高校人事档案数字化管理的实施策略与路径

陈媛华

摘 要在高校人事档案数字化管理过程中，应当在坚持基本原则的基础上采取措施积极推动实施高校人事档案数字化管理，具体而言，主要包括：积极以“服务”为取向重塑档案管理理念;以“高效”为目标加强管理团队建设;以“安全”为导向建设档案数据库;以“规范”为方向理顺档案管理制度;以“完备”为标准增强基础设施建设。

关键词高校 人事档案 数字化管理

一、以“服务”为取向重塑档案管理理念

服务性原则是高校人事档案数字化管理过程中的首要原则。高校人事档案管理部门必须努力实现以“服务”为取向重塑档案管理理念，具体而言，必须做到以下几点。

一是在高校人事档案数字化管理过程中，以“科学发展观”为指导重塑高校人事档案数字化管理的管理理念，突出人事档案的服务功能。一方面，在高校人事档案数字化管理过程中，树立以人为本的价值关怀。以人为本的服务情怀是高校人事档案管理的价值重构，它要求摒弃传统的以管控为主导的高校人事档案管理理念和管理实践，充分发挥人事档案的服务功能。另一方面，在高校人事档案数字化管理过程中，积极重塑发展理念。在高校人事档案数字化管理过程中，必须紧紧以问题为导向直指传统管理理念中较为突出的片面的、静止的、单一的管理理念和管理思维，以顺应市场经济发展要求和聘任制改革趋势为契机树立动态化思维来转变静止的管理理念，对高校人事档案数据库建设中所有员工一视同仁、平等对待，来扭转片面性的管理思维，充分发挥现代信息技术的便捷条件，打破传统的、单一的管理理念和思维模式。

二是在高校人事档案数字化管理过程中，应当顺应大数据时代的发展需要树立动态化、全面化、多元化的管理理念，以便增强高校人事档案数字化管理的服务功能。在高校人事档案数据库建设中，高校人事档案管理人员应当树立动态化的管理思维，注重和强调高校人事档案数据库的实时更新和发展完善，而非被动地等到人事职务变迁才进行相关的档案建设跟进。与此同时，高校人事档案管理人员还应当定期或不定期地收集高校工作人员的工作业绩、实践活动与政治思想等方面的资料，时刻以数据库的动态发展为需求不断完善高校人事档案的数据库建设，以便更好地服务于高校人事档案数字化管理实践，以及高校人事档案管理事业的健康发展。另一方面，高校人事档案数字化管理过程中，应当积极引入大数据时代背景下全面化的管理思维，努力增强高校人事档案数字化管理的服务能力。其一，明确高校人事档案数据库的完整性与安全性的关系。其二，要正确看待“数字化”管理与“文本化”管理的优势与局限，努力谋求两者的良性配合、协调发展。实现“数字化”管理與“文本化”管理的良性配合、协调发展，这就要求高校人事档案管理部门的相关人员应当充分认识数字化管理技术的功能与作用，文本化管理的局限与价值，在此基础上积极发挥两者各自的优势，努力规避两者各自的局限，实现两者的良性互动与和谐发展。

二、以“高效”为目标加强管理团队建设

一是加强管理人员的专业化、专职化建设，着力构建专业化程度比较高的高校人事档案数字化管理人才队伍。为此，需要从以下几方面入手。其一，加强领导对高校人事档案数字化管理人员专业化的重视程度。事实上，高校人事档案管理人员常常由以下两种人员组成：“一是学校难以安排的人员;二是按各种政策需要学校照顾的人员。”[1]254高校人事档案数字化管理专业化、专职化人才队伍建设，首先就要扭转高校领导和人事档案管理部门的思想意识问题，不能仍然将高校人事档案数字化管理看做安排高校闲散人员的场所。实际上，高校人事档案数字化管理过程对管理人员的专业技能要求特别高。其二，严格高校人事档案数字化管理人才招聘选拔的程序设计和素质条件。要通过严把入口，加强相关管理人员素质技能的专业化程度要求，其中就目前而言最需要的是增加相关专业技术人才的招聘。其三，不断增强高校人事档案数字化管理人员的专业技能培训。

