浅析国有企业档案信息化建设路径

钱晓阳

摘 要 在信息化时代的今天，信息技术在各个行业中无处不在，并且已经成为推进国有企业发展的重要方式。国有企业档案信息化建设，就是要提高档案工作者的管理水平，转变管理思想，形成新的档案管理理念;加强信息技术在国有企业档案管理中的有效运用，促进国有企业档案管理的规范化，为国有企业的持续发展提供准确、全面的信息资源。本文分析国有企业档案管理信息化的意义，探讨国有企业档案管理信息化建设的现状和建设途径。

关键词 国有企业 档案管理 档案信息化 建设路径

一、前言

国有企业的档案管理直接影响到国有企业的经济效益，是国有企业管理的重要组成部分。[1]特别是国有企业管理信息化建设对国有企业改革具有不可替代的作用。因此，我们应更加重视国有企业档案管理信息化建设，最大限度地利用信息化手段发挥档案资源的作用，加大对国有企业档案工作中人力、物力、财力的投入，增强核心竞争力，助力国有企业改革的成功。

二、国有企业档案管理信息化建设的概念及意义

（一）国有企业档案管理信息化建设的概念

国有企业档案信息化是指国有企业运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。国有企业档案信息化建设是指应用信息技术生产、管理、开发利用档案的过程。目前，很多国有企业档案管理模式已逐步由传统的档案实体存储向先进的、现代化的数字信息存储、传递和服务转变。[2]

（二）国有企业档案管理信息化建设的意义

档案管理信息化是实现资源共享的重要途径，档案管理信息化能够打破传统档案管理信息传递的瓶颈，促进信息资源的传递，加快信息资源的开发和利用，实现信息资源共享。档案资源只有通过信息化，才能真正发挥档案信息资源的利用价值。档案管理信息化是保证档案资源数据真实可靠，提高服务企业和社会的必然要求，对推动国有企业改革发展也具有十分重要的作用。

三、国有企业档案管理信息化建设的现状分析

（一）档案管理的效率与质量有待提高

随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类社会活动和经济活动的战略资源。档案作为一种原生的信息资源，其重要性日益凸显出来。传统的国有企业档案管理已不能适应信息时代的要求。国有企业档案工作者要不断学习科学知识，加强档案的信息化建设，全面掌握信息技术为档案工作服务。加强国有企业档案管理信息化建设，已成为摆在众多国有企业档案工作者面前的一个重要课题。传统的国有企业档案管理缺乏先进信息技术的支持，很多档案管理者只作为单纯的文件资料的保管员。长此以往，国有企业档案资源得不到有效的利用和开发，国有企业领导者看不到国有企业档案带来的经济效益和社会效益。国有企业档案工作得不到应有的重视，使得国有企业档案管理无法扮演它在国有企业管理中的重要角色。[3]国有企业唯有解放思想、大胆创新，积极主动地加大档案管理信息化建设的力度，加强国有企业档案的开发和利用，才能跟上时代的潮流，充分发挥出国有企业档案在国有企业经营生产中的重要作用和经济效益。

（二）档案管理人才资源匮乏

做好国有企业档案工作必须选对人。目前，普遍存在的问题是档案管理工作在国有企业中还未得到应有的重视，档案这门学科在各学科中仍属于边缘学科。国有企业档案管理工作选人用人仍存在老龄化、相对低学历化。关于国有企业档案管理工作的人选，选择系统学习档案管理学的专业人才固然是好，但选择对档案事业有热情、有担当的人更重要。保障档案信息安全是档案工作者的重要责任，明确职责和任务，从源头上对档案管理人员和档案信息化管理人员进行规范，保持应有的警惕，避免档案和档案信息的丢失和泄露，尽职尽责保证档案资料的安全与完整，是作为一个档案管理者应有的职业操守。善于学习、积极思考、主动担当、敢于创新的档案管理人才是当今国有企业档案管理工作中缺乏的。国有企业只有实现人才与岗位的充分吻合，优化人力资源的配置，才能最大限度地发挥其作用，从而提高工作的质量和效率。

