基于信息治理的档案网站信息资源建设研究

宋帆帆 苏君华 沈永红

摘 要从信息治理的角度来研究档案网站信息资源，具有降低资源成本、保障信息安全、提升决策能力的价值。通过对档案网站信息资源在内容资源建设层面、网站检索功能层面、信息安全层面以及网站设计质量层面四个方面存在的问题分析，提出信息治理视域下档案网站信息资源优化服务的途径，具体包括：提高信息质量、明晰标准政策、创新信息技术、优化检索途径等。

关键词信息治理 档案网站 信息资源

随着信息技术的发展，网站信息资源呈井喷之势，给信息用户带来了新一轮的机遇与挑战。一方面网络技术的发展使用户可以跨时间、跨地域获取信息资源;另一方面，信息资源的冗杂性使用户迷失在信息的海洋之中，无法及时获取信息，这已经成为用户关注的问题。为解决这个问题，国外已开展了一系列研究。在理论上，ROBERTF.SMALLWOOD认为信息治理是公司治理的一个子集，包括信息安全、数据隐私等[1]。在实践上，诺丁汉大学医院NHS建立了信托信息治理保障框架[2]，科尔切斯特医院大学NHS信托基金建立了信息治理策略[3]等。纵观我国档案网站的信息资源建设的服务状况，很多学者从检索途径、评估体系等方面展开研究，但涉及信息治理的较少。而本文引入信息治理理念有利于优化档案信息资源，实现用户对信息的准确定位;同时也有利于保障信息的安全。基于此，笔者从信息治理的角度研究档案网站信息资源，以期为当前的网站信息资源服务注入新的活力。

一、档案网站信息资源建设的实际状况

档案網站信息资源建设是档案馆实现信息服务的基石，也是满足用户需求的基本条件。而档案网站信息资源建设过程中由于信息资源的分散性、多元异构性等特点，不能满足用户“按需获取信息”的服务，阻碍了档案资源的高效利用。主要表现在以下几个方面。

1.内容资源建设层面。首先，信息内容的完整性有待提高。一方面，由于技术更新造成信息内容的不完整。例如，2002年10月在美国国会图书馆网站上公布的《Plan for the National Digital Information Infrastructure and Preservation Program》报告显示，40%的1998年尚且存在的网站在一年之后消失，网站的寿命仅为44天[4]。另一方面，由于人为原因导致信息的缺失。调查发现有些档案网站存在栏目内容缺失现象，有些网站的“信息公开”无内容。例如，陕西档案信息网、湖北档案信息网。这将造成档案用户黏度下降，抑制档案网站的信息传播。其次，资源内容的重复建设。主要体现为内容的同一性。虽近几年来，档案网站资源内容的种类有所转变，但大多网站仍以政务档案的发布为主，网站的动态内容大多是关于领导讲话、会议报告之类。这种资源内容的同一性，使档案的历史价值得不到深化，阻止了传播本地区的特色文化，从而降低用户对档案信息服务的评价效果，不利于档案文化价值的展演。

2.检索功能建设层面。首先，我国档案网站著录项少，信息不完整。著录项目的多少与信息的完整性有着必然的联系。著录项目越丰富，信息越完整，提示档案信息的详细程度越高，有利于揭示档案的内容及档案间的有机联系，使检索达到较强的针对性和实用性。我国档案网站如上海档案信息网、北京档案信息网、青岛档案信息网、陕西档案信息网能提供十多个著录项目[5]，而美国档案馆ABC的则多达70多项，两者差距较大;其次，检索途径单一化，大多只提供目录级检索。有作者对31个省级档案信息网的调查结果显示，大部分档案网站都能提供全宗目录信息，但只有九个档案信息网能够提供部分全文阅览服务，不到总数的三分之一，包括北京档案信息网、天津档案信息网、内蒙古档案信息网等[6]。此外，信息检索名称过于专业化。大多数档案网站检索途径包括：档号、目录号、题名、责任者、时间、分类号。例如，江西省档案网的检索途径为：题名、全宗号、案卷号、责任者;河北省档案网的检索途径为：关键词、文件形成时间、责任者、保管期限。但是对于普通用户，如档号、目录号类似的检索词过于专业化，限制用户的利用。

3.信息安全建设层面。首先，一方面，国家档案局要求各级档案馆要把法人单位的门户网站、政务微博、政务微信等新兴发布平台的信息归档提上日程，作为一项新的迫切任务加以完成[7]。但如何确保动态网页链接、电子邮件等信息的安全，如何鉴别这类信息的质量成为档案界面临的一个重要的难题。另一方面，档案网站信息系统受到病毒、黑客等的攻击或者网站本身存在的漏洞，不仅影响到档案网站的信息安全，同时也会造成网站的瘫痪，增加预算的成本。其次，网站的隐私保密设置较弱。美国州政府网站非常注意用户隐私的保护，98%的州政府网站制定了隐私权政策，内容包括关于Cookies的说明、未成年人隐私保护、个人信息收集的原因及如何处理等，增强了用户个人信息安全防范的意识和能力，并有效地避免个人信息受到侵犯[8]。而我国大部分档案网站并未注意到用户隐私权的保护，更没有将“用户隐私”作为专门的板块进行详细的介绍说明。最后，信息在传递、分享等环节存在漏洞。在Web2.0的背景下，档案网站更加注重与用户的协作互动。例如，青岛档案网站首页设置了“档案论坛”。但目前管理青岛社区的不良信息、无关信息等只有删帖功能，比较单一，不利于信息的安全及优化。

