山东省高校档案馆网站建设情况调查分析

高珊

摘 要随着大数据时代的到来，为满足国家信息化建设和档案事业的发展需求，档案信息化建设进入了稳步推进阶段。档案馆网站建设是档案信息化建设的重要组成部分，也应与时俱进。本文对山东省高校档案馆网站建设情况进行调研分析，对网站的改进建设提出了方向。

关键词档案信息化建设 山东省高校档案馆网站 网站建设

档案馆网站作为高校档案信息发布及信息服务的专业平台，是高校档案信息化建设的重要环节，在传承高校传统文化、守护高校记忆、服务高校主体工作方面发挥着重要作用。本文就山东高校档案部门如何顺应信息时代发展趋势，建设独具特色、功能齐备的档案馆网站，展开探讨分析。

一、档案馆网站功能及内容介绍

档案馆网站具有宣传、展示、利用服务、互动交流等方面功能。网站的内容包括宣传性、服务性、资源性、互动交流平台及网络导航等五个方面内容[1]。宣传性内容包括机构介绍、工作介绍、出访交流及学会信息等;服务性内容包括业务指导、服务指南、网上办事（网上预约、归档、档案查询等）;资源性内容包括档案目录、档案原文、档案编研成果展示等，体现了网站在信息资源整合方面的功能;互动交流平台包括：联系电话、邮箱、微博、论坛、微信公众号、QQ等，为档案工作者、爱好者提供学术交流、信息共享的渠道;网络导航包括：全站检索、网站地图、友情链接及外文版等[1]，便于访问者快速找到相关内容。

二、山东省高校档案馆网站现状分析

1.网站设置方面。通过对山东省145所高校的（本科78所、专科67所）档案管理方面的网页进行访问，得知具有独立档案馆网站的高校28所，仅占19.31%。档案管理业务挂靠校办、院办、校史办、教务处的高校117所，占80.69%。仅中国石油大学（华东）一所高校档案馆网站设有英文版，占0.69%。

2.网站内容方面。28个独立档案馆网站中有2个网站链接打不开，现对能正常访问的26个独立网站进行分析发现：100%高校设有机构介绍、工作介绍、出访交流等栏目，内容比例有所差别。部分高校设有档案学会栏目，展示山东省档案学会章程、历届理事会工作报告、会议纪要等相关信息，便于访问者系统了解山东省档案学会情况，例如枣庄学院档案馆网站。

3.服务性内容建设方面。100%高校网站设有档案法规、业务指导、服务指南等相关内容，体现了高校档案馆以用户为中心的工作理念，以制度建设为保障、档案服务为目的工作思路。部分高校开通了远程查档系统，查档者登记相关信息后便可查询到业务办理情况，通过快递便能收到档案，且设置了反馈信息查看栏目，将评价公布于网上。例如，山东农业大学档案资料中心开通了预约查档系统。

4.资源性内容建设方面。部分高校能够深入挖掘学校所藏的档案资源，进行二次开发与编研，形成专题档案、科研档案、名人档案等汇编成果，通过设置档案编研、档案展览、档案百科等栏目，将可开放的成果上传到网站。山东大学档案馆设置了数字档案、山大校史栏目，展示山大校报、获奖查询、校史沿革等信息，部分校外IP资源需通过VPN登录方可获取。部分高校能够采用图片、视频、动画等多媒体方式，“有声有色”展示学校特色及馆藏特点，提高学校文化影响力。例如，中国海洋大学档案馆网站首页右侧设置了数字校史馆栏目，点击数字校史馆图片即可呈现学校95周年的波澜壮阔的发展历程。

5.互动交流建设方面。山东省高校能够正常访问的26家独立档案馆网站中，24所高校留有联系电话、地址等，占比92.31%。设置邮箱的高校13所，占比50%。8所高校在上方标题栏设置了“联系我们”栏目，占比30.77%。20所高校在页面底部设置联系信息，占比76.92%。14所高校在首页设置了2处联系方式，占比53.85%。2所高校提供了详细的档案馆微地图，为广大校友提供了详细的线路导航[2]。完整的反馈评价体系鲜有建立，仅个别高校能够打破以往的“等待式”被浏览模式，设置论坛、微信公众号、QQ等沟通平台。

