工作。笔者试图通过结合高校办公自动化的现状以及所存在的制约问题，给出相关的解决策略。

1  高校办公自动化现状

结合笔者的实际研究来看，对高校办公自动化的现状研究主要从三个层面来进行，包括自动化分类、自动化系统应用情况、自动化管理机制。

1.1  高校办公自动化分类

如今高校办公自动化已经得到了国内高校的认可，也结合技术的推进，做出了相关的模式研究和实践推广，大体来看可以分为事物类、管理类和决策类三个不同的层次。

第一个层次是事物类办公自动化系统模式，主要指的是信息的产生、收集、加工、存储和查询过程中相对较直接的应用方式，包括文字处理、电子排版以及与各类公文收发相关的任务和人事管理、财务管理等。

第二个层次是管理类，也就是将办公系统和综合信息紧密结合，以相对效率较高的方式来处理办公信息的系统模式。管理类型可以将事务类办公自动化系统与数据库结合在一起，形成一体化的办公系统。

第三个层次是决策类，除了能够满足上述两类的业务要求之外，还可以给相关的决策者带来更加准确、科学、可供参考的数据和信息。除此之外，决策支持系统的加成可以将大数据、云计算等先进的技术引入办公自动化的研究之中，进而构建起更加现代、更加超前的办公模式。

当前，高校办公自动化系统的应用仍然处于初级阶段，事务类办公自动化系统应用较多，多数为简单的文字处理、数据处理。部分高校的办公自动化正在将事务类与管理类进行综合应用，决策类的办公自动化系统应用方面有待提升。

1.2  高校办公自动化应用现状

在实际应用方面，由于高校办公自动化起步不久，因此OA系统启用后，人们相对还是较为倚重于传统的办公模式。无论是在使用范围方面还是在使用的频率方面，整体较低。

部分高校中，有的人只利用办公自动化系统开展一些编辑和打印工作，实际办公的效率没有得到提高。之所以会出现这样的情况，原因主要是制约存在于系统建设中，以及开发周期相对较长、投入相对较大、维护不足等问题。

除此之外，人机互动方面与传统模式下的工作模式存在着很多的不同，也需要实际的使用者提升自己的专业水平，逐步适应相关的新模式。在众多高校工作中，办事流程仍然采取传统的分割模式，不利于办公自动化系统的应用。

1.3  高校办公自动化管理现状

高校办公自动化的管理机制需要结合传统模式的优点以及新时期的相关新需求来做出合理统筹安排。在此基础上才可以制定正确的、科学的管理机制。此外，高校办公业务相对较为繁琐，涉及到的部门和环节很多。因此，在机制的设计方面肯定会存在小修小补，甚至是大修大补，维护力度将会直接决定整体的业务效率。

除此之外，开发人员和业务人员之间的关系以及是否对高校业务足够了解，也将决定整体机制设计情况的好坏。如果没有办法做到紧密联系，那么众多业务功能设计就会缺乏实际的保障。

2  互联网时代完善高校办公自动化的策略

结合上述存在的问题和国内高校发展的实际情况及具体要求，笔者认为可以从以下几个方面入手来开展相关的研究。

2.1  提升高校办公自动化水平

随着三大支柱技术的发展，也就是网络技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的很多办公软件都已经进入了新的模式。在人与系统的集成以及办公系统的效率和同社会公众信息的集成方面，已经逐步由封闭式走向开放式，加之数据、通讯网的迅速推进使得办公自动化成为了可能。因此，对于高校办公自动化发展而言，也应当结合人才聚集和最前沿的知识优势，率先将各类最新的技术应用到实际的基础上。结合传统的信息数据库模式，做出平台的构建工作。依据内外部的需求和所存在的条件，由计算机执行决策程序作出相应的决策，使办公自动化的智能性得到本质的提升。

除此之外，也应当厘清三个模式之间的关系，打造出一个既能满足基础需求又能满足顶层需求的完整系统，使办公信息的传递更加合理，减少不必要的重复录入和传递环节，提升整体的效率，降低时间成本。在实际应用中也应当注意系统的完整性以及傳播的范围，只有这样才可以使高校办公机构的各个环节都被纳入其中，所有业务都可以在系统上完整地实现资源共享。

2.2  提升高校办公自动化的应用效率

随着办公自动化的逐步推进，高校的管理人员素质也逐步提升。因此，对于实际的管理者而言，应当结合办公自动化的推进，提升人员使用计算机的水平，办公软件自动化引入如表1所示。特别是与之相关的办公软件的水平，结合自我学习和科室宣讲、集中授课等模式，使实际软件的使用者，无论是在观念方面还是在专业技术方面，都能够得到真正的提升。

除此之外，在办公自动化软件真正运行之后，需要共同努力，使各个部门之间能够就业务的处理达成一致，可以结合平台的优势来提升整体工作的效率。而不是像传统模式那样各自为战，只有这样才可以使平台的真正价值发挥到实处。

2.3  结合高校的实际情况打造高校办公自动化的管理机制

办公自动化是系统性工程，需要涉及到所有员工，且需要彼此共同努力。因此，对于高校发展而言，应当由领导层主推结合各类管理的机制构建，在人力、财力、物力方面提供足够的支持，以政策性的推广来推进相关的管理机制落实。如“智慧珞珈”APP是我校发布的新版移动门户，是为全校师生量身搭建的校园移动服务平台，目标是让无处不在的移动学习、透明高效的掌上办公、丰富多彩的校园文化和方便周到的大学生活变为现实。

在管理机制的设计方面也应当邀请业务人员和基层教师共同参与，只有这样才可以使平台以及系统的构建足够务实、足够接地气，既能够满足高层的需要，也能够满足基层的实际需求。

在设施的配置及挑选系统的兼容性扩展以及管理方式的方法方面，应当结合高校的改革工作做好相应的适配工作，只有这样才可以提升整体管理机制的可靠性。除此之外，还应当针对互联网中存在的各类网络安全问题做好数据存储以及安全备份工作，如果遇到问题可以及时恢复，只有这样才可以使高校办公自动化的管理机制足够可靠。

3  结  论

整体来看，在接下来的发展过程中，高校办公自动化必然是未来的发展趋势。因此，对于相关的从业者而言，应当结合高校的实际情况，努力推进模式的转换和制度的建设，采购相关的硬件、安装适配软件，提升整体的业务效率，保证业务实际的质量。

参考文献：

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[3] 袁星，李军锋，刘伟，等.高校信息化建设的实践与思考 ——以北京航空航天大学办公自动化系统建设为例 [J].中国高校科技，2016（9）：94-96.

作者简介：张晓妍（1977.10-），女，汉族，湖北公安人，综合办公室副主任，本科，研究方向：公共政策分析。