《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》解读

葛仁军 袁晓智

《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》（以下简称《实施细则》）已于2019年10月31日由省国有企业退休人员社会化管理工作领导小组办公室和省档案局联合印发，《实施细则》是辽宁省国有企业退休人员社会化管理工作的重要规范性文件。为方便全省各级档案行政管理部门对辖区内国有企业退休人员人事档案（以下简称“退管档案”）的规范化整理和数字化工作进行业务指导，以及地方党委政府指定的退休人员人事档案接收单位和同级国家综合档案馆做好移交接收工作，本文对《实施细则》的制定背景、有关条款含义、实施方法等进行阐述。

一、《实施细则》的制定背景

国有企业退休人员社会化管理是党中央、国务院全面深化国有企业改革，加快剥离国有企业办社会职能和解决历史遗留问题的一项重大决策部署，辽宁省委省政府对国有企业退休人员人事档案社会化管理工作高度重视，将省档案局纳入辽宁省国有企业退休人员社会化管理工作领导小组，负责统筹协调各级档案行政管理部门指导企业做好移交前的档案规范化整理和数字化工作，并指导档案管理单位做好“退管档案”移交工作，实行集中统一管理，为省档案局做好全省退休人员人事档案指导工作提供了坚实的组织保障。

省档案局积极组织力量起草《实施细则》。通过深入全国试点城市——大连的社保中心以及沈阳、本溪等相关国有企业实地调研，形成征求意见稿，向国家档案局以及沈阳、大连、鞍山、盘锦等辽宁四个试点城市的档案局征求意见，进行了补充和完善，历时两个多月，前后修改二十余稿，由省退管办和省档案局联合印发的《实施细则》成为《辽宁省国有企业退休人员社会化管理工作方案》（厅秘发〔2019〕108号）的重要配套文件之一。

《实施细则》既为国有企业在退休人员人事档案的规范化整理和数字化工作方面提供了内容详实的操作指南，也为地方党委政府指定的档案管理单位和同级国家综合档案馆接收档案提供了可遵循的依据。

二、《实施细则》的主体框架及要点

《实施细则》的内容安排遵循“退管档案”工作流程，分章节布局，对国有企业退休人员人事档案社会化管理工作的各个方面和全过程进行规范。《实施细则》共分五章，二十五条。

《实施细则》在规范化整理方面主要依据《干部人事档案工作条例》，同时参照《企业职工档案管理工作规定》的相关内容。因为国有企业单位中的领导人员、管理人员和专业技术人员属于干部身份，近年来许多企业特别是中央驻辽企业遵循《干部人事档案工作条例》及相关配套文件的规定开展了干部人事档案规范化整理工作，对其工作成果应予尊重，同时《实施细则》兼顾企业职工档案的一些特点，在归档范围上增添了相应的内容。《实施细则》在数字化方面主要依据《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017），同时吸纳了《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）的相关要求。

1.《实施细则》提出整理原则，特别强调了无论是依靠企业自身力量还是采取外包的形式，整理者个人或者外包公司都不得擅自处理或者销毁档案;在鉴别工作中，无论是鉴别姓名还是鉴别重份，抑或鉴别是否属于归档范围（比如不属于归档范围的中共党员“思想汇报”“毕业论文”正文），最终都是由本企业组织人事（人力资源）职能部门决定，采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。

2.“退管档案”应根据其内容特征分十大类。需要强调的是，分类不能只看材料名称（标题或者表头），而应根据材料主要内容判定类别。

（1）履历类：包括各种履历和简历性质的登记表、履历表、简历表及各种简历材料。有鉴定内容的履历表和简历表，如以履历为主的，归入第一类。

（2）自传和思想类：包括历次自传，如历史自传、思想自传、反省自传、小史、小传;思想类材料主要指重大教育活动和重要党性分析材料，比如参加“三严三实”“两学一做”“不忘初心牢记使命”主题教育等活动的思想汇报和党性分析材料。干部报告个人事项和以自传为主要内容的履历表或简历表归入第二类。

（3）考核鉴定类：考核包括年度考核、定期（任期、援派、挂职、扶贫等）考核，提拔使用后的后备干部登记表以及重大事件、突发事件和重大任务的表现材料;鉴定主要包括个人鉴定、出国（境）、调动、转业及其他鉴定材料。毕业和结业鉴定应归入第四类;干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类。

（4）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。第四类中含四个二级类目，包括中学以来取得的学历学位、成绩表，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），科研学术，培训（2个月以上的）材料。

