新时期人力资源和社会保障部门如何提高人事档案管理的有效性

庞蜀冠

摘 要：人事档案记录人生轨迹，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，对单位的人才管理以及个人职业生涯发展有着重要的意义。在新时期背景之下，人力资源和社会保障局如何进行相关人事档案管理工作并提高其有效性是关系着未来发展的重要问题。本文将阐述新时期人事档案管理工作的重要意义，从现状及其存在的问题着手，探讨在新时期加强人事档案管理的措施。

关键词：人力资源和社会保障;人事档案管理;有效性

随着时代的发展和社会的进步，人事档案管理工作的环境发生了很大的变化，人事档案管理工作的要求也在不断的提高。人事档案管理工作不仅仅是对于档案的管理，同时也是单位进行人才培养，规划未来发展策略的重要组成部分[1]。因此，人力资源和社会保障部门的人事档案管理工作应该提高高度，从策略和发展的角度来看待其对于社会的积极意义。

1 新时期人事档案管理工作的重要意义

人事档案记录着个人的身份、学习经历、职业经历以及社会经历，这是中国人事管理的重要特征。人事档案对于个人来说有着重要的意义。这不仅是人生经历的记载，同时是向用人部门提供对个人统筹考核评价特别是任用提拔的主要依据，在当事人从业成长变迁中具有重要的意义。例如，个人在工作岗位调动，晋升等状况下都需要考察人事档案，人事档案中记录的个人经历以及其他相关的基本信息对于单位来说是重要的证据，能够在很大程度上影响一个人的发展。人事档案对于单位来说也具有重要的意义[2]。人事档案中记录的个人基本信息是企业或者单位考察个人基本状况的重要信息，人事档案中的信息往往能够反映一个人的成长环境，工作狀况、培养潜质，人一生工作涉及的所有人力资源部门在不能系统掌握人才信息的情况下，主要依靠从档案信息上分析一个人在工作与生活中的状况，对于企业或者单位的人才发展策略有着重要的意义。当前，信息传播更加的方便快捷，人事档案的管理工作显得更加重要。应对当前新时期的变化，人力资源和社会保障部门的人事档案管理工作需要从现状着手，不断的进行改善提升。

2 新时期人事档案管理的现状及问题

在新时代的背景下，人事档案管理工作的不足日益凸显，主要体现在以下三个方面。

1）人档分离，加剧人事档案管理的困难。随着社会的发展和经济水平的提高，全国的人员流动性越来越高。而在市场经济大环境中，大部分的企业公司都不需要人事档案，很多流动人口实际所在地与人事档案保存地点都不一样[3]。很多人在一生之中甚至都不需要使用到人事档案，直接弃档。另外，随着时代的发展，信息的电子化程度越来越高，无论是企业还是个人，都在使用电子化的信息记录个人的经历和生活。企业在进行招聘和人才管理的时候一般不需要通过原始纸质人事档案，而是通过企业内部的个人信息，而个人的信息也在电子化程度日益提升的网络时代在网络中被记录。因此，严重的人档分离的状况给人事档案管理工作带来很大的困难。

2）人事档案信息不足，利用率不高。传统的人事档案信息管理采用的是纸质档案管理，个人在工作调动等信息发生变化的时候需要经过一系列的程序进行变更与记录。随着人事档案在市场经济的发展中作用逐渐变小，非行政事业单位人员对于人事档案的重视程度也越来越低，这就导致人事档案不能及时记录人们的个人信息变更、工作经历变化，其中的有用信息越来越少。而有用信息特别是新近个人信息的缺失又导致档案对于个人和企业的用处也越来越小，保持人事档案的利用率也就无从谈起。

3）人事档案管理信息化程度不足，管理模式陈旧。当前，不论是个人信息还是企业信息，大部分都采用电子化的手段进行管理。但是，目前人力资源和社会保障局管理的人事档案中，仍然沿用传统的管理方式，不论是人事档案还是其相应的管理方式，都已经无法满足信息时代人们的需求[4]。人事档案管理的信息化程度亟待提升，而其管理模式也需要随着人事档案的变化和当前人们对于人事档案不同的需求进行改变。

3 新时期加强人事档案管理的措施

基于目前人事档案管理的现状，我们还应当结合时代的发展对人事档案管理的需求，以及技术进步对人事档案管理工作带来的利好进行改善。

1）完善人事档案信息，提升人事档案利用率。人事档案在一个人生活与工作中发挥的作用应当越来越大。但是，人们期望的人事档案并不是传统意义上的人事档案，而是指人的基本信息、教育经历、工作经历，过往经历中得到的评价等，这些信息组合在一起拼凑出一个人完整的基本信息。因此传统的人事档案信息应当随着当前时代的发展而变化，增强信息的完整性以及使用的便利性，要进一步完善机制，畅通信息收集、汇总、梳理渠道办法，通过电子化的信息系统完善人事档案，同时对于传统的信息整理程序进行更新，尤其是对于异地人员的档案信息申报，需要额外的考虑到异地人员档案信息申报以及使用的便利性[5]。这样才能够提升人事档案的利用率，发挥其应有的价值和意义。

2）狠抓软件硬件更新，提升人事档案管理信息化水平。传统的人事档案管理是基于纸质档案的管理，人事档案的发展方向是电子化，因此其管理方式也应当进行相应的升级。一方面，人力资源和社会保障部门要针对当前的状况更新电子化的管理工具，提升硬件和软件设施的建设，不断优化升级，为管理科学化提供必要的基础。另一方面，管理人员要不断地提升自身的专业素质，加强对于现代化档案管理工作的理论学习，主动学习信息化新技术新应用，并且在实际的工作中探索创新改革，以实干专业干的作风不为人事档案提供更好服务，适应新时代的背景对档案管理人员与时俱进的要求。

3）建立科学管理模式，坚持实现人事档案管理长效规范。随着档案信息化水平的进步，相应的基础设施建设的配套升级，管理人员自身的专业素质不断的加强，传统的人事档案管理模式也应有科学化的变化。要逐渐的建立人事档案的科学管理模式，完善相应的规章制度，按照现有的社会条件更新现有的档案信息建立流程以及人事档案使用流程[6]。要探索人事信息定期收集制度，明确收回信息整理归档要求，强化组织保障，进一步落实专门机构，专门力量，注重人事档案管理考核，建立人事档案管理人才专家库，定期分析区域档案管理风险，及时调整补充专业人才，实现人事档案管理的真正科学化、制度化，在实践过程中不断提升新时期人力资源和社会保障部门人事档案管理工作的有效性。

4 结论

综上所述，当前人力资源和社会保障部门的人事档案管理工作主要存在着信息化程度不高，人档分离，利用率不高的问题，应当通过现有的技术手段加强人事档案的信息化程度，根据社会的需求不断地提升人事档案的真实性、针对性和系统性，提升使用率，并在实践过程当中逐渐建立科学的管理模式，不断提高人力资源和社会保障部门人事档案管理工作的有效性。

参考文献

[1]戴婧.现代人事档案管理存在的问题及对策探讨[J].中外企业家，2020（08）：140.

[2]雷超宇.人事档案管理信息化趋势[J].现代营销（信息版），2020（03）：180-181.

[3]段红宇.新经济形势下如何管好用好人事档案[J].现代营销（信息版），2020（03）：189.

[4]段红宇.浅论人事档案管理和运用[J].科技风，2020（07）：261.

[5]蒋碧蓉.基于SWOT模型的新时期人事档案管理探究[J].办公室业务，2020（04）：187-188.

[6]郭怀珍.新时代基于内容的人事档案数据化[J].陕西档案，2020（01）：55-56+54.