大数据时代公路系统电子档案管理现状与发展

摘 要：公路是经济社会发展的生命线。公路建设飞速发展的同时，离不开公路档案这个载体，离不开公路档案资料的积累和沉淀。随看信息技术的飞速发展，大数据时代的到来，公路系统档案电子化迫在眉睫，但是公路系统电子档案管理还面临一些困难和问题。本文以大数据时代为背景，结合公路系统电子档案管理实际，通过分析电子档案管理现状，探讨公路系统电子档案管理的发展方向。

关键词：大数据;公路;电子档案;现状;发展

公路是发展之基、民生之本。公路在建设发展中，形成和积累了丰富的档案资料。这些档案资料，真实的记录了公路的建设、发展、取得的成就及在此过程中公路人凝结的智慧和传承的精神。在档案资料中，你可以清晰地看到单位发生过的重大事件、发展中制定的规范性文件、公路人日常的活动等。公路系统档案管理水平决定着是否能为经济发展和管理方式提供有价值的参考信息，随着大数据时代的到来，公路系统档案的电子化也迫在眉睫。大数据是信息技术发展到一定程度的必然产物，影响到了整个社会的方方面面，也辐射到了档案管理领域。在大数据时代中，档案的生成和利用方式发生了变化，档案管理也理所当然需要实现电子化。就公路系统而言，公路的现代化建设需要适应整个社会科技的发展需求，公路系统的档案管理工作也不例外，也需要不断创新，紧跟时代步伐，公路系统要不断加强电子档案管理提高办公效率，为公路发展奠定坚实的基础。

一、电子档案管理的优势

1.能够提高工作效率。电子档案相比传统档案，可实现实时归档，实现了归档的及时性和高效性。就文书档案而言，传统的文书档案归档一般是在公文办结完毕后第一年，是通过手工模式来实现的纸质档案管理的，时间比较滞后，而且需要花费时间进行档案资料的鉴定、整理和归档。而在大数据时代，公路系统大部分单位都使用了档案管理系统和OA办公系统，只需要将OA办公系统中已经办结完毕的电子公文导入到档案数据库，就可以轻松完成电子档案的鉴定、分类和归档，大大缩短了工作时间，提高了工作效率。

2.方便开发和利用。相比传统档案的手工查询方式，电子档案管理的步骤相对简洁，从档案管理系统中进行档案查询也更省时更精准。电子档案的查阅利用不受空间限制，通过大数据技术对电子档案进行管理，在局域网内就可以实现档案资料的共享，解决档案储存利用不能同步的问题，打破了空间限制，提升了档案查阅利用的便捷性，提高了工作效率。

3.能够节约物理空间。传统的纸质档案需要在档案室归档存放，而随着时间的推移，公路系统产生的档案资料数量逐年增加，档案资料的增长速度高于档案资料的销毁速度，档案室的空间越来越拥挤。而电子档案可以將大量的档案资料进行压缩，储存在硬盘上或网络上，节省了物理空间。

二、公路系统电子档案管理的现状

1.档案管理基础设施比较落后。目前，公路系统很多单位的档案室大都多年未进行升级改造，不能满足电子档案管理需要。电子档案管理需要的硬件设备比较落后，往往只配备了电脑、打印机、复印机等简单的办公设备，缺少诸如全文识别功能的扫描仪、档案专业刻录机、能承载大规模数据库的服务器等档案电子化管理的相关设备。

2.档案管理人员综合素质有待提升。在大数据时代下，档案管理人员不单单要掌握档案管理方面的专业知识，还要熟练使用电脑能够利用电子档案管理系统等软件。最好还能进一步开发更便捷的软件系统。但目前公路系统从事档案工作的管理人员基本都存在年龄偏大的情况，对新知识、新技术接受程度慢。还有的档案管理员有专业的档案管理知识，但操作计算机能力不高，对大数据技术的运用能力不够。公路系统大部分单位对档案管理的发展重视程度不够，在事业单位招考中招录的大部分是路桥专业，档案专业很少招录。即使是年轻人从事档案管理工作，大多都是工作后第一次接触档案管理，所以高素质的专业的档案管理人才非常少。

3.电子档案安全问题不容忽视。档案的本质属性是原始记录性。传统的纸质档案内容的原始性很容易被辨别，而电子档案则容易被更改，容易丢失数据，存储介质也容易被破坏，对计算机软硬件的要求高。传统的纸质档案，如果被删改，可以通过书写墨迹以及纸张的新旧程度等进行区别，电子档案则不具备这些条件，在电子档案存储过程中存在操作失误或被篡改的可能。大数据环境下电子档案管理存在非法访问、信息泄漏、资料丢失、数据被破坏等风险。