（5）政审、审计和审核类。政审包括各类政审表及历史情况政治审查的批复和结论及主要依据和证明材料;本人的意见和交代说明材料;甄别、复查以及撤销的结论、批复和依据材料;家庭成員及主要社会关系的证明材料、平反决定、通知或复查意见。审计包括经济责任审计、离任审计的审计结果和整改情况材料。审核包括纪检监察机关出具的干部不宜使用、不适合担任现职的意见及企业领导人员廉洁从业结论性评价材料;干部申诉复核、处理决定、再申诉处理决定书等;干部人事档案专业审核和任前审核以及干部职工基本信息认定材料。更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、出生时间、入党入团时间、参加工作时间等材料，职工参加工作时间及连续工龄核定表等计算连续工龄审批材料，如原下乡知识青年计算连续工龄审定（批）表、参保职工视同缴费年限认定表，均归入第五类，而不是放入9—2类的退休审批材料中。补充归档的情况说明或者调查报告类材料，涉及“三龄二历一身份”信息认定或补充说明的，归入第五类。

（6）党、团类材料。包括加入党、团组织的志愿书、（转正）申请书、培养教育考察材料;整党工作、党员（重新、不予、缓期）登记、民主评议以及劝退、除名，取消预备党员资格、退党、脱党材料;恢复组织生活（党籍）的材料;加入或退出民主党派的材料。加入或退出工会、行业协会等材料不归入第六类，可以归入第十类。

（7）表彰奖励类材料。评先、评优、表彰、嘉奖、记功及授予或撤销奖励和荣誉称号的材料、报表;享受政府津贴的材料。

（8）违规违纪违法处分类材料。党纪政纪处分以及解除（变更、撤销）处分的决定、依据与证明材料，本人的意见、交代、检查和说明材料;公检法部门的起诉、判决、拘留，以及没收、收缴、追缴违法、非法所得和非法财物的材料;各类处理处分、个人诚信的相关材料。

（9）工资、任免、出国和会议代表类材料。第九类中含有四个二级类目。9—1是工资、待遇。9—2是任免，包括招录、聘用;任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休;辞职、辞退、罢免;职务职级。9—3因公出国（境）。9—4会议代表类。有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，归第九类。

（10）其他可供组织参考的材料。健康检查、处理工伤事故、治丧材料;人事档案报送、审核;因私出国（境）材料;毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），工作调动介绍信，再生育子女（自愿生育一个孩子）申请审批表等有参考价值的材料。

第十类是兜底条款，有保存价值属于归档范围又无法放入前九大类里面的材料均可放入第十类。

总体上，在干部人事档案收集范围的基础上，根据企业职工档案的特点增添了职业技术学院、技校登记表、成绩单，以工代干材料等等。

3.《实施细则》对内容交叉的档案材料分类提出了处理意见。

（1）第三类（考核鉴定）与第四类（学历学位、专业技术职务[职称]、学术评鉴和教育培训）。组织人事（人力资源）部门记录的干部职工参加脱产培训情况和培训期间主要表现材料、考核结果等归第四类，其中以主要表现内容为主的，归第三类。

（2）第五类（政审、审计和审核）与第八类（违规违纪违法处分）。政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，归第八类;凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类;干部申诉复核决定、申诉处理决定书、再申诉处理决定书等，归第五类，其中涉纪涉法的，与处理处分材料一并归第八类。

（3）补充归档的情况说明或者调查报告类材料，涉及“三龄二历一身份”信息认定或补充说明的，归第五类;其他情况按照涉及的内容和针对的问题，归入相应类别。有时如果只看工作介绍信题名，而不仔细看内容，就容易发生分类混淆，比如招收固定工人（全民）介绍信与招收工人登记表属于录用的配套材料应归入第九类9—2中，而工作调动介绍信，放入第十类。

4.对人事档案的排序与编号提出了要求。

（1）按材料形成时间排序的有第一、二、三、七、十类。

（2）按材料内容的主次关系排序的有第五、六、八类。

（3）按材料性质和时间顺序相对集中排序的有第四、九类，即二级类目内容相对集中。比如，4-1中同一学历学位材料应当集中放置。

（4）类号、顺序号及页号。类号、顺序号和页号不要写在托裱纸上，应用2B铅笔标注在材料上;材料中间有原始表格和页码的，即使没有填写内容，也应编写页码;页码是每份材料内小流水，不是整卷大流水号。

