档案数字化建设中若干问题的研究

摘 要：伴随着科技进步发展，社会步入信息化时代，传统的档案整理过于繁杂，不再适合如今信息化迅速发展的今天。所以，要如何建设档案数字化，帮助工作人员减轻管理和整理档案的负担，使档案整理工作更为便捷，应该成为考虑和解决的一大时代问题。本文，就将基于档案数字化建设的概念、内容和重要性，探究档案数字化建设中的若干问题，针对若干问题寻求有效的解决策略。

关键词：档案;数字化建设;研究;档案管理

在我国的经济文化建设上，不管是走上数字化时代、电子化时代还是信息化时代，都是在迎接新世纪带给我国发展的新机遇，这就迫使我国的各项建设项目都应朝着数字化的进程迈入。档案的整理与管理，是我国建设过程中不能忽视的重要工程，也应该不断加强数字化形态和建设。与发达国家在档案事业上进行对比，我国的进程是较于落后的，因此有必要注入更多的精力来建设数字化档案。

一、档案数字化建设的概念、内容和重要性

1.档案数字化建设的基本概念。所谓的“数字化”，就是集齐了光、电、声和磁等数字信号，并且将这些信号利用信息技术的作用来转化为数字编码，当然档案中时常所见的文字、语音和图像视频都可以作为信息转变为数字编码。所以说，“数字化”就是一种可以传输和处理信息的技术，优点是快速便捷，直观有效。

2.档案数字化建设的内容。从数字化的内容来看待，档案数字化可以从两个方面和两个层次分析。首先是针对对象而言可分为两个方面，一是纸质档案，通过数字化建设，可以将纸质档案转化为数字化。也就是将馆藏或各企业保存的纸质档案或传统载体的档案，通过扫描技术、加工技术和最终处理技术三个环节，进行真实有效的数字化转换。二是电子档案，有些电子档案必须及时进行归档处理和保存，才能真正地将其储存起来，不造成缺失。

另外，针对数字化发展顺序可分为两个层次，一是档案目录顺序可以数字化。也就是建立出一个包含目录信息的数据库，严格地按照规范要求把档案的信息变为目录标准，并且为其选择一个科学合理的目录格式，实现资源便捷化。二是档案全文信息资料的顺序可以数字化，也就是把档案内全文的内容按照原貌逐页地为图像等文件归类，并且编制出目录和引索，这些都需要通过扫描录入的技术。另外，也可以采用光学字符识别技术对其进行识别，采用文本的格式来储存全文。

3.档案数字化建设的重要性。面对时代日新月异的变化，档案数字换建设符合时代进步的要求。各个行业都需要进行档案整理和管理，这一工作也在不断革新中，只有从复杂转变为数字化管理，才能迎合信息化的要求，符合时代进步的要求。从现目前的状况看来，信息技术取得了不俗的成绩，但是却还没在档案管理工作中大展作用，很多档案整理工作人员与管理者也没意识到信息技术的真正价值。

另外，档案数字化建设还能提高企业的竞争力。近些年来，经济进步带来利益的同时，也使很多企业面临难以承受的竞争压力，企业也开始走向国际化市场，不再局限于本土市场。数字化档案建设来对企业档案进行管理，可以汇总不同的语言、录像和文本图片等信息，最后生成档案。通过生成的档案，可以提升档案资源的管理效率和利用效率，与此同时成为企业走向国际化市场的助推剂。传统的档案整理与管理，要保存纸质文档，很多管理人员在重复性工作中会感到无聊，且需要保证档案储存的环境干燥无尘，工作量较大。另外，纸质档案易受到虫蛀和潮湿的影响，既耗费工作人员的整理时间，也耗费了管理人员的精力。

二、档案数字建设中的若干问题

1.传统档案建设理念的束缚。在经济建设进步的今天，各行各业都在加紧进步历程，档案管理的建设也有一定的社会责任感，必须兼顾社会整体性，认清自身的工作与外界的关系。只有这样，才能促使档案数字建设保持一定的进步速度，达到与社会进步发展大致方向的一致高度和统一水平。不过，纵看目前的档案数字化建设，还是具有滞后性和繁冗性，无法真正同步社会发展的速度。由于传统档案建设束缚，数字化档案建设的进程有所制约，因此需要更加新型、科学的观念，尽早摆脱传统观念的束缚。不过，转变长期的传统观念，并不是短期能够完成的，需要采取有效的策略，循序渐进地逐步转变。

2.数字化档案安全性不高且过于依赖科学技术。档案数字化建设是一项长期的工作，不过纵观之前因为缺乏经验所造成的疏漏，很多纸质文件的缺失导致了资源流失。另外，数字化的电子信息更容易大面积地转移，更不容易造成疏漏。有些档案信息的利用价值较大，流传在网络上，极有可能会被有心之人窃取而用于不法途径，这样的数字化档案存在一定的安全隐患。

