关于人事档案管理现代化过程中存在的问题及优化策略

侯晓花

摘 要：随着现代化社会的不断发展，人事档案管理工作也需要进行深化改革来适应市场经济。人事档案管理作为企业内部的重要管理内容，汇集了企业人员的重要信息，对整合企业人力资源，促进企业发展具有至关重要的作用。但是目前人事档案管理仍然存在一些问题，因此相关部门应该采取有效措施提高档案管理工作的质量，消除过去工作中的不良影响，促进单位人事档案管理水平的提高。

关键词：人事档案;管理问题;优化策略

随着我国经济社会的快速发展，传统的人事档案管理模式已经难以符合现代化人事管理的要求。企业人事档案与员工的职位晋升、职称评审等重要内容有关，因此人事档案科学合理的管理可以有效促进企业人才队伍建设，进而保证企业的进一步發展。但是当前人事档案管理工作中还存在着诸多不完善之处，不能有效激励员工的工作积极性，难以满足现代化企业的发展要求。企业要想提高人事管理水平，就必须从人事档案管理问题入手，采取有效措施提高人事档案管理水平。

1 人事档案管理的重要性

在经营管理的过程中，企业需要依照工作人员的兴趣以及工作的能力对岗位进行合理安排，这样才能强化员工积极性，提高企业经营质量。人事档案管理可以积极的帮助管理人员选择人才，依照人才的能力选择合适的岗位，让优秀人才的能力充分的挖掘出来，对企业的管理质量提升具有很大的帮助。人事档案管理工作不仅促进了单位内部的人力资源发展，还有利于体现员工的社会价值，促进单位的进一步发展。

2 人事档案管理目前存在的问题

2.1 重视程度不足

当前部分企业对人事档案管理重视程度不足，很大程度上影响了档案管理水平的提升。人事档案管理工作具有一定的基础性特点，难以吸引领导的关注，他们认为这部分工作较为轻松，可由人事部分开负责或者其他人员兼职处理。在这样的局势中，很多单位的人事档案管理工作都呈现出被动状态，难以有效深化档案管理工作改革。

2.2 管理规范性不足

当前部分企业存在人事档案管理规范性不足情况的情况，主要表现如下：第一，档案管理虽然依照相应程序但监管力度并不强。人事档案管理虽然是依照相应的档案建档、整理、保管等程序，但在实际操作中对档案管理工作监管力度并不强，埋下了一定管理隐患。某些企业还存在档案书写不规范、档案交接手续不全、档案私人保管等现象。第二，人事档案当事人对档案情况了解不够全面。企业在人事档案建档上针对档案材料并不公开，当事人对档案信息了解并不多，为档案当事人维权制造了麻烦。且非公开建档情况使得档案管理存在"暗箱操作"可能，对档案管理水平提升造成不利影响。

2.3 人事档案管理的信息化程度不高

在信息化时代背景下，很多事业单位正在普及"人事档案管理系统"的应用，但从实际应用情况来看，大部分系统仅仅能起到进行员工个人资料的统计以及记录情况，并没有全方位保障收集员工的原件，这样就充分表明了档案信息化进程中的不足之处。部分事业单位的人事档案管理难以摆脱手工操作，纸质档案则是主要方式。当前企业人事档案依旧采用传统管理方式，信息记录无法全面分析人员综合能力，使得选拔人才能力无法真正发挥出来。另外，人事档案共享程度不足，使得人员转司还需重新建立档案，降低人事档案利用价值。

3 加强人事档案管理工作的有效措施

3.1 加强对人事档案管理的重视

人事档案包含着个人的基本信息，可以作为应聘者的重要考察依据，对个人和单位都具有重要的意义和作用，但大多数管理者缺乏对于档案管理工作的基本认知。有关部门理应提升领导层对于档案管理工作的重视程度，增大这方面的各项投入，不断完善相应的软件与硬件设施，提高人事档案管理工作的宣传力度，动员全体工作人员共同参与到人事档案管理中来，积极配合从业人员做好好管理工作，进而提升档案管理工作的工作效率。

3.2 加强人事档案管理工作

现代人事档案管理工作也应不断提升自身的管理水平，最大限度地节约人财物力就必须建立科学、尽可能改进管理制度，确保管理制度合理、规范、科学。现代人事档案管理制度在结合现代用人制度、代理制度以及转岗分流制度的基础上加以整合和创新，逐渐形成统一化的管理制度，并根据实际工作的开展不断加以完善，提升现代人事档案管理工作的整体效率，为社会查询、调阅以及利用人事档案提供便利，在节约人事档案管理成本的同时，推动社会人事档案信息的集中化。

3.3 提高人事档案管理的信息化程度

为了进一步做到创新化档案管理工作，管理人员应当充分发挥现代网络技术的作用，实现非保密数据信息的资源共享，为社会各界提供更便捷和优质的人事档案管理信息。首先，积极引进智能设备、管理系统软件，可以利用信息化手段建立人员档案电子库，严格按照相关标准对不同工种人员进行档案管理，细致化档案管理。其次，引进合适的人事档案数据库系统或者微信公众号平台，使得人事档案能够运用系统软件进行编排、索引和查询，做到智能化管理。最后，积极利用网络信息优势，开展人事档案的管理创新发展，有效保持档案信息的网络共享，但应该符合保密范围的要求，便于更好地服务于社会。在这样的背景下，加强有效进行员工的组织，又能全方位保障人事档案工作的质量和效率提升，全方位保障人事档案的利用率得到提升。

4 结论

人事档案管理对企业的发展具有至关重要的作用。但是当前企业在人事档案管理上普遍存在重视程度不足、管理规范性不足、信息化程度不高等问题，因此相关部门应该采取有效措施全方位加强人事档案的管理水平，促进档案管理工作的现代化发展，进而保证企业的可持续健康发展。

参考文献

[1]魏文婷.现代人事档案管理存在的问题及对策探讨[J].中国市场，2019，（02）：131-132.

[2]阳静.新时期我国人事档案信息化管理的现状及思考[J].办公室业务，2018，（10）：79-85.

[3]周虹.关于新时期建筑企业人事档案管理创新的思考[J].中国管理信息化，2018，21（24）：178-180.