浅谈档案信息化管理风险防控方法及应对措施

牛婷婷

摘 要：随着计算机网络环境的迅速发展，信息化管理已经涉及到企业管理工作的各个方面，档案管理工作的信息化管理工作的推进也是具有必要的。计算机网络环境是信息化管理工作的平台，档案信息化管理工作的风险性受到计算机网络安全性的影响。虽然国家一直在对网络安全进行管制，但是计算机网络的公开性使得其安全风险一直存在。本文通过对档案信息化管理防控风险的分析，对档案信息化管理风险防控方法和应对措施进行研究。

关键词：档案信息化管理;风险防控;应对措施

在计算机网络广泛覆盖的工作环境中，对企业档案进行信息化管理具有必要性。将纸质版的档案转化为电子档案进行管理可以提高档案的管理效率，减少档案管理的工作量，也可以将档案管理工作与企业运营过程中的其他工作进行有效的衔接和结合，将档案管理工作的作用进行有效的发挥。但是在现有计算机网络环境中进行电子档案的管理仍然存在许多安全隐患，档案管理工作人员在进行档案管理工作过程中要提高风险意识，对档案信息化管理工作中潜在的风险制定有效的防控措施。

一、档案信息化管理的可能风险

1.档案信息的真实性

档案的信息化管理进行建设需要将所有的档案信息转化为数字的形式，并使用各种电子文档进行信息收集。但是在现有档案信息管理技术水平下，传统的档案学要求的“档案文件原始性”没有办法完全满足现在档案管理工作的工作要求。尤其是接收和采集的电子文档，其原本的文件内容在网络环境下难以得到全面的体现。所以，没有原生载体的档案，在进行档案信息化管理的过程中具有无法保证信息真实性的风险。

2.网络、计算机技术等本身的安全风险

随着网络技术的发展，互联网成为一个开放、共享的系统空间，从存在开始就有许多的信息安全隐患存在。即使每个国家都制定了关于计算机网络使用方面的规章管理制度，并且都很注重网络信息安全系统的构建，但是在网络空间中计算机病毒和黑客攻击等风险一直都存在。

3.档案信息的泄露风险

档案信息化管理为档案的整理和管理带来许多的便捷，可以有效的提高档案管理的效率，但是档案的信息化管理相较于传统的档案管理具有更加容易泄露信息的风险。信息化档案管理中对档案的储存、保管、查询、利用方式等方面都和传统的档案管理不同。计算机网络的开放性的特征和档案管理的机密性特征是背离的，对档案信息化管理带来挑战。并且，电子的档案信息储存有着易失效的风险，这对档案信息的储存和管理技术带来挑战。

4.档案信息的完整性风险

在对档案信息进行整理存储的过程中对档案的真实性和档案的完整性具有严格的要求，要保证档案进行数字化的过程汇总内容要完整，要能够详细的记录档案的内容。但是在实际的档案信息化建设过程中，电子文件的行程、存储、归档、交换、查询、信息管理过程汇总，受到管理平台、管理机制和信息载体的约束，档案信息的建设容易出现原有数据不完、次序散乱、档案信息被调整等问题，甚至会出现档案丢失的问题，使得档案丧失原有的价值，给档案的信息化管理带来风险问题。

二、档案信息管理风险评估的重要性

1.风险评估的要点

在进行档案信息管理的过程中进行有效的风险评估可以有效的防范风险，制定科学的风险预防措施。电子档案管理人员进行档案管理风险的评估要先对电子档案的应用进行全面的分析，在对电子档案进行科学分析的基础上，对风险进行有针对的预防和控制。风险评估的方面主要包括风险发生的概率、可能造成的损失程度、风险的等级、防范方法、解决措施等方面。

2.风险评估的作用

档案信息化管理风险主要是信息安全方面的风险，主要是对电子档案存在的弱点、面临的威胁和可能会造成的影响的分析，以及对这三个方面综合的分析和风险评估。进行有效的风险评估可以降低电子信息档案管理出现风险的概率，可以提前制定风险防范措施，在風险出现的情况下，将负面影响降到最低，进而提高电子信息档案管理的有效性。

3.风险预判意识

档案信息管理人员在进行电子档案管理的过程中要时刻具有风险防范意识，对信息安全问题提高警惕，积极应对电子档案管理过程中遇到的风险问题，在风险防范的过程中尤其要注重对不确定风险的防范。电子档案管理工作人员在工作中要把风险控制工作放在工作的首位，要积极应对风险，提前制定科学有效的风险防范措施，尽量避免风险的出现和降低风险带来的损失，促进档案信息化管理水平的提高。另外，企业要在思想层面上改变对电子档案管理没有风险的错误认识，对档案管理过程中风险发生后可能带来的后果进行分析，使得管理人员能够对信息管理中的风险发生形成正确的认识，重视每个管理环节的安全工作，提高电子档案管理安全意识。