二是加强管理人员的综合技能培训，大力培育复合型人才为主的高校人事档案数字化管理人才队伍。一方面，要不断丰富和完善高校人事档案管理人员的知识结构和理论储备。在大数据时代背景下，相关人事档案管理的从业人员“不仅需要具备图书、情报、档案学的专业知识，还需具备广博的知识、现代信息技术应用能力、信息加工处理能力，以及计算机网络和日常使用及管理维护等方面的知识。”[2]184，190高校人事档案管理部门要把综合技能培训常态化、制度化，并且在实践中不断丰富和发展综合技能培训的形式。另一方面，创造管理人员的外出交流学习实践的机会，积极借鉴高校人事档案数字化管理效果显著的团队建设经验。在一些国家财力支持雄厚、政策推动先行的985工程重点院校中，高校人事档案数字化管理取得了较为突出的成效，普通高校可以积极走访交流学习这些高校在数字化管理实践中采取的团队建设做法，并立足实际加大人才吸引的力度，不断培训和招募知识基础宽厚的复合型人才。

三是加强管理人员的梯队建设，形成梯队合理分布、人员搭配良好的高校人事档案数字化管理团队。其一，要注意综合考虑高校人事档案数字化管理人员的年龄结构、性别比例、知识层次、兴趣爱好、能力特长，并且对其进行合理安排和精心搭配。这既是高校人事档案数字化管理过程中梯队建设必须注意的方向，更是加强高校人事档案数字化管理人才梯队建设的基本措施。高校人事档案数字化管理实践过程中，要立足高校人事档案数字化管理实践的实际情况和现有人才素质队伍的基础条件，合理地搭配高校人事档案数字化管理团队的年龄结构、性别比例、知识层次、兴趣爱好、能力特长，形成梯队合理分布的高校人事档案数字化管理人才队伍。其二，要妥善处理梯队建设与现实人才素质要求的关系。现实的人才素质要求是满足高校人事档案数字化管理现实需要的重要人力资源条件，也是开展高校人事档案数字化管理梯队建设的前提和基础。

三、以“安全”为导向建设档案数据库

一是完善高校人事档案数据库的功能开发，防范和降低高校人事档案数据库自身的风险问题。不断完善数据库的安全认证系统，所有查阅高校人事档案数据库的人员均需要通过相关的认证信息，对于涉及人事档案当事人隐私权的私密信息则需要更高一级的授权或许可。通过建立安全等级和授权体系，有助于在一定程度上降低和防范数据库的信息泄露，保障和维护人事档案当事人的隐私权益，增强高校人事档案数据库的安全性。除此之外，还需要开发和制定安全性能较高的数据库系统软件，统一或基本统一数据库的存储格式，以服务于数据库分析和处理功能的发挥。当然，除了完善高校人事档案数据库的功能开发，高校人事档案数字化管理过程中管理部门积极购买安全性能高的软件系统，也是防范和降低数据库自身风险的重要措施。

二是规范人事档案管理人员的管理行为，防范和降低人事档案数据库的人为操作风险。人为操作风险主要是指人事档案管理过程中管理人员由于操作不当而导致的信息损毁或信息缺失的现象，防范和化解人为操作风险，便要从规范人事档案管理人员管理行为、提高人事档案管理人员的安全意识入手。具体而言，一方面，完善人事档案数据库管理的规章制度、管理细则，不断规范管理人员的管理行为，强化管理人员的安全意识，这是防范和化解人事档案数据库风险问题的关键所在。另一方面，加强人事档案数据库管理人员的安全意识培训和管理技能训练，这是防范和化解人事档案数据库风险问题的重要举措。

