“互联网+”背景下提高高校档案利用效果研究

摘 要 档案是社会发展的记忆，是各种事实、经验知识的重要载体。开展提高高校档案利用效率和水平的研究具有重要意义，可以更准确地找到档案资源，满足用户的基本需求;为用户提供主动服务，更加生动地向用户展现学校真实的历史面貌;对于可公开的档案资源，可以使他们很好地融入其他信息资源，提高档案资源的利用率，发挥档案资源的生产力作用。

关键词 高校 档案利用 互联网 措施

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2019-08-30

作者简介：任天琪，天津城建大学档案室主任，馆员，硕士，研究方向为档案管理。

Research on Promotion of University Archives Utilization Under the Background of "Internet +"

Ren Tianqi

Abstract Archives are the memory of social development and the important carrier of various facts， experiences and knowledge of archives resources development. It is of great significance to carry out research on improving the efficiency and level of archives utilization in colleges and universities. It can find archives resources more accurately to meet the basic needs of users， provide active services to users， and display the true historical features of schools more vividly to users. Open archives resources can make them integrate well into other information resources， improve the utilization rate of archives resources， and play the productivity role of archives resources.

Keyword colleges and universities; archives utilization; Internet; measures

高校档案馆（室）是高校发展的见证部门，其保存的档案数量巨大，种类丰富，内容庞杂，具有不可估量的价值。对于建校历史悠久的高校来说，一件年代久远的档案，无论其载体，还是所记载的内容，所蕴含的价值是等同于文物价值的。如何使高校档案有效地发挥其应有的作用和价值，是本文研究的重点和难点。

一、“互联网+”环境下高校档案需求的变化

“互联网+”已经成为近几年各行各业的流行语。“互联网的创新成果深度融合于经济、社会各领域，提升了全社会创新力，形成经济社会发展的新形态。”[1]在这一时代背景下，先进的信息技术对高校档案工作产生了深刻的影响，使高校档案的利用需求产生了转变。

在现代高等教育发展的背景下，高校档案的利用需求呈现出以下几个特点。

1.档案的社会功能增强。一方面，高校档案馆馆际之间的交流合作变得频繁，高校之间的档案资源能够相互补充、相互借鉴，既可以厘清高校间的历史变迁过程，也可以清晰完整地勾勒出高等教育发展历程;另一方面，随着档案意识和开放档案在社会的普及，人们对档案的重视程度越来越高，档案观念越来越强，社会各界也都普遍承认档案的原始凭证功能。特别是高校的学籍档案，在诸如就业、出国、各类考试、积分落户、财产公证、职称申报等方面，都会被人们调阅利用，充分发挥了档案的凭证作用。

2.档案的文化功能增强。档案是最原始的文献，记载的内容是最客观、最直接的，其中蕴含的文化价值越来越得到人们的重视。作为高校来说，“文化底蕴深厚，文化育人、服务社会是其承担和肩负的重大责任，高校档案则详實地记载了一所学校的变迁和与之相伴的社会发展”[2]。一方面，我们可以通过对档案的研究，挖掘出校园文化的演变过程，及时发现问题，去粗取精，去伪存真，总结、提炼出当代校园文化，传承自身优秀文化传统，不断发扬光大;另一方面，通过对历史档案、人物档案、特色档案、多媒体档案、实物等档案的运用，可以对校园文化进行多角度宣传，是社会了解高校的重要手段之一。

3.编研成果呈现多元化趋势。编史修志始终都是档案发挥其历史价值的基本手段之一。由于高校档案数字化比例越来越高，可利用的现代化数据挖掘手段越来越多。除了大事记、组织沿革、年鉴等传统文字成果外，还可以从已经数字化的档案信息中或者科研、多媒体等档案中开发出各种形式的编研成果。比如，量化高校的学生、教师、办学条件等各类数据，可以编纂成数字汇编;从科研档案中挖掘某类技术的演变过程，为后续研究提供佐证。

二、高校档案利用工作中存在的问题

在数字化的大背景和大方向下，高校档案信息化工作逐步开展。一方面，加大对电子文件的归档力度;另一方面，依靠现代化技术和设备，对已有纸质档案进行回溯扫描。但即便如此，数字化档案所占的比例仍然偏低，整体速度缓慢。档案的利用服务多为线下服务，没有充分利用互联网等现代技术手段，更没有很好地将档案的历史价值最大限度地发挥出来，档案利用效果难以达到人们的期望。通过调研，作者认为主要原因有以下几个方面：