3.缺乏了有效的软硬件设施保障。数字化档案保存并不是一劳永逸，它也与传统的纸质保存一样，因此保证数字化建设的重要工具就是技术机制的支撑。比如说，数字化档案可以快速地一键删除和修改信息，但是其具有不可还原性，就算复制粘贴也无法保证新档案与原档案没有差别。除此之外，计算机系统和软件也在日新月异地换代优化中，档案的格式也有所改变，不管是字体、形式、格式还是读取档案的方式，都无法仅凭传统的载体和格式就能完整读取出来，无法保证档案的原始性。所以，档案数字换建设要注重开发新的功能和技术，比如说实名身份验证和智能检索追踪，使得档案数字化建设拥有有效的软硬件设施保障，包装纸原档案的原始性。

4.缺乏专业的档案数字化管理人才。因为如今普遍还是传统模式的档案整理工作，很多工作人员都习惯了这种模式，不太理解新型的数字化，对于数字化理论知识十分缺乏。这样，数字化档案建设出来，工作人员也会因为不熟悉操作的流程而出现管理纰漏，难以补缺漏洞，致使原本建立数字化档案的初心失去意义。

三、優化解决档案数字化建设问题的有效策略

1.加大资金投入的力度

加大档案数字化建设的资金投入，能够在一定程度上提升档案数字化管理的水平。因为有了资金支撑，可以引进更加先进的软硬件设施，从内部提高档案数据的整理和处理效率，保证用户能够更加便捷和易懂。不管是企业的档案整理还是其他行业的档案处理，都要做好硬件设施的日常维护工作，确保档案数字化硬件设施能够一直具有扩展性和维护性，这也需要投入大量的资金。

2.建立健全档案数字化建设制度。目前的很多团体和组织里，管理的信息总是分开的，比如说传统的信息活动和档案是分开的，和情报部门也是分开的，这就使得信息与信息之间具有一定的距离感。处于分离状态的信息，难以融合传统信息与新型信息，阻碍了档案数字化建设。所以，应建立健全档案数字化建设制度，责任落实到各个信息部门，加强信息生成、传输和利用的工作效率。第一点，在确定档案数字化制度时，要先研究国家颁布的相关法律法规，分析实际情况，保证建立的制度在符合国家规定的档案管理法的同时，能够迎合企业单位进步的需求。另外，建立之后就是落实制度，要严格落实制度就要尽早处理传统内部档案数字化管理的混乱状况。最终，制度的落实离不开有关部门的坚守，需要设立一支专门的管理部门，做到真正的责任落实到位。

3.加快档案数字化建设以提高安全性。从总体上看，档案数字化建设是一项有利于档案整理与利用的工作，是一项能够实现文档共享的有效策略。所以，加快档案馆的建设，可以通过加快档案数字化建设进程。在保证能够投入大量资金的同时，档案管理部门可以邀请专业的软件系统研发人员，根据自身档案馆的实际情况，开发并制定一套适合的优化系统。能够在保证基本的档案管理工作的同时，取得一定的安全性，消除传统数字化建设的安全隐患。最后可以进行多地区和多实景的试点，确保成功之后，就可以全面视点。

4.引入和培养专业人才，打造人才队伍。档案数字化建设离不开专业队伍的付出，因为数字化工作既要求了管理的工作人员能够具备专业的理论知识，还要求了他们能够实际操作计算机、扫描和处理技术，所以有必要打造一支专业性高、技术水平过关、能力高超的人才队伍，负责数字化的建设和实施。在进行档案数字化建设时，要加强人员培训，必要时引入专业人才，促使管理人员能够拥有理论知识，掌握技术操作，不断优化数字化能力，以此来提升档案整理和管理的工作效率。

四、结束语

综上所述，信息时代和数字化时代，迫使传统的档案数字化建设必须转化为迎合时代的事物，这也决定了档案数字化建设要面临诸多挑战，经历诸多波澜。应对新时代带来的挑战，就要解决档案数字化建设中的若干問题，通过多角度多方面地考虑，实施有效的解决策略，不断更新知识和技术，才能保证我国档案工作顺利发展。

参考文献：

[1]党 霞.浅析档案数字化建设中的若干问题[J].办公室业务，2019

[2]翟玉芳.档案数字化建设中若干问题的研究[J].财经界（学术版），2017

[3]谭丽嘉.档案数字化建设中若干问题的研究[J].黑龙江科技信息，2017

[4]朱建兴.试论档案管理数字化建设中的若干问题[J].管理观察，2015

（作者单位：喀喇沁旗人力资源公共服务中心）

作者简介：张彩云（1970-），女，汉族，内蒙古赤峰市喀喇沁旗锦山镇，档案室主任，副高级职称，本科，研究方向：档案管理。