三是不断更新与完善人事档案数据库的硬件设备与软件系统，保障人事档案数据库存储与应用的安全性。人事档案数据库的硬件设备诸如计算机、扫描仪、摄像机、照相机、移动硬盘、U盘、光盘等，均是人事档案数据信息转换、存储、分析、利用的重要载体;人事档案数据库的软件系统诸如数据库的管理信息系统，也是人事档案数据库运行的重要平台。在高校人事档案数字化管理过程中，人事档案的管理部门需要加大专项资金投入力度，不断地更新和完善人事档案数据库的硬件设备和软件系统，从数据库的数据扫描、数据分析、数据运用、系统维护等各个环节都最大限度地降低数据库的安全风险，努力提升高校人事档案数据库的安全性能。

四是不断优化与提升人事档案数据库的管理技术和管理手段，最大程度降低人事档案数据库的管理风险。一方面，高校人事档案管理部门应当注意人事档案数据库的管理技术研发和运用。高校人事档案数字化管理过程中，应当加大对管理技术研发和应用的扶持力度，提供专项研发资金，搭建专门技术人才队伍，提供最为便捷的条件。例如，数字认证技术、数字加密技术，不仅为高校人事档案数字化管理提供便捷，更是为人事档案数据库的安全性建设提供保障。另一方面，在高校人事档案数字化管理过程中，管理部门还应当充分发挥各种管理技术的各自优势和集体合力。

四、以“规范”为方向理顺档案管理制度

一是以服务为核心价值取向重塑制度设计理念，加强高校人事档案管理的总体性制度设计。现代人事档案管理制度是指导高校人事档案数字化管理实践的总体制度，具有指导性的意义和价值。在今后的高校人事档案数字化管理实践中，要加强总体性的顶层制度设计，重塑以“服务”为主导的制度设计理念。“通过改革和创新，使人事档案管理制度的功能由过去凌驾于个人之上对人实行简单的控制逐步转化为对人的发展与流动提供相应的信息、信用证明和服务。人事档案管理制度只有削弱控制功能而强化服务功能，才能真正实现对人的宏观管理，从而全面提升人事档案管理工作的层次。”[3]29可见，高校人事档案数字化管理过程中，必须积极实现“管控”向“服务”的价值转型和观念重塑，在总体制度框架设计时更加注重服务于高校人事档案管理事业的发展需要，充分满足高校人力资源优化配置的多样需求，努力提高高校人事档案管理发展的新境界和新水平。

二是以规范有序为指导加强高校人事档案数字化管理的日常管理制度建设，使人事档案数字化管理实践有据可依、有章可循。在具体的制度设计中，应该逐步完善高校人事档案数字化管理的档案归档、档案甄别、档案转换、档案保管、档案分析、檔案利用等诸环节的分类管理制度，严格把关高校人事档案数字化管理实践中的各个环节和流程，努力实现高校人事档案数字化管理的规范化、程序化、科学化，使高校人事档案数字化管理实践在制度规定约束内有序运转和良性发展。在大数据时代背景下，高校人事档案管理数字化制度创新实践中，应当特别重视日常管理制度的实践探索，努力适应大数据时代背景下高校人事档案管理数字化、信息化与规范化的发展趋势，不断完善与创新高校人事档案的日常管理制度和相关规定，这是大数据时代背景下高校人事档案管理制度建构与制度创新的基本任务，也是高校人事档案数字化管理实践过程中制度创新的重要方向，更是服务于高校人事档案管理事业发展的必然要求。