6.网站检索导航建设方面。设置全站搜索的高校11所，占42.31%，网站地图鲜有设置，25所高校设置了友情链接栏目，占比96.15%，链接至国家、各地市档案局或高校档案馆。

三、山东省高校档案馆网站存在的问题

现对山东省高校能正常访问的26个独立档案馆网站进行调研分析，发现存在以下问题。

1.网站显示效果有待提升。网站整体设计应遵循美观性、规范性、安全性、易用性的原则[3]。调研的网站在色彩搭配、网站布局等方面设计水平参差不齐。部分高校网站规划不合理，色彩搭配和谐度有待提升，层次感不强，二级页面边框不明显，正文底色不一致。部分网站首页过窄，各栏目间隔过于紧凑，经常误点击到其他栏目，且字体重叠的现象时有发生。某些网站一级标题字体过小，小于正文字体，且正文字体大小不统一。部分网站首页结构松散，内容太少，留白过多，比例不协调。有些網站大图切换图片占用空间过多，占到首页1/2，导致图片显示比例失调，图片拉扯变形，严重影响网站显示效果和访问者的感观体验。

2.网站安全性有待提升，维护更新不及时。档案馆网站作为信息化建设成果的展示平台和网络信息的查询平台，保障网站安全是重中之重。网站安全维护包括技术维护和信息安全维护。若管理人员未能及时修补漏洞、升级杀毒软件、设置防火墙，网站可能处于裸机运行状态，极易受黑客及病毒攻击。调研时发现2个独立档案馆网站打不开，占比7.1%。

部分网站更新不及时，一级标题中，例如荣誉展示、兰台聚焦、校史研究等栏目点不开或显示正在建设中。6所高校友情链接栏目存在空链接，12所高校友情链接栏目存在错误链接。例如，某档案馆友情链接至中国海洋大学档案馆，实际链接至中国海洋大学教务综合信息集成服务平台。网站未能及时维护更新，严重阻碍了档案馆网站宣传、展示、服务功能的正常发挥。

3.信息资源整合力度不强，网站内容缺乏自身特色。高校档案馆网站建设的基础和核心是档案信息资源建设[4]。山东高校信息资源建设正稳步推进。很多高校馆藏资源中已数字化的可开放的档案资源，展示学校文化和特色的档案内容在网站上显示不多，网站同质化程度过高。网站信息资源不丰富，档案学术信息资源建设有待加强，档案编研成果展示不多，档案在线展览内容和形式有待扩充、完善。多数高校网上校史、名人档案通过简单文字、图片进行展示，视频、动画等多媒体网站上应用不多，对浏览者缺乏吸引力。网站友情链接大多链接到档案局或高校档案馆网站，很少链接至当地博物馆、美术馆、艺术馆，体现了信息资源整合力度有待加强。

4.功能服务方面网站检索导航、交流反馈功能有待完善。检索能力是衡量一个网站服务质量高低的重要标准。调研的网站虽42.31%在首页设置了全站检索，但大多停留在基础检索阶段，无法为用户进行信息的订制和跟踪[5]，未能给用户提供个性化的访问体验。用户检索后再次登录时，网站无法根据前次检索记录进行相关信息的推送，检索后未留有检索痕迹。网站地图上放置了搜索引擎抓取的所有页面的链接，当用户找不到相关信息时，会想到网站地图这一补救措施，但调研的网站中均未设置网站地图。大多网站采用传统交流工具，即留有联系电话、地址等信息的方式，交流方式较为单一，未能与时俱进打破传统的被浏览模式，设立微博、论坛、档案专业APP等多种沟通方式。

四、山东省高校档案馆网站建设改进方向

1.重视档案馆网站建设，做好网站更新工作。档案馆网站作为传播高校文化、提供档案信息服务的平台，是实现数据资源共享、打造校园内全时空公共数字文化服务体系的重要方式，是档案信息化建设的重要环节。2019年，中共山东省委书记刘家义在省网信办会议上指出“山东是互联网大省，网络强省建设任重道远，必须树立更高标准、作出更大努力。”山东高校145所，仅28所高校建立了独立档案馆网站，发布档案方面信息并提供专业服务，其余117所高校档案管理页面内嵌于校办、院办、教务部门等网页中，需至少点击三次以上方可找到。为更好地服务于国家和山东省的信息化建设战略，建议相关高校在条件成熟的情况下建立独立档案网站。

