探讨医院办公室工作在医院管理中的作用

陈育涵

[摘要] 医院是医疗卫生服务体系中的重要组成部分，其职能部门构成复杂，这些不同的职能部门维持了医院良好的秩序。医院办公室是医院的关键部门，其在医院运行中起着沟通与协调的作用，对于医患关系的维护、部门工作的配合等发挥着重要的作用，因此，其具有明显的综合性。为提升医院的管理水平，各个医院要着力提升医院办公室工作的效率和质量。基于此，该文分析了医院办公室工作在医院管理中的重要作用，对于促进医院的长远发展等具有一定的指导价值。

[关键词] 医院;办公室工作;医院管理;作用

[Abstract] Hospitals are an important part of the medical and health service system， and their functional departments are complex. These different functional departments maintain good hospital order. The hospital office is the key department of the hospital. It plays a role of communication and coordination in the operation of the hospital. It plays an important role in maintaining the doctor-patient relationship and coordinating the work of the department. Therefore， it has obvious comprehensiveness. In order to improve the management level of hospitals， each hospital should focus on improving the efficiency and quality of hospital office work. Based on this， the text analyzes the important role of hospital office work in hospital management， and has certain guiding value for promoting the long-term development of the hospital.

[Key words] Hospital; Office wrok; Hospital management; Role

近年来，为改善人们生活质量，解决人们看病难的问题，医疗卫生服务体系逐步完善。医院作为重要的公共服务体系，其在运行中包含的管理活动等较多，只有发挥其良好的管理职能，医院才能高效运转。医院办公室是医院重要的职能部门，其本身具有明显的服务性、综合性等特征，在医院管理中发挥着重要的枢纽作用、协调作用等，因此，医院办公室工作的开展维持了医院正常的管理活动，为医院其他部门、患者等提供了更为优质的服务，有效推动了现代医院的发展。

1  医院办公室工作的职责

医院办公室在医院管理、规范运行等方面起着重要的作用。从岗位职责的性质来看，医院办公室工作职责与常规机构文秘工作具有一致性，主要负责的是执行有关的决策、协助医院其他部门进行医院日常事务的管理，具体负责上级主管部门发文、審核等工作;负责医院工作计划、工作总结的起草;医院重要会议的组织与安排、公关接待、人员来访接待;医院年度工作的监督与执行、行政值班工作的协调;档案管理、文件管理等。总之，医院办公室工作的综合性较强，其工作内容较多，在医院的运行中具有优化医院人员结构、加强科室协调、统筹医院总体发展等作用，承担着督办、公关、服务、参谋、协调、综合等职能工作，维持了医院正常的运行状态。

2  医院办公室工作在医院管理中的作用

2.1  桥梁作用

医院办公室工作最为直接的职责就是医院领导决策的落实与执行，因此在医院办公室工作的开展中，有关的人员要严格遵守领导的指示。比如，医院院长承接自上级领导部门的有关任务，该任务需要医院来完成，院长在此任务目标的基础上，对有关任务的执行与落实等加以详细的规划与设计，将最终的实施主体变为医院办公室。医院办公室在获得领导的任务分配要求以后，要对此任务进行人力资源等的合理配置，使得医院办公室人员负责完成相应的任务，科学完成领导分配的任务，实现任务目标。因此，医院办公室在医院各项任务的执行中起着重要的桥梁作用。另外，医院办公室的桥梁作用还表现在其可以及时收集其他科室与部门意见的任务，这些部门对医院某项任务的意见与看法，可以为有关任务的执行等提供重要的参考与借鉴，促进医院管理工作的改进，提升医院的管理水平。

2.2  协调作用

医院办公室工作在医院的运行中还发挥着重要的协调作用，其协调关系不仅表现在医院各个科室之间的协调上，还表现在医患关系、医院领导部门与基层人员之间的协调上。医院办公室工作的协调作用大大提升了医院运行与管理的效率，使得有关决策与任务的执行更为科学，有关流程的执行更为高效。在日常的工作中，医院领导将有关的任务下达至医院办公室，随后，医院办公室需要在此任务基础之上进行科学的规划，将有关的任务执行与各个科室、部门做好对接，由于医院各个部门之间存在着职责权限等的不同，在任务的具体执行中极易出现各种矛盾等，一旦出现矛盾，不仅不利于任务的执行，还会引发各种运行与管理问题，而医院办公室在矛盾的解决中发挥着重要的协调作用，实现了各个部门良好的配合与沟通。另外，医院在运行过程中时常出现各种医患矛盾与纠纷，而医院办公室在运行过程中可以对医患关系起到重要的协调作用。在医院往往设置了多处意见箱，如果患者对于医院的服务不满意，可以通过意见箱反映问题，而医院办公室定期对意见加以整理与汇总，有利于提升医院的整体服务水平，协助处理医患纠纷。

2.3  参谋作用

上级领导部门是医院办公室的直接领导，其在工作中主要是进行有关领导任务的执行，对医院领导还起到了重要的参谋作用。在医院某项任务的执行中，医院办公室工作主要负责的是任务执行过程中有关资料的收集与整理，办公室要对收集的资料加以整理，并依据任务要求，出具相对完善的几个实施方案，随后将这些实施方案交由上级领导部门审核，领导人员对这些方案加以科学分析与综合，确定最终的任务执行路线。从任务实施流程来看，办公室工作在其中起到了重要的参谋作用，使得医院某项任务的执行更为科学。医院办公室的参谋作用还反映在其可以及时收集基层医护工作人员的意见，医院办公室还可以定期组织基层人员与上级领导之间的讨论交流会，加强医院上下的交流与合作，建立和谐的内部关系，实现医院内部的稳定与团结，为医院的发展献言献策。