三是不断完善高校人事档案数字化管理相关的制度文化和配套制度，为高校人事档案数字化管理制度的顺利实施提供良好的外部环境支持。在高校人事档案管理过程中，要积极建构以“服务”为主导的制度文化，努力强化高校人事档案数字化管理人员的服务意识，努力开发高校人事档案数据库和数字化管理技术的服务功能，为高校人事档案数字化管理制度的有效实施提供良好的外部文化支撑。另一方面，在高校人事档案数字化管理实践中，还要完善高校人事档案数字化管理制度的配套制度，具体而言，主要体现为积极建构高校人事档案数字化管理实践中管理人员的绩效考核制度，这是人事档案数字化管理管理制度顺利实施的外部条件。高校人事档案管理的绩效考核制度设计过于粗放，给高校人事档案数字化管理实践带来很大的挑战，数字化管理实践中管理随意性问题较为突出。为此，应当强化高校人事档案管理人员的绩效考核制度设计，明确和细化高校人事档案数字化管理实践中的管理责任和相关的任务考核指标，以便通过制度约束和量化考核的方式规范高校人事档案数字化管理人员的管理行为，进而保证高校人事档案数字化管理制度的有序实施和良性运转，进而更好地服务于高校人事档案管理事业的发展需要，充分满足高校人力资源优化配置的多样需求。

五、以“完备”为标准增强基础设施建设

一是不断完善高校人事档案数字化管理的硬件设备，为实施高校人事档案数字化管理创造良好的基础条件。不少高校人事档案管理基础设施十分欠缺，例如，有的学校人事档案室未能实现“阅览室、办公室与人事档案库房”相互分离的标准，“有的人事档案管理条件更为糟糕，档案库房、办公室、阅览室就拥挤在一间小小的办公室内，有的仅有木柜存放人事档案”[4]146-149。为此，需要采取措施完善高校人事档案数字化管理的硬件设施。一方面，加强领导对基础设施建设的重要性认知，加大基础设施投入的经费支持力度，提供专项资金予以财力保障。基础设施的硬件设备和办公场所的添置，都是以雄厚的财力支持为依托的。为此，在高校人事档案数字化管理过程中，应当加强领导的重视程度和专项经费的投入力度，不断添置数字化管理所必需的硬件设备，不断改善数字化管理的办公场所和办公条件，为高校人事档案数字化管理的顺利实施创造良好的外部条件。另一方面，高校人事档案数字化管理过程中，还需要相关管理人员对数字化管理的硬件设施进行及时维护和管理。硬件设施的建设不只是一个设施添置的问题，更是一个硬件设施维护和管理的过程，离开了硬件设施的维护和管理来谈硬件设施的建设是不完整的。

二是不断完善高校人事档案数字化管理的软件系统，以便更好地满足高校人事档案数字化管理的现实需求。“人事档案信息数字化管理的重要基础是其所依赖的配套设备、应用软件、操作系统等，这也是人事档案数字化信息在读出和检索等方面的技术基础。”[5]43-44在高校人事档案数字化管理过程中，除了硬件设备的建设，软件系统也是十分重要的，软件系统在人事档案管理过程中不仅是人事档案数据库运行的重要技术支持，更是数字化管理得以实现的关键所在。具体而言，应当从以下两方面入手：一方面，要加大经费支持力度，配备相关的技术研发人员，积极推动高校人事档案数字化管理的软件系统研发和功能完善。另一方面，积极拓展高校人事档案数字化管理过程中软件系统的实践应用程度，为高校人事档案数字化管理实践的顺利开展奠定坚实的基础。

三是不断优化高校人事档案数字化管理的网络设施，以便更好地服务于高校人事档案数字化管理实践的发展需要。在目前的高校人事档案数字化管理过程中，受制于经费投入的有限性，互联网网络与局域网建设仍然相对滞后，难以满足人事档案数字化管理的需要。为此，必须顺应大数据时代对数字化处理速度的要求，积极采取措施努力提高高校人事档案数字化管理的网络设施和网络服务质量，以更好地满足高校人事档案数字化管理实践的需要。一方面，加大经费支持力度，不断添置高校人事档案数字化管理的网络设备，改善网络设施的硬件条件。主要指专门拨出专项经费，购买网络路由器、转换器、网线等基础设备，为优化高校人事档案数字化管理的服务网络奠定基础。另一方面，顺应大数据时代对网络数据处理速度和传输速度的要求，购买服务性能更稳定、网络速度更高的网络带宽，完善人事档案数字化管理的局域网，为高校人事档案数字化管理完善高校人事档案数字化管理的网络服务设施创造条件。