1.档案利用方式相对单一。当前，高校档案管理多处于基本的原始积累阶段。档案的利用方式还基本沿袭传统方式，仍然以翻阅纸质材料等传统手段为主。虽然绝大多数高校档案管理部门都建立了自己的门户网站或者微信、微博公众号，但内容多为政策制度法规、全宗介绍、对外服务指南等，或者提供一些甄选的照片档案、实物档案影像。先进一些的网站可以对接本校的档案管理系统，查询公开档案目录，可是涉及档案具体内容的利用，则只能到档案馆（室）进行人工调阅。客观上，这种情况相较之前没有利用网络手段的传统方式有了一定进步，但是与交互式、智能式等信息化利用方式还是有不小距离的。从服务模式角度看，当前档案的利用工作仍以被动服务为主，相对缺少一些有针对性的特色服务，档案工作人员的主动服务意识比较薄弱。这既不符合现代服务工作理念，更在一定程度上造成了有价值的档案无人问津，需要利用档案的人无处查找，客观上降低了档案的利用率。

2.服务定位相对狭隘。《高等学校档案管理办法》明确规定：“凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。”应该说，相较于规定中的服务对象，高校档案远没有达到面向全社会开放的程度。从广度上看，在所调研的高校中，档案利用主要涉及以下方面：对外出具学籍的相关材料;为学历认证中心和学位认证中心出具认证材料;校内发文、统计数据、基建图纸、财务凭证等档案的查询服务。利用对象多为本校师生员工或是校友，对社会人员的开放度相对较小。正是这种服务定位制约了高校档案工作的发展。一方面，因为开放度越小，我们越无法了解社会大众对档案的真正需求，无法正确、有效地开发开放档案资源，从而使大量珍贵的档案束之高阁;另一方面，由于无法准确了解社会大众的需求，可能会错过对一些珍贵档案的收集，造成无法挽回的损失。

3.档案编研成果深度不够。“档案编研是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。”[3]从所调研的高校来看，很多高校都在积极进行编研工作，特别是历史悠久的高校，组织编撰了校志、年鉴、大事记、组织沿革、档案利用效果典型事例、数字汇编等多种类编研材料，取得了很好的效果。但是，综合来看，这些编研成果都只是对档案原始材料进行直接运用，或复制，或摘录，编研手段落后。只有极少数的，比如对校内机构改革和任职情况等内容加以总结，可以综合了解学校发展的成果。大多数的编研成果都缺少对档案内容较为系统、深入的综合分析，没有运用到数据挖掘等先进技术分析手段，仅仅是从工作需要出发，只发挥了档案的凭证作用，档案的文化功能并没有有效地发挥出来。

三、提高高校档案利用效果的措施

高等教育的快速发展和信息技术的广泛应用，为高校档案利用工作实现新的发展提供了重要条件。

1.档案管理制度体系是建立“开放生态的新环境”的基础。在“互联网+”环境下，高校档案如何满足社会对高校档案的需求，这是我们关注的一个问题。“‘互联网+时代的开放生态不应只强调开放特征，还应从生态角度保持档案开放与开发的有机平衡，构建和谐的专业生态。”[4]“开放与开发的有机平衡”归根到底还是要建立起规范的、真正可操作的制度，并严格执行，尤其是档案销毁、解密、开放等相关制度。

高校档案制度建设的基础，是教育部和国家档案局于2008年联合发布的《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）。在吃透“办法”条款的基础上，结合各高校工作特点，健全相应制度，完善工作程序。这个工作看似老生常谈，但是真正做到切合实际的少之又少。高校档案内容结构复杂，除了《办法》中涉及的十一类纸质和电子档案外，实物档案、专项工作的专题档案等都是高校档案的重要组成部分，直观地展示了学校的发展变迁和每个时期的工作重点、大事要事。因此，我们要结合学校实际，对档案进行科学分类，逐类梳理归档流程，明确归档范围和保管期限表。档案保管期限表并非一成不变，我们要根据档案利用率、社会对档案的需求、实际工作中的新情况等，对档案保管期限表进行定期更新，这点是很重要的。从收集角度来说，一是使应进馆的档案无一遗漏，确保重要、珍贵档案收集的完整度;二是杜绝没有保存价值的文件混入档案，做到“全而不滥”，以免浪费人力、物力资源。从所管档案的质量来说，更新保管期限表，是对已保管档案的二次鉴定，对已到期且没有保存价值的档案进行销毁，对已解密档案进行开放并划定保管期限，都是在优化馆藏结构，使档案不仅“全”，而且“准”，保证档案质量。