三、档案信息化管理安全风险防控方法和应对措施

1.加强档案信息化管理标准建设

档案信息化管理涉及到的范围广泛，对于企业运营的影响深远。但是在档案进行信息化管理之前，纸质版的档案使用的时间是很久远的，对于企业的管理具有深远的影响，档案管理的模式已经固化，档案管理人员在进行档案管理的过程中受到传统档案管理方法的影响较大。在进行档案信息化管理的过程中要将档案管理的标准进行统一还是困难的。针对这个问题，企业在进行档案信息化管理的过程中要制定统一的管理标准，对档案管理人员的管理水平进行提高，建立相关的有效的信息管理平台，使得档案信息化管理的工作符合管理要求，达到信息化管理水平，确保信息化管理的有效性。

2.做好档案信息化管理调研工作

进行档案信息化管理的基本要求是要符合信息化管理的相关规范。随着电子网络技术的更新和提高，电子信息化管理的环境在不断变化，原有的档案管理制度对于档案信息化管理已经不再适用，企业的档案管理部门有必要根据现有的信息化档案管理需要制定相应的档案管理制度。在进行档案管理制度的时候应该多方面考虑，档案管理涉及到的企业管理部门和企业员工比较多，企业人员的分布在不同分部门，档案信息具有一定的复杂性，在进行档案管理的过程中要做好调研和信息整理工作，对企业员工的档案信息进行全面的调研，保证档案信息记录的真实性和可靠性。另外，档案管理人员在进行档案整理的过程中要把整理的重点放在纸质版的档案整理上，确保纸质档案的改动和电子档案改动的统一，落实档案信息化管理的规范性，保证企业档案信息的一致性。

3.进行档案信息安全的风险分析

企业在进行档案信息化管理的过程中要对管理过程中可能出现的风险提前进行评估和防范。进行风险评估的工作就是要将档案信息化管理过程中可能出现的潜在风险进行罗列，分析出这些风险发生的情况下会造成的损失，对这些风险进行等级分类，在进行风险防范的过程中有重点的进行风险的防范工作，将风险出现带来的损失尽量控制在最小的范围内。风险等级的划分也有助于在风险发生的情况下，档案管理人员按照风险对企业运营的威胁程度，有序高效的从高到低对风险问题进行解决。

4.提高档案管理工作人员的综合素质

档案信息化管理水平与计算机网络环境的安全水平具有重要的联系，与企业档案管理人员的素质水平也具有重要的联系。这些都是对档案管理人员技术能力的基本要求，是避免档案信息化管理过程中不必要风险的基础。另外，企业要注重员工风险防范意识的考察，档案管理人员要具有足够的风险意识，在进行档案管理工作的过程中才可以具有及时处理和预防风险的意识。

5.做好档案信息的识别工作

将企业的档案进行整理和归类是进行档案管理的基础工作。进行有效的档案信息化管理可以帮助企业更好的进行档案的归类和整理。档案的归类和整理可以为档案管理风险评估工作提供依据。所以，档案管理工作人员在进行档案整理的过程中，要对档案的信息进行识别，对档案的信息进行全面的分析，进而找到风险出现的源头，分析出档案管理工作中的不足之处，并根据档案的分类对档案管理进行分层分析，这有助于简化档案管理工作，在进行风险预测的时候也可以有层次的展开评估和预测。

四、结束语

随着计算机网络技术的发展，档案信息化管理也在得到不断的推进，使用档案信息化管理可以提高企业档案管理的效率和档案管理的水平，但是在进行档案信息化管理的过程中存在着许多的潜在风险，对档案管理工作造成威胁。档案管理工作人员在进行档案管理工作的过程中要提高自身的技术水平和风险防范意识，要提前做好风险评估工作，制定统一的档案管理规范，尽量避免档案管理风险的出现，将风险带来的损失控制在最小的范圍内。

参考文献：

[1]向 雯.风险防控方法在档案信息化管理的对策[J].电脑迷，2017

[2]白 兰.档案信息化管理风险防控方法及对策[J].黑龙江科技信息，2016

[3]吴宁宁.档案信息化建设的风险及防控措施分析[J].智能城市，2016

（作者单位：陕西省天然气股份有限公司）

作者简介：沈玉瑾（1970-），女，汉，江苏人，中国电子科技集团公司第五十一研究所，大专，馆员，研究方向：档案信息化，档案编研。