5.对档号的编制进一步明确：全宗号——退休年度

——案卷流水号。在案卷封面左上角标注档号。档案卷盒背脊应附标签，作出明确标注，便于检索。如卷脊编号处企业原有标注号码，可保留;如没有，也可将档号标注在编号处。姓名和籍贯照实錄入。

全宗号，由最终接收退休人员人事档案的国家综合档案馆给定。一个企业给一个全宗号。退休年度，办理退休完成审批的年度，由4位阿拉伯数字表示，是退休审批表中认定的退休年度，如材料上注明同意该职工于2015年12月退休（职），从2016年1月起享受基本养老保险待遇，退休年度就是2015年。案卷流水号，年度内顺序号，由3位阿拉伯数字表示，不足3位用“0”补齐。如企业某年退休人员超过千人，则该企业全部人事档案的案卷流水号可用4位阿拉伯数字表示，不足4位用“0”补齐。

6.对编目提出了要求。卷内的人事档案目录（见下图）内容包括序号、材料名称、材料形成日期、页数和备注，一般由电子表格（XSL）录入，并打印出来置于卷首。为便于日后补充材料，一般每类目录（包括四、九类的二级类目）均重新另起一页。

（1）序号。包括类号和顺序号。

（2）材料名称。根据材料标题及内容填写。

（3）材料形成日期。一般采用材料落款标明的最后时间，要填清年、月、日，年度为四位数，月和日均为两位数，不足部分用“0”占位，如“20121203”。复制的档案材料，采用原件形成时间。比如，任免审批表，应以审批单位签署的时间为准;如果由选举产生，应以选举当选的时间为准;干部履历表上有干部本人填写的时间，还有组织上审查盖章的时间，应以组织上审查盖章时间为准;入党志愿书，应以组织批准为正式党员盖章确认的时间为准。

（4）页数。每份材料的总页数，用阿拉伯数字标注，A3页面材料为一个整体版面的计为一页。

（5）备注。填写需要说明的情况，如“补办”“复印件”“原材料破损”“附翻译件”“附考察材料”“附现实表现材料”等。

7.对技术加工提出要求。材料和目录采用A4纸型，左侧留25mm的装订边，档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。但对纸张破损、幅面不标准的档案材料，应当进行复制和技术加工。

（1）复制。对纸张破损、字迹易褪色（或模糊不清）材料应复制，复制件应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。

（2）折叠。幅面过大材料从下面或右边进行折叠，档案材料原则上不得裁剪。

（3）托裱与加边。破损或幅面过小影响装订的应托裱，比如学历证明复印件、毕业报到证、学生成绩册等;装订边过窄须加边。胶棒和胶水要用能防虫蛀、防腐蚀的专用粘胶剂，如聚乙烯醇（简称PVA）无毒无害，不易生霉。

（4）拆除金属物。拆除如大头针、曲别针、订书钉等金属品，防止氧化锈毁材料。

8.对装订提出要求。档案材料及目录应左边、下边对齐;不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件材料。档案材料一律正装，横写的材料名称在上，竖写的材料（主要是20世纪50年代前后形成的早期材料）名称在右。横排版的表单材料，表头在左侧（装订边一侧）。

9.档案数字化。各国有企业可以只用XSL电子表格和扫描仪自带驱动程序即可完成退休人员人事档案数字化工作。

（1）档案出库。整理人员首先从人事档案库房按批次借出待整理档案，核对档案编号后，在人事档案出（入）库登记表的对应位置上签字确认，经相关责任人批准后对人事档案进行出库交接。

（2）前处理。编制页号，拆除装订，技术修复。人事档案须全部扫描，不能挑扫。

（3）目录数据库的建立。采用通用数据格式，XLS格式录入。建立案卷目录和份目录，见下图。

案卷目录打印出纸质版后可作为企业与接收单位之间移交手续中的档案移交清册。

（4）扫描。选择相应的扫描设备，进行相关参数的设置和调整，保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近人事档案原貌。

扫描设备应采用接触式扫描仪，对于质量比较好的纸张，可采用双面高速扫描仪;对于老旧、薄软的纸张，可采用平板扫描仪。不建议采用高拍仪设备，因为受光线和角度的影响，易出现图片失真。

全部采用彩色模式扫描;扫描分辨率不小于300dpi;长期存储采用单页文件JPEG格式;以档号为唯一标识符对图像命名，如TN001-2015-001-1-1-01.JPG。