网站设计时应明确网站定位，把握规范性、易用性、安全性原则。做到网站框架结构合理、主内页结构一致、色彩搭配和谐、文字背景统一等，从而达到层次分明、主题突出，整体风格突显的效果。应配备专业人员对网站内容及形式进行实时更新，及时发布最新信息，清理过期信息，完整空链接内容，更正无效及错误链接，实时保障网站信息新鲜度及准确度。

2.加强网站安全性建设，应用新技术呈现最佳展示效果。做好网站信息安全维护和技术维护工作。信息安全维护方面，档案涉及保密，应把握好信息开放和保密的尺度[6]，只在网站上传可开放的信息，应定期对网站内容进行安全检查，以防信息泄露事件发生。技术维护方面，应做好运行服务器定期安全检测、相关数据及时备份、升级病毒库查杀病毒、设置防火墙、审查日志记录文件等工作。目前，部分高校建立了站群系统，站群系统可视为是对高校现有网站进行的一次系统的、全新的、完整的建设，通过设置统一的标准及接口将各二级单位的站点连为一体，消除“信息黑洞”和“信息孤岛”，实现对全部站点的统一管理。站群系统建设平台支持虚拟机、热备部署、支持文件夹及多级目录文件的篡改保护，具备监控、报警、跟踪、自动恢复等功能。站群系统外配备了网站监控系统、数据防火墙、出口防火墙、堡垒机、漏洞检测、日志审计系统等安全保障体系。因此，建议在条件具备的情况下将档案馆网站纳入到学校站群系统中，实现档案馆网站全托管，增强安全防护能力[7]。

网页设计方面，建议将Web3D技术、360全景技术、虚拟现实技术（VR技术）[2]运用于在线浏览页面，用户可在网上浏览以三维形式表现出来的物体，并进行交互式操作，体验身临其境的感受。引入CGI技术提供完备的数据资料的检索利用功能，运用ASP、JSP、数据挖掘等技术开发动态页面，实现与档案管理系統的对接，将档案管理系统的数据在经过严格保密审查后发布于档案馆网站上，从而将网站集成为更为专业的档案信息管理及服务平台。

3.加大信息资源整合力度，注重特色展示。网站建设要与档案信息资源开发、数字档案馆建设相结合[8]，拓宽档案资源的收集渠道，加快档案数字化建设进程。档案数字化时应坚持“用户至上”的原则，将可公开、利用率高的档案优先数字化，上传可开放的数字化档案信息，丰富网站资源。注重对档案的编研开发，制作不同形式的特色档案专题于网站中发布，突显学校文化特色及馆藏特点，传承学校文化、沉淀学校历史精华。增设具有人文特色的档案信息内容，如档案百科、档案资讯等栏目，向公众科普档案专业知识，强化公众档案资源保护及利用意识，增强档案工作影响力。丰富展示形式，加大动画、视频等多媒体信息比例，为用户提供更多的生动、鲜活的信息，提高档案文化吸引力。增加与图书馆、艺术馆、博物馆等的链接，打造零距离、全时空数字资源共用、共享体系，实现信息资源的有效利用。

4.完善网站功能服务。树立“以人为本”的服务理念，创新服务方式，充分发挥网站的远程服务功能和优势，推出个性化的利用服务及人性化的咨询服务[9]，实现网站建设的定位由展示型向互动型转变。植入Cookie技术，自动识别已注册或经常来访的用户[5]，通过RSS订阅实现个性化信息的定制与推送，全面提升网站检索服务水平。设置网站地图，方便用户轻松找到所需信息。设置反馈栏、评价栏，对用户的需求及评价进行合理分析，“有则改正之，无则加勉”，提升档案服务水平。开通多种互动交流方式，建立微博、论坛、微信公众号等交流平台，扩大受众面，配备专人做好交流和互动，不断提升社会对档案工作的认可度。

“山东是互联网大省，网络强省任重而道远”。省内高校应清楚认识到档案馆网站建设的重要性，加大人力和物力投入，完善档案馆网站功能，以更好地传承历史记忆，提升档案信息服务水平。