4.网站设计质量层面。首先，网页外观设计存在不平衡状况。由中国人民大学组织的我国省级档案建设测评项目结果显示，我国档案网站在网站设计质量指标的测评中评分值在平均分以上的网站有16个，占48.48%。但是在二级指标，例如外观设计、可访问性、网上交互等方面存在着一定的不平衡性[9]。如浙江省档案网站在语种上设立了简体、繁体以及英语，在与用户互动层面设立了安卓版以及IOS版档案APP，满足用户多样的利用需求。但是与其他的档案信息网如云南、四川相比，表现出明显的差异性。其次，网站布局存在不合理现象。绝大部分档案馆网站采用“上下左右分别为题头文件、脚注及超级链接等，中间主要是领导致辞、最新动态、工作动态等主要内容”[10]的布局，布局不合理。如网站流量可以从侧面上反映出网站设计的好坏。据Alexa查询，截至2017年3月30日，北京市档案局三月的平均页面浏览量达到1000次，平均独立访客达到640次，而北京市公共图书馆网站的平均页面浏览量达到115000次，平均UV达到27520次，两者相距甚远。此外，项目设置趋于雷同。经过浏览我国省级档案网站后发现，目前档案网站设置的栏目归纳起来主要为：部门职能信息、馆藏档案信息、档案利用服务信息、编研成果信息、档案学术研究信息、档案法规与标准、动态信息、特色档案。档案网站的项目设置雷同，导致用户只需浏览一个档案网站，就已经可以熟知其他的档案网站的页面设置，减少了用户的兴趣度并产生了审美疲劳。

二、信息治理对档案网站信息资源优化服务的价值分析

1.降低资源成本，提高用户查准率。广义的档案网站信息资源不仅包括档案网站提供的所有信息，而且包括档案网站自身的基本信息、形式信息、内容信息和功能信息等[11]。将所有的资源都存储于网站中，一方面大量信息存储的负担增加了存储管理成本，包括法律发现成本以及用户搜索时间的成本。另一方面，存储在组织中的数据量越大，所承担的风险越大，其所需承担的法律责任越大。将信息治理理念引入到档案网站中，不仅可以降低资源的存储成本、防御成本以及所花费的时间成本，还有利于针对不同用户的实际需求，对其进行精准服务，使用户在大粒度的知识单元中查找到所需要的信息，提高用户的查准率，从而增加对档案网站的满意度。此外，档案网站信息资源的分散性、多元异构性等特点，阻碍档案用户的利用。信息治理通过对网站信息的资源整合，将网站资源进行深度挖掘，实现资源的跨库检索。

2.保障信息安全，促进知识共享。信息治理理念以其完整性、安全性的特点，不仅体现了档案网站信息的完整性、有用性，而且增加了用户对档案网站信息的信任，保障档案网站与用户的安全互动。然而档案网站信息包含了一些显性的或隐性的个人信息，如姓名、年龄、电话号码、家庭住址以及个人立场、观点、情感、兴趣等。“黑客”通过链接攻击和推理攻击等方式，能够将其挖掘出来，造成潜在信息泄露以及个人隐私权被侵犯，从而威胁到网站的发展。信息治理理念下的档案网站信息资源一方面通过在信息治理中建立问责制，保障档案网站信息安全的权责清晰，有利于用户在无障碍的环境中实现知识的共享与创新。另一方面，通过检测和利用信息权限管理（IRM）软件可以防止信息的泄露以及文件的多次下载。此外，信息治理的安全原则要求实施必要的措施防范組织内部与组织外部的信息安全，与档案网站的安全性原则不谋而合，为档案网站信息资源在生成、存储、流转以及使用中的安全提供了必要准则。

3.提升决策能力，优化可持续发展。信息治理理念将有助于促进档案网站信息资源可持续发展，有利于提升领导的决策能力。在信息化背景下，用户因职业背景、家庭生活、受教育程度等差异而形成的多元化信息需求与档案网站信息资源的冗余性造成了信息的不对称，从而使需求无法高效地得到满足，领导无法做出准确的决策。基于信息治理的档案网站信息资源的优化服务，可以通过管理控制必要的文件、报告、数据以及数据库，增加信息的可信度，为领导决策、科学研究等工作提供信息支持和智力支撑;另外，信息治理使用长期数字保护（LTDP）等技术可以保障信息的可访问性，尤其是信息的长期可访问性，促进档案信息资源的可持续发展，从而贯彻落实“创新、协调、绿色、开放、共享”的网络发展理念。