2.4  信息提供作用

近年来，随着经济社会的发展，我国医疗卫生服务体系逐步完善，医疗水平逐步提高，为患者提供了更为优质的服务。随着医院服务功能日益完善，人们对于医院办公室工作的质量等提出了更高的要求。医院办公室在日常的工作中为提升其服务水平，要及时掌握与了解医院运行中的各种信息，及时反馈与处理相关的信息，提升医院办公室工作的总体效率。否则，一旦信息处理不及时，就会引发各类管理问题。医院办公室在医院运行中起着重要的信息传递作用，办公室工作人员要在日常的工作中明确自身的岗位职责作用，发挥工作的积极性与主动性，保证医院信息资源的有效利用，发挥信息资源的最大价值。

3  医院办公室工作价值发挥的影响因素

综合来看，影响医院办公室工作价值发挥的因素主要表现在以下方面：①机构设置不规范。各个医院在机构设置等方面存在着较大的差异，尤其是在医院办公室机构的设置上，职能划分混乱等，出现部分医院办公室存在冗余人员，有些办公室人员身兼数职的现象。②内部管理制度不健全。为推进医院的管理改革，各个医院逐步实施了科学管理，但是有些医院内部管理制度的不健全严重制约了科学管理的推行，使得医院办公室工作的开展存在各种问题，比如医院办公室的公文样式不规范、制度老旧、与其他部门的沟通与协调存在问题等。③激励机制不完善。医院激励机制的不完善使得在医院的运营中无法充分调动各科室、职能部门等人员的工作积极性，办公室人员的工作创新性不足。④缺乏完善培训制度的支持。医院的培训制度不完善，表现在培训方案的制定、方法等存在问题，无法通过培训有效提升办公室工作人员的综合素质，无法及时发挥办公室工作人员的岗位职责权限。

4  医院办公室工作在医院管理中的创新对策

4.1  加强管理制度建设

要保证医院办公室工作的顺利开展，医院需要建立完善的管理制度，为医院一切工作的开展提供制度支持，使得医院的一切管理活动保持规范化、系统化。在信息技术等日益发展的今天，医院办公室工作的开展要借助于先进的信息技术，实现管理的信息化与执行的电子化。医院办公室要根据自身的岗位职责作用，完善有关的流程，明确各个办公室人员的岗位职责作用，避免职权划分不清晰的现象，提升医院办公室工作的综合管理效果。

4.2  人员管理科学化、人性化

医院办公室工作的开展要保证实现人性化管理、科学化管理。具体来说，医院办公室工作的日常管理中，有关人员要尊重每名医护人员的意见，积极鼓励医护人员对医院管理等提出自己的意见，完善医院的工作环境，提升医院的服务，为医护人员创造良好的工作环境，保证办公室工作开展的价值。医院在日常的管理中要强调医护人员的责任心，使得医护人员在自身的岗位职责上能够发挥其应用的作用，遵守职责道德规范。

4.3  确定绩效评定奖惩措施

医院办公室工作效率与质量的提升还要求医院要建立完善的绩效评定奖惩措施，绩效评定奖惩措施的制定主要是为了评价医院办公室工作人员的工作成效，调动办公室人员工作的积极性与主动性，在一定程度上可以对办公室人员起到重要的激励作用，绩效评定与奖惩有利于提升医院的综合管理水平，在一定程度上为工作人员提供了重要的工作导向。绩效评定与奖惩通过对评定指标的确定，可以对工作人员的工作效率、工作质量等加以综合的评估，随后依据其评估结果，对办公室人员实施奖励与惩罚，绩效评定与奖惩要保证其透明性与公平性。

4.4  制定并完善监督制度

在医院日常的管理中，为保证医院办公室工作的规范化，医院要制定完善的监督管理制度，提升执行效率。监督管理制度的完善要求医院办公室人员加强对医院各项管理活动的监督与管理，比如决策过程、临床科室注意事项等，保证医院在运行的过程中各项宏观决策都可以落到实处，为医院各项事务的处理等制定完善的制度支持，提升医院的应急处理能力等，保证医院决策的科学性，协调处理医院发展中的各项矛盾，为医院发展创造和谐、稳定的内外部环境。

5  结语

近年来，随着我国医疗卫生服务体系的完善，我国医院面临着新的发展机遇与挑战。医院发展要紧密结合当前的时代背景，提升医院的管理与服务水平。医院办公室作为医院中的重要职能部门，其在医院运行中起着重要的桥梁、协调与参谋作用，保证了医院各项活动的顺利开展。新时代背景下，医院更要注重办公室工作的创新，以促进医院的现代化发展。

[参考文献]

[1]  程骁飞，黄靖.刍议医院办公室工作的重要性及如何做好办公室秘书[J].现代经济信息，2015（17）：45，47.

[2]  刘彦梅，王丙剑，邱明玲，等.浅谈教学办公室在医院实习生管理中的作用[J].科技经济导刊，2018，26（13）：143-144.

[3]  石科.浅谈医院办公室工作在医院管理中的作用[J].办公室业务，2019（2）：18，48.

[4]  李成玉，解凌云.医院办公室工作在医院管理中的作用研究[J].基层医学论坛，2017，21（2）：214-215.

[5]  徐育飞.医院办公室工作在医院管理中的作用探究[J].管理观察，2019（4）：180-181.

[6]  王培.研究醫院办公室工作在医院管理中的作用[J].中国卫生标准管理，2018，9（22）：19-21.

[7]  赵春宾.浅谈医院办公室工作在医院管理中的作用[J].中国卫生标准管理，2018，9（13）：37-39.

（收稿日期：2020-01-10）