（5）图像处理。①旋转及纠偏。对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像，应进行纠偏处理，图像正负偏差小于0.5度，以视觉基本不感觉偏斜为准。②裁边。原则上原16开和B5纸型扫描后，不必进行裁边。如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2mm—3mm处裁剪图像，保证人事档案原貌。装订线附近有信息时，可适当扩大留白范围。③去污。遵循展现人事档案原貌的原则，处理过程中不得去除人事档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹，只去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质。④拼接与背衬。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，进行拼接处理合并为完整的图像;对于较薄的纸张，容易发生扫描背面情况，要求垫衬纸后扫描，同时保证操作时扫描仪背板洁净。⑤图像质量检查。数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。及时纠正漏扫、错扫、重复扫、多扫等情况;数字图像的排列顺序与人事档案原件不一致时，应及时进行调整;对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。图像外观整洁清晰，避免出现杂质、折痕、黑点、黑线、黑框、黑边、背透、变形失真等情况，以不遮图像信息为准。

数字化成果可以形成四级文件夹和扫描图片数据（见下图）。

第一层文件夹：每个单位建一个大文件夹;

第二层文件夹：包括各退休年度的文件夹、案卷目录及份目录;

第三层文件夹：在每个退休年度内为每人的档案建立一个文件夹;

第四层文件夹：在每个人的文件夹中，建份文件夹;

在份文件夹中，是每份文件的所有扫描图片，文件夹的命名方式与档号相同，不用体现退休人员姓名和企业名称。

（6）数据挂接。①应借助相关软件对数据库中的目录数据和与其对应的纸质人事档案数字图像进行批量挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。实现基于相应规则（图片文件名与挂接索引或档号对应;层级文件夹结构名称与挂接索引或档号对应）的批量挂接，确保图片上传快捷。②逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与退休人员人事档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开以及诸如字段是否为空，性别与身份证号互检、图片格式分辨率系列属性等关系进行校验等，发现错误及时进行纠正。

退休人员人事档案接收单位应积极準备相关接收软件，待企业移交后即实现挂接，按照中央的要求认真做好档案提供利用工作，实现档案服务数字化、便捷化。

企业也可以另外留存一套人事档案数字化副本，借助相关软件完成挂接，实现查询、输出、打印功能。

退休人员人事档案数字化副本涉及个人信息，不得通过公共互联网传递，应采取离线方式交接，确保个人信息安全。

（7）数字化成果验收与移交。以外包形式进行退休人员人事档案数字化的企业，应对数字化成果进行验收。

（8）人事档案归还入库，履行人事档案入库手续。

三、《实施细则》的实施

《实施细则》的制定和下发对我省“退管档案”工作具有重要的指导作用，各级档案行政管理部门和“退管档案”接收单位以及各国有企业要充分重视，认真落实，确保按期实现国有企业退休人员人事档案及数字化成果顺利移交与接收。

1.各级档案行政管理部门与同级国有企业退休人员社会化管理工作领导小组办公室联合将《实施细则》予以转发，不仅要将《实施细则》转发至本辖区内的档案行政管理部门和“退管办”以及“退管档案”接收单位，还要将文件转发至辖区内所有国有企业，及时组织本地区各相关单位和企业学习贯彻《实施细则》。

2.各级档案行政管理部门要加强对国有企业“退管档案”工作的监督与指导，将“退管档案”管理列为近期档案工作的重点。通过培育典型、试点先行的方式，对本地区国有企业退休人员人事档案整理和数字化已经完成的工作认真进行梳理、总结、完善，形成可复制可推广的经验，更好地发挥先进典型的示范引领作用。

3.各国有企业要组织人力资源（组织人事）职能部门与档案部门相关人员进行学习，吃透《实施细则》的精神实质;在学习的基础上，明确工作进度，倒排工期，通过细化责任分工，制定时间表和路线图，督促集团本部及所属企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作同步整体推进;同时积极鼓励各企业结合实际，充分利用现代信息技术进行技术创新，进一步提高档案规范化整理和数字化工作效率。各国有企业应与地方党委和政府指定的人事档案管理单位做好移交衔接工作。

4.明确退管档案的归属与流向。各国有企业在完成退休人员人事档案规范化整理和数字化工作后，将退休人员人事档案和数字化副本统一向地方党委和政府指定的人事档案管理单位移交;死亡五年以上的，由地方党委和政府指定的人事档案管理单位将其人事档案和数字化副本向同级国家综合档案馆移交。交接双方办理交接手续，移交清册由双方永久保存。

5.根据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）“规范并支持社会力量参与档案事务”的相关要求，对存量退休人员人事档案数量大，依靠自身力量难以按时完成任务的企业，可以考虑引进档案专业数字化公司参与工作。