医院基建档案的重要性及管理方法

马淑芹

摘 要：医院的建设、经营与发展离不开医院基建档案。随着时代的发展，人们对效率的要求越来越高，基建档案作为医院日常管理和远景规划的一种独特的信息资源，医院对基建档案的重视程度也在不断提升，所以对基建档案的管理不断进行完善和提高，对促进医院高效快速的发展具有非常重要的意义。笔者通过对潍坊医学院附属医院综合档案室进行分析，阐明医院实施基建档案管理的重要性，并据此提出了一些管理方法，希望可以为医院基建檔案的管理提供一些帮助。

关键词：医院;基建档案;重要性;管理方法

档案是医院日常工作中形成的书面记录或电子记录，可以迅速、清楚地了解医院某一阶段发生的各类事项，其涵盖面广、利用率高。文章中进行分析的潍坊医学院附属医院的综合档案室，包括文书、会计、基建、科研、教学、设备、招标等门类档案。医院的综合档案需要为医院的建设和发展做好更高效的服务，医院的基本建设工作也是在不断扩展。因此，科学高效的管理医院基建档案，才能够推进医院的管理水平，才能够为医院正常的、高效的工作保驾护航。

1 医院基建档案的基本情况

1）什么是基建档案。医院的基础设施项目的规划、招标、设计、施工、改建和维修活动中形成的科技档案叫做医院的基建档案。基建档案属于科技档案，是其中的重要内容。包括文字、图形图像、表格以及一些工作中的具体记录信息等。

2）当前的医院基建管理中的不足。（1）医院基建档案管理人员工作能力较低。由于当前大多数医院对基建档案管理并不十分重视，因此，医院在对基建档案进行管理时，常常会派一些临时工暂代管理，这些临时工往往只是劳务派遣，并没有足够的能力和管理技术[1]，忽视了对基层档案室的整体管理，也无法对基建档案的管理十分负责，最终也就导致了基建档案管理达不到预想的效果， 从而影响整体管理工作。（2）资料更新不及时。当前医院的基建管理多为实体化，尚不能实现信息数字化，因此，即使医院基建有了新的扩展内容，也不能够在第一时间形成档案。进而可能出现信息丢失，资料缺失的情况。（3）医院对基建档案管理的应用水平较低。当前医院的基建档案大多数没有实现数字化[2]，也没有建立整体化的管理系统，且管理人员和使用人员的素质无法达到相应要求，因此也就无法做到高效共享信息。这就导致了基建档案管理的效果较差，管理水平低下。

2 医院基建档案的重要性

1）提高医院工作效率，为医院一些活动的进行提供依据。医院的基建档案形成后，在需要医院基础设施建设的一些参数指标、质量标准等资料时，相关工作人员可以及时获得。当医院进行建筑维修、验收、改建、扩建等活动时，仍然需要凭借基建档案的各项信息。因此，基建档案管理对于医院基建资料的保存，对医院工作效率的提高有着重要促进作用。另外，基建档案还可以记录医院基建项目中各项费用的记录。日后若需要对数据进行审查时，可以将该数据作为一手资料，与其他数据进行一一比对，寻找其中的问题，及问题的相关负责人。这样可以高效的问责，并及时进行纠正工作。同时，这样还能有效刺激项目负责人的责任心，使项目得以高效、高质量完成。

2）反应医院当下的基础建设，为医院未来发展提供依据。医院基建档案是医院基础设施建设的记录，记录的是医院基建状况的原始资料。这些资料一般以相关文字、图表、图形等形式记录[3]，可以较为全面的反应医院当前基础设施建设的情况，是医院发展历程的真实记录。

随着科技的发展，医疗技术也不断提升，患者对医院的要求也越来越高。为病人提供更加享受的、更为舒适的医疗环境，为医护人员提供更加优美的工作环境，也是医院的责任和义务。所以，这也就要求医院的基建工作需要不断进行改建和维修。如果曾经的基建资料得以完善保存，即使再次修建、改建建筑项目，也可以节省再次调查所选地址地质资料的勘测费用，为日后医院的建设发展提供很大的帮助。

