关于新时代医学文书档案管理工作的思考

张红立

[摘要] 在科技高速发展的现代社会，信息技术已渗入到各行各业，医院的发展也必须紧跟时代的步伐。对于医院的运营与管理，医学文书档案管理是其中重要的组成部分，文书档案记录了医疗及医院服务的整体情况，涉及多种表达形式，如影像、图表、文件等，客观体现了医院过去医疗工作的种种情况。该文将讨论、分析新时代医学文书档案管理工作的相关概念及问题，以期为医院的文书档案管理者提供借鉴。

[关键词] 医院;文书管理;管理工作;档案管理;医院管理

[Abstract] In a modern society with rapid development of science and technology， information technology has penetrated into all walks of life， and the development of hospitals must also keep pace with the times. For the operation and management of hospitals， the management of medical documents and archives is an important part of them. The document archives record the overall situation of medical and hospital services， involving multiple forms of expression： images， charts， documents， etc.， which objectively reflect the hospital's past Various conditions of medical work. This article will discuss and analyze the related concepts and issues of medical document archives management in the new era， with a view to providing reference for hospital document archives managers.

[Key words] Hospital; Documents management; Management work; Archives management; Hospital management

在医院运行中，文书档案管理是重要工作内容之一，在提升医院运行效率方面具有不容忽视的重要作用。由于醫疗事业与日常生活息息相关，医疗水平的高低直接关系到人们的身体健康和生活质量。医院的文书档案是医院的“历史书”，在医院的医疗事业发展中起着重要的作用。然而，我国的医院文书档案的管理工作依然有许多不足，文书档案在医疗发展中的作用不能得到很好的体现，医院文书档案管理必须紧跟时代的步伐，使文书的提取及记录要更加高效、便捷、精细、专业，才能更好地为医院的运营与发展提供服务。因此，新时期我国医院有关部门运行中必须对医学文书档案管理工作给予高度重视，并结合自身实际，从医院文书管理的特点角度出发，全面促进医院文书档案管理的优化。

1  医院文书档案管理的特点

1.1  多样性

医院文书档案的多样化同时表现在其形式与内容上，文书档案包括会议记录、患者病历、医师资料等，同样，这些内容的载体也是多种多样的，例如电子数据、影像、纸质文件等。文书档案对医院发展的重要性表现在可以通过档案回顾医院的历史，所谓“以史为鉴”，从而为医院将来的发展奠定基础。

1.2  严谨性

医院文书档案的形成过程是严谨而复杂的，需要相关的工作人员收集整理各种各样的资料，通过严谨的判断和分析，一个完整的医院文书档案记录才能形成。只有准确的数据才会对医院里的工作者产生指导意义，文字与数据的准确性与档案管理工作联系紧密，是医院文书档案管理工作的基础所在。

1.3  特殊性

医院工作单位的特殊性决定了其文书档案的特殊性，医院的文书多种多样，许多是在临床服务的过程中产生的，也会有许多的关于医务工作者思想建设的党务文件。在文书档案的管理中，其档案更新频率也高于其他单位的文书档案，因为在较大的医院里，拥有精细繁多的专业、科室。随着医疗事业不断进步，新疾病的科室还在不断增加，导致了医院的文书档案飞速地更新。

2  医院文书档案管理的相关问题

2.1  安全意识匮乏

医院文书档案的安全问题牵涉了许多方面，缺乏安全意识是现在许多档案管理人员的共有问题，档案可能会由于很偶然的原因而产生破损：在雨季时，阴雨天气频繁，纸质的档案很容易因受潮而发生损坏;干燥的天气同样要做好防火工作。对于电子档案来说，一定要提前进行备份，如果设备出现故障档案损毁，不会担心无法复原。