四、国有企业档案信息化的建设路径

（一）建立档案信息化管理系统

1.现代国有企业档案工作需要提高档案工作的质量和效率，档案信息化管理无疑是最好的手段。很多国有企业在开展档案管理工作时，普遍不具备建立信息化管理系统的技术，一般都是邀请行业外的软件开发公司来设计档案信息管理系统。然而，有一部分软件開发公司在进行软件设计之前根本不了解企业的综合情况，包括国有企业的具体业务流程以及国有企业的行业特性等。这导致在开发软件时没有针对性，只是照搬普通的档案信息系统，从而让开发的软件与国有企业不匹配，管理软件不能用到实处，最终不能有效地进行档案信息管理。这样非常不利于国有企业档案管理信息化的开展，甚至会阻碍国有企业档案管理信息化的发展。[4]

2.档案管理信息化还应建立完善的文件信息管理系统，实现藏纸质档案信息化，通过扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，建立电子档案管理系统。这个系统必须允许不同的文件格式存在，兼容企业正在使用的各类软件（包括OA办公软件、财务管理软件及人力资源管理软件等），实现纸质文件与电子文件的匹配，电子档案在各类软件间的便捷导入。电子文档的存储还应双重备份，防止文件资料丢失。同时，通过规范性的系统管理，可以使各部门的工作人员快速、准确地查阅文件资料，提高企业档案利用效率，为企业的日常经营管理提供有力的保障。

（二）完善档案信息化管理安全管控

目前，随着各行各业数字化、网络化、信息化建设的不断深入，信息化的各种漏洞和潜在威胁也日益显现出来。国有企业档案中涉及很多企业的重要商业信息和商业秘密。要实现国有企业档案信息化安全管控，除了建立健全管理制度外，还必须依靠先进的信息技术手段和各种软硬件设备来支撑。国有企业管理者必须要高度重视信息化建设安全工作，建立健全网络安全管理制度，加大信息化建设的投入，加强网络安全技术防范措施，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。

（三）加强档案管理人才队伍建设

档案信息化建设涉及多学科知识，多专业配合，需要投入的不仅仅是物力和财力，更需要培养各行各业的档案管理人才。分析各类档案的利用和不同企业档案的管理，把档案管理的严谨性与信息化建设的灵活性相结合，积极探索和研究现代企业档案管理的有效路径。把信息化管理的人才引入企业档案管理中来，发挥企业档案应有的经济效益，为企业的发展提供服务。

（四）提高对国有企业档案管理的重视程度

企业档案对企业目前和未来的发展有借鉴参考的作用，重视国有企业档案管理工作和信息化建设，充分利用档案资源的优势，才能实现档案利用价值。国有企业领导对档案工作的重视度将直接影响到企业的档案管理水平。只有将档案管理信息化建设纳入国有企业领导的管理计划中，才能有充足经费来保证档案信息化建设的顺利进行，才能有充足的人才队伍来保证档案信息化建设的不断创新。国有企业还要注重做好思想动员工作，要向每一位员工宣传，让档案主动移交意识深入人心，加强对企业文件资料的保密意识，真正认识到档案管理工作和信息化建设对国有企业的重要意义。同时，必须健全相关的规章制度，将档案信息化管理纳入国有企业制度建设中，增强责任意识，有效促进档案管理信息化建设的稳定发展。

五、结语

档案信息管理是信息时代发展的必然趋势。国有企业要与时俱进，建立强大的档案信息管理体系，提升信息技术在档案管理中的有效应用，提高工作效率，促进档案管理的秩序化和规范化，形成新的档案工作理念和思想，让档案资源为企业的持续发展提供准确、全面的信息资源。

（作者单位为云南省投资控股集团有限公司综合管理部）

参考文献

[1] 常萍.关于国有企业档案管理信息化建设的思考[J].消费导刊，2019（24）：126.

[2] 刘宁宇.浅谈国有企业档案管理的信息化建设[J].消费导刊，2019（20）：137+140.

[3] 刘相楠.试论国有企业档案管理的信息化建设[J].当代旅游，2018（19）：218.

[4] 孙大伟.国有企业中档案信息化管理问题分析[J].环球市场，2018（22）：53+55.