3）为同类工程提供可以对比借鉴的数据。医院的每一次基础设施建设都是一次较为完备的施工资料，而我国的国土面积广阔，气候、地质等可能影响基建的因素也会存在相同的情况，当每一次基建被记录为档案后，其他医院再次进行建设时，就可以通过对比其他医院的基建档案的数据，借鉴其各方面的资料，减小工程的勘测成本，保证医院的基建可以高效和更低成本的完成。

4）基建档案管理数字化延长资料的保存时间。档案管理数字化是当前医院不得不推进实施的一项管理工作。当档案管理数字化之后，可以及时更新档案的内容，也可以更加方便的为工作人员提供所需要的信息。并且档案数字化之后，也可以更好的实现上述几点的实施，例如，提高工作效率、实现基建档案的共享，满足实现对档案的需求，也能够更加长久地保存已经建档的基建资料。

3 医院基建档案的管理方法

1）建立更加完善的建档机制。笔者所调研的潍坊医学院附属医院的综合档案室涉及的范围有很多，因此就更加需要规范的建档方式，来整理各种档案的入库。首先明确档案的具体书写标准，及时退还改正不合格的内容及不规范的档案，确保所收录的档案完整规范。建立固定的建档小组，根据工程实施情况划分档案，并采用分管档案的模式，促进不同类型档案具有较高的科学性和准确性。规范的建档方式也可以更加长久妥善的保存资料，防止出现资料丢失的情况出现。根据项目的执行情况进行归类建档后，例如，土地工程建设档案可以分为基础文件、工程管理文件和工程设计文件等几个板块。这样档案可以一目了然，档案的应用也可以更加高效。

2）构建合理的档案监督机制。合理建档之后，档案的入库得到了规范，接下来就需要建立合理的档案监督机制来有效的进行档案管理。医院要建立专门的监督管理小组，当然小组人员也可以有建档小组，但是小组人员需要包含医院各层领导人员，以保证小组整体水平较高。

医院单位领导要高度重视基建档案的管理，定时监控档案的完整性，避免出现档案在保存过程中的毁坏、损失，以及在档案存取的过程中受到损坏的情况。

3）提高基建档案管理人员的管理水平。随着科技的发展，基建档案数字化管理也逐渐成为其中重要的一环。因此，医院领导要重视基建档案的管理，提高基建档案管理人员的整体管理水平，才能够满足数字化管理对管理者的能力要求。医院领导要定期对管理者进行培训，明确管理者的理论方向，提高管理人员的自身能力和专业素养，这样才能更好地推进基建档案管理工作的实施。

4）实现基建档案数字化管理。传统的基建档案管理下，存在很多缺点，例如信息更新慢，档案易损坏，存取档案复杂，档案信息共享较难等。同时，科技的发展也导致了基建档案只使用传统形式管理是难以符合时代要求的。因此，科学的建立档案信息数据库，实现基建档案数字化管理是必不可少的。在实现基建档案数字化之后，档案信息共享也就变得更加方便。

4 结语

基建档案在医院的长期发展中发挥着重要的作用。加强医院基建档案管理，才能保存并保护好医院的基建信息，这是所有工作的基础环节。进而才能够为医护人员和病人提供一个舒适的环境，提高医院整体管理水平，使医院的档案管理可以跟上时代的步伐，最终实现医院各方面工作的效率得到提高。

参考文献

[1]潘琳.医院基建档案管理要点分析及实践探索[J].兰台内外，2020（03）：57-58.

[2]韩艳红.新形势下医院基建档案管理研究[J].中国医院建筑与装备，2019，20（10）：104-105.

[3]王韶平.医院基建档案的重要性及其有效管理措施[J].城建档案，2019（12）：55-56.