4.软件开发有待加强。软件在电子档案管理中起着特别重要的作用，因为档案管理系统要与各种办公软件系统进行对接。目前淄博公路系统内部普遍使用的办公软件为OA办公系统，其他的办公软件一般都是当地政府统一使用的办公软件。这些办公软件与档案管理系统之间大都不能实现文件共享，软件对接存在滞后。很多单位使用的档案管理系统比较落后，实现不了远程登录，满足不了大数据时代下电子档案管理的需要。

5.电子档案管理制度不完善。在公路系统中，相比传统纸质档案，电子档案管理可以说刚刚起步，电子档案管理体系还不完善，在具体的操作过程中还存在一些问题。电子档案的管理方式与传统纸质档案的管理方式不同，存储载体和具体操作过程也不尽相同，传统的档案管理制度应用于电子档案管理可操作性差，加之很多单位对档案的收集和整理重视程度不够，在电子档案管理工作中还存在许多的不足。制定和完善电子档案管理制度也就变得格外重要。

三、公路系统电子档案管理的发展途径

1.加强电子档案基础设施建设。要加强电子档案管理，就需要按照档案电子化的要求，配备电子档案管理所需要的基础设施。为了保证电子档案的储存，需要配备专用的存储设备。存储电子档案的硬件设备，除了容量大，还需要质量过硬，才能保证在操作过程的顺畅。还需要有个硬件专门存储备份的档案，如原有存储硬件出现损坏，可以用来代替。

2.培养高素质的档案管理人员。大数据环境下，电子档案管理工作对档案管理者提出了新的要求。档案管理人员不仅需要懂得档案管理专业知识，还要有较强信息技能。公路系统在单位招录中应增加录取档案管理、网络管理、计算机等方面的专业人才数量，为档案管理配备新生力量。还需要重视档案管理人员的培训教育，可以通过参加继续教育等方式进行培训，学习最新的档案管理方面的知识和计算机网络、大数据挖掘等技能。档案管理人员要更新管理理念，充分认识到电子档案管理的优势，改变传统的档案管理模式，提升自身现代化档案管理能力。

3.加强电子档案安全工作。在大数据的环境下，电子档案管理人员需要加强安全管理意识。要制定安全管理制度，加强安全培训，学习保护电子档案的方式方法，同时避免因个人的操作失误威胁到电子档案的安全。引进标准化的档案管理设施设备、软件安全系统，确保电子档案管理平台安全性能优越，提升电子档案的安全性、可靠性。要对电子档案定期做好杀毒工作与防火墙的更新，定期排查电子档案系统，及时发现安全隐患。制定切实可行的安全应急措施和预案，一旦出现安全问题，能在第一时间快速、高效的处理，并确保档案信息的安全。对用于传输电子档案的网络进行隔离设置，确保电子档案在专网内传输，防止电子档案流向外网。

4.升级软件管理，提高工作效率。要积极引进先进的科学技术，在软件的开发上投入精力和力量，使得不同的软件之间能够进行文档传输，或者在不同软件之间根据一定的逻辑关系设立文件树，便于档案的检索查询。构建高效的电子档案检索查询系统，做好档案数据的深层次处理。要将系统软件设置权限等级，在档案查询时，根据查询者的权限范围进行档案的调阅。查询者在系统注册登录时，系统根据之前的权限设定自动识别查询者身份和权限，可以排除不相关人员使用电子档案。档案系统对查询者的查询内容、查询时间、拷贝信息等自动记录，对查询者查询的过程进行监督与管理，可以进一步保证档案的安全。

5.制定电子档案管理制度。电子档案管理制度要做到对于档案的收集、整理和提取的全过程要有一体化的控制，对于电子档案管理的全过程可以记录和监控，以实现对其全过程的管理。可以规定只有电子档案管理的专职人员才可以对档案进行修改、查询等权限，对进入档案管理系统的权限进行严格设置，无关人员无操作系统的权限。单位其他人员想要查阅资料时，只能通过管理人员的授权操作才能查看，有效降低违规操作行为，发挥档案管理制度的作用。在电子档案管理制度中体现考核评优，对档案管理人员起到督促和激励作用。

四、结语

电子档案作用日益突显，公路系统也需要紧跟时代发展步伐，认识到电子档案发展的优势，客观地认识到公路系统电子档案管理存在着设施比较落后、管理人员综合素质不高、安全问题存在、软件开发有待加强、制度不完善等现状。电子档案的发展需要根据实际通过加强基础设施建设、培养高素质的管理人员、加强安全工作、升级软件管理、制定管理制度等措施来进行保障。

参考文献：

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[2]才 翔.大數据环境中企业文书档案信息化管理及利用[J]. 兰台世界，2018

[3]朱允彤.浅谈电子信息档案管理的风控方法[J].办公室业务，2018

（作者单位：博山公路事业服务中心）

作者简介：张倩倩（1983-），女，山东淄博人，档案馆员，本科学历，从事档案管理工作。