2.2  管理模式陈旧

社会的发展日新月异，但有些医院的文书档案管理还在传统的管理模式中踏步。耗时耗力的传统档案管理模式效率过低，导致相关工作也无力开展。另外，文书的管理人员普遍素质不高，对有些文书难以理解，不够专业的管理者不能很好地整理归类一些专业性较强的档案资料，导致其长期积压。同时，档案的保存、查找、利用在传统的管理模式下也困难重重，其作用与价值不能很好地得到体现。

2.3  专业人才缺乏，管理质量普遍偏低

我国医药文书档案管理工作本身起步较晚、推进进度慢[1]，有许多的缺陷和短板，比如文书档案信息化管理基础设施薄弱、专业人才严重缺乏，这样的弊病一定会影响医院文书档案管理工作的开展与提高，引进专业人才则显得尤为重要。

传统的文书管理方式是我国很多医院档案部门进行档案传递和保存的方式，与外国那些高、精、尖的信息化管理水平不可同日而语，文书档案同样不够精细化，在文书的精确分类以及资源的互动、交流、共享上，都有很长的路要走。

2.4  文档利用率较低

在科技高速发展的今天，许多医院对文书档案的整理编写还以手工形式操作，如此工作效率难以提高，其准确率也较低，难以满足新时代医院发展的需求。而且医院的文书档案管理往往难以引起医院上层领导的重视，使利用率十分低下，文书档案往往处于闲置状态，只重视编写、存放，却不能很好地加以利用，医院文书档案的价值无法体现。

3  优化医院文书档案管理的建议

3.1  使医院认识到医院文书档案管理的重要性

大多数医院一般都会把医疗水平的提升放到首位，而文书档案管理则存在专业化程度较低的问题，医院的上层领导应该提升医院对文书档案管理工作的重要程度，才能改变这种现状。医院管理者们需要改变对传统文书档案管理工作的刻板印象，将其当做一个重点工作来执行，以上层领导的态度的转变带动下层工作者对文书管理工作的态度的改变。同时，投入充足的资金和人力来提升文书档案管理工作的专业化建设，必要的时候可以进行资金立项，提高档案管理的建设力度，使档案管理的水平等综合实力与医院的业务发展相适应[3]。

3.2  聘请专业素质高的医院文书档案管理者，做好人才管理工作

21世纪，专业人才对于一个单位是竞争力的核心所在。医院文书档案管理水平的提升离不开专业人才的引进与聘用。高素质的专业人才是文书档案管理建设的基础。在聘请专业人才的同时，也要对现有的管理者进行知识与能力的培训，首先使其认识到文书档案管理工作的重要性，端正态度，认真而严谨地对待这份工作。此外，人员的综合能力的培养也十分重要，包括档案管理的基础知识、现代技术、计算机应用的综合能力，以人才的现代化来促进医院文书档案管理的现代化建设，从而使医院的信息化水平得到长足的进步，有效地推动医院的发展。医院的文书档案服务于医疗工作，文书档案的管理者也应该开阔自己的眼界，提升自己的思想，逐步加强对现代化管理技术的掌握，让医院的文书档案管理工作能够更上一层楼。

管理好相关人员，是档案管理工作的基础。可以通过适当的奖惩制度，激发管理者工作的热情，使其意识到这份工作的重要性，保证工作中认真细致，避免错漏，从而做好医院文书档案管理的工作，准确及时地为医院的其他工作进行服务。在管理相关人员时，不可将全部的工作丢给负责的相关人员，而应该让各个部门都对文书档案的管理有一个正确的观念，互相协调、齐心协力，一起完成管理工作。也可以对工作突出的工作者进行物质奖励，

3.3  更新管理机制

先进而完备的管理机制是文书档案管理水平提升的保障和依托，是管理工作的标准化规范，能够让管理者找到一条不偏不倚的发展道路，顺利开展工作。想要拥有先进完备的管理机制，就要先找到合适的管理技术和管理方法，根据医院自身的特点相结合，开展相关工作。完善管理机制时，要有全局观，全面地考虑医院的各个科室的情况，有时管理就是做好平衡工作，因为“往往牵一发而动全身”，只有从全局考虑，才能更好地推动医院的发展。