三、基于信息治理的档案网站资源优化服务策略

1.提高信息素质，建立网站信息治理机构。信息素质是信息治理的前提基础。2000年，教育部针对基础教育领域提出了《中小学信息技术课程指导纲要（试行）》，提出信息素质包括信息获取能力、信息分析、信息加工、信息创新、信息利用、信息意识以及信息交流能力等六方面的要求[12]。随着档案网站信息资源的冗杂性，必须提升自身的信息素质来辨别有用的信息。因此，首先应加强信息素质，提高治理意识。通过自身不断地学习，在实践中总结经验，加强明辨信息的能力。定期进行培训，培训内容应该涉及数据质量、信息安全、档案管理、保密、法律责任以及访问的权限，确保他们了解管理信息的职责，并遵守相关法律和了解对信息治理的责任以及盗窃信息资产所产生的实际成本和后果。其次，建立信息治理机构。信息治理是一个多学科交叉的领域。不仅包括文件管理、知识管理等，同时也包括风险管理、IT技术等。因此档案网站信息治理人员应该包括档案行政部门、业务部门，以及IT技术人员、公共部门、人力资源的代表，同时还包括法律顾问、第三方咨询人员以及风险管理专家等人员。这样不仅有利于统筹各利益方的意见，制定出符合社会诉求的方案，而且有利于融合各方的知识优势，实现知识利益的最大化。

2.明晰标准政策，提供完善的保障制度。标准政策是档案网站信息治理的制度保障。首先，应该明确档案网站的相关标准政策。档案网站组织者必须详细说明在各种信息平台（例如，电子邮件，微信、微博等）发布和收集信息时需遵守的相关政策，实现法规标准的有章可循;而且有利于收集一些发布信息治理政策的例子，特别是来自同行组织，以达到“知己知彼”，优化本档案网站资源的目的。其次，建立问责制度。一方面，要用立法的形式约束各责任主体的行为，明确“权力清单”以及“责任清单”。据Gartner里Debra Logan了解：当组织受丢失大量数据，特别是涉及侵犯公民或者消费者隐私时，不仅他们的声誉受到严重影响，而且他们会受到罚款或者其他制裁[13]。另一方面，实行公开透明的原则。将问责主体、问责程序等纳入公开范围，特别是对问责制的事后监督。最后，还应该建立评估报告制度。成立专门的小组定期对档案网站进行评估考核，当工作人员发现信息内容缺失、信息更新速度缓慢、信息内容重复建设等问题时，应及时向所辖领导部门报告，并成为年度考核的内容。

3.创新信息技术，巩固网站信息安全。信息技术是档案网站信息治理的技术支撑。首先，电子文件的长期保存是信息治理的重点。可借鉴国内外的实践经验，维护电子文件的长期保存。如2000年世界银行与国际文件管理联合会联合发起包括有16个国家、地区和国际组织参加的“电子时代基于凭证性的电子文件管理（Evidence-Based Governance in the Electronic Age）”的国际合作项[14]。还可以采用信息模型，确定哪些信息可以保存，哪些信息不需要保存，以减少网站各个节点的负载量。例如，在各个具体保存系统的实施过程中，在OAIS参考模型的基础上已经提出了不少实例化的信息模型。比如，NEDLIB在DESP系统中对OAIS的五层信息模型的深化和扩充，DIAS提出的保存层次模型（PLM）等[15]。其次，使用电子文件管理（ERM）软件以及其他补充技术集，增强对网站信息治理的审计、检测和维护。例如，利用数字签名保证信息传输的完整性、发送者的身份认证、防止过程中篡改行为的发生;利用工作流技术改进信息治理的业务流程，提高业务的工作效率。利用文档分析技术可以跟踪用户访问，不定期地进行审查和调整以适应不断变化的信息技术。最后，利用3D或者VR技术在网站上设置动态的、幽默的隐私保护宣传片，增加用户对自身隐私权和信息的认知。

4.优化检索途径，体现“以人为本”的理念。检索途径是档案网站信息治理的外在补充。首先，在项目检索方面，一方面应该增加网站的检索途径。例如，美国国家档案馆检索工具不仅有档案检索目录（简称ARC），档案数据库通道（简称AAD），还有特色档案检索工具、档案目录数据库简介、全宗分类介绍查询、检索实例选登、热门档案检索这些辅助检索功能;英国国家网站设有主题字顺索引以及网站地图。另一方面，应与搜索引擎合作，建立百度式的搜索页面，探索发现服务的检索模式。如国外典型的实践代表有OCLC的WorldCat Local、SerialsSolutions的Summon等[16]。同时，增加网站的著录项目。我国检索系统的著录一般都是遵循行业标准《档案著录规则》（DA/T18—1999）进行的。为了有效揭示档案间的有机联系以及提高检索的查准率，应该根据用户需求适时增加著录项目。其次，在档案网站设计方面，各个阶段都应该遵循“以人为本”的理念，注重用户体验，缩小公众期望的服务与实际所感知之间的差距。例如，美国档案网站的改版在对用户的反馈意见进行分析，并结合相关数据，总结出旧版档案网站存在的问题，制作了新版档案网站。另外，还应体现出便捷性服务。如设置多种语言、建立网站导航系统、调节字体大小、页面色彩对比度等功能，以便用户能够更顺利地访问档案网站。