2.开发适用的档案管理系统是提高档案利用效果的重要手段。前文提及，大多数高校档案信息化程度不高，即便有一定信息化基础的高校，也难以达到人们对档案利用的理想程度。如何开发适用的档案管理系统，是高校档案管理乃至档案界的一个重要课题。档案不同于图书，不能仅仅只是对档案信息进行简单著录、分类，“档案的实质在于：它不仅记录了成就，而且记录了获得成就的过程”[5]。所以，我们在设计档案管理系统时，要抓住档案“与历史同构性的本质”[6]，必须尊重档案记录历史的功能。换言之，就是尊重历史原则。

笔者参加过教育部人文社会科学研究项目“‘魂系历史主义的档案元数据核心集的构建研究”（项目批准号：15YJC870007）的相关研究，“档案元数据核心集是档案历史联系数据的数据集合”[7]。项目对档案元数据核心集的构建机理、模型、内部要素及关系进行研究，并给出以档案元数据核心集为基础的系统设计框架，归纳出档案元数据标准。如果能将这一设计理念用于档案实践，则可以根据档案用户的需求，更准确、快速地找到相应的档案资源，最大限度地发挥档案的凭证作用，“对于公开的档案资源，可以使它们很好地融入其他信息资源，提高档案资源的利用率，发挥档案资源的生产力作用”[8]。

3.拓展档案利用渠道，以达到“跨界融合、以人為本、文化休闲”的目的。黄霄羽教授将国外档案利用服务的特征总结为四点，即“跨界融合的新态势、以人为本的新理念、文化休闲的新导向、开放生态的新环境”[1]。前文已经对“开放生态的新环境”建立的基础进行了阐述。如何利用其他三点特征，做好档案利用服务工作，也是高校档案工作者需要积极思考的一个问题。如今，各大高校都在梳理自己的历史，编史修志，特别是历史悠久的高校，已经建立起自己的校史馆，开发出很有价值的编研成果，但这只是发挥档案文化价值的第一步，远远没有将档案的价值发挥到极限。

作为高校档案工作人员，要善于结合学校教学、科研等中心工作，特定时间开展的重要工作、重大活动，以及师生关注的热点问题，积极组织、开展档案材料的研究和挖掘，做到以史资政。我们还可以在完备的档案管理系统中建立馆际互借通道，不光是档案馆之间，包括和图书馆、博物馆之间，积极开发档案与其他领域的融合，使开放的档案信息动起来、活起来。

切实提高高校档案利用效率和水平离不开高校广大师生乃至全社会的广泛参与和大力支持。要充分发挥高校资源优势，在校内开设档案选修课程，为学生普及档案利用工作知识。要积极利用学校开展的“校园开放日”等大型活动，通过布置展台、宣传橱窗等做好档案法律法规、知识的普及，帮助人们熟悉、掌握档案利用工作的意义。

参考文献

[1]黄霄羽，管清潆.“互联网+”时代国外档案利用服务的前沿特征[J].档案与建设，2018（10）.

[2]王莉娜.大数据背景下高校档案文化价值的研究与拓展[J].山东档案，2019（1）：14.

[3]百度百科.“档案编研”词条[DB/OL]. https：//baike.baidu.com/item/%E6%A1%A3%E6%A1%88%E7%BC%96%E7%A0%94/4637621？fr=aladdin，2018-04-20.

[4]黄霄羽.国外档案事业步入“互联网+”时代——2016年国际档案界回眸[J].中国档案，2017（2）：72-75.

[5]谢伦伯格，著.黄坤坊，译.现代档案——原则与技术[M].北京：档案出版社，1983.

[6]刘新安，伍振华，崔杰.档案历史联系与历史的同构性：一个新的档案本质观点[J].档案学通讯，2016（6）：4-6.

[7]崔杰.基于同构性档案本质的档案元数据核心集元问题研究[J].兰台世界，2019（7）：49.

[8]任天琪. 档案元数据核心集内部要素及关系研究[J].档案与建设，2016（8）： 15.