3.4  管理需要更加信息化

在网络技术飞速发展的今天，实现文书档案管理的现代化已成为时代发展的必然趋势[2]。医院文书档案管理信息化，就是依托于现代信息技术，提高其现代化管理水平，包括对文书的处理归档和财务档案的信息化，既将相关数据在计算机上存储保存。由于信息技术的检索及修改功能十分强大，故而能够有效地对文书档案查缺补漏，只需在资料系统中输入指令，便可方便快捷地完成操作，大大提高了工作效率;同时，传递传统的纸质文档受时间、地域、方式的影响，也很容易丢失，文档信息化之后，通过网络进行传输，文书档案传输高效又安全，大大地提升了医院文书档案的有效利用率和利用价值，并使文书档案的管理工作井然有序，使医院的管理的更加现代化。

3.5  加强医院文书档案资源的利用

在医院文书档案的管理中，加强对文书档案的利用十分重要，档案管理工作的最终目的便是要提高对档案的利用率。文书档案管理者需要具有服务精神，在具体操作中，可以通过多种手段开发文书档案资源，以此来指导医院的各方面工作，如科研、临床、教学等[5]。其次，对于那些有较大利用价值的文书档案，可以进行更深层次的分析、提取、加工，其数据是医学工作不断发展的重要依托。例如，在管理医院文书档案时，以客观精细的统计与分析来提取档案中的一些数值与指标，并进行整理归纳，为医院医务工作者的相关角色提供数据支撑。在医院文书档案管理信息化的前提下，还可以合理地编排不同类型的专题文书档案，使文书档案提供的资源信息具有“方面多，层次广”的特点，对于医院的医务工作者更有利用价值。

3.6  突出管理重点，优化管理方式

传统的档案管理已经跟不上当代医院的发展需要，因此，必须改进这种传统的管理方式。首先需要对用户的具体情况进行调查、整理，找出其中的重点信息，将其重点信息作为管理的突破口。医院的信息化建设速度决定着档案管理信息化建设的速度。医院需要将专题的分类、流程的简化、立卷的改革、网络的建设作为医院文书档案管理的突破口，对这些重点内容进行突破，从而实现经济效益的同时，实现社会效益[6]。在系统中录入医院的档案时，需要细致到工作的各个环节，将这些环节的档案归入到一个系统中，促使管理工作井井有条[4]。为了促使档案在保存过程中不损坏档案的完整性，使其价值得以延续，需要规范电子文件的管理流程以及归档流程，从而促进医院办公室档案管理的系统化、信息化和数字化。

4  结语

在当今的信息化时代，做好医院文书档案管理意义深远。医院文书档案储备着一个医院医疗事业发展的经验，是医院不断向前进步的基石。而当今我国的医院文书档案管理工作还存在許多问题，想要更好地完善文书档案管理工作，就要首先认识到医院文书档案管理的重要性，聘请专业人才，做好其管理工作，还需要更新管理机制，使管理更加信息化，突出管理重点，优化管理方式。医院文书管理工作的完善会推进我国各医疗事业走上一个新的发展阶段。

[参考文献]

[1]  王苏醒.探究医院文书档案信息化管理与利用[J].世界最新医学信息文摘，2017，17（49）：151.

[2]  刘惠民.医院文书档案管理问题与完善措施分析[J].中国管理信息化，2015，18（20）：162-163.

[3]  刘俊洁.医院文书档案管理工作的体会[J].办公室业务，2015（13）：26.

[4]  王多多.浅谈医院办公室档案管理工作的优化建设[J].办公室业务，2016（15）：68-69.

[5]  顾建珍.解析信息化技术在医院文书档案管理中的价值及创新应用作用[J].世界最新医学信息文摘，2017，17（70）：154.

[6]  冯敏，张大程.新时期加强军工企业文书档案管理工作的探讨[J].机电兵船档案，2017（3）：54-56.

（收稿日期：2020-01-14）