新时期人事档案管理信息化建设探讨

刘璟尉

摘 要：近年来，受诚信社会建设进程持续深化及信息技术蓬勃发展的影响，促使人事档案管理工作得到越来越多从业人员的关注及重视。除灵活运用管理手段外，增强人事档案信息化建设力度，革新管理模式，不只能形成全面详细的人事档案，更能满足信息化管理档案的要求，确保档案信息实时共享，实现科学合理利用人才的目标。本文以新时期人事档案管理信息化建设为切入点，分析其现存问题，进一步提出具体的建设要点，希望以此提高新时期信息化建设工作的效率及质量。

关键词：新时期;人事档案管理;信息化建设

人事档案管理不仅全面真实记录个人从事本职工作的各个细节，而且还被视为人才考核及人才选拔的参考依据，做好人事档案管理工作能大幅度提升人事管理水平。由此可见，新形势下认识档案管理信息化建设工作是不可阻挡的主流发展趋势。同时人事档案管理信息化建设能大幅度提高档案信息化的管理水平，便于实时查询、存储及变更档案信息，满足各个机构及时传递及更新档案信息的要求，消除影响信息安全的风险因素，真正意义上做到档案信息实时共享。鉴于此，本文针对“新时期人事档案管理信息化建设”进行分析研究具有重要的价值意义。

一、新时期人事档案管理信息化建设的必要性分析

人事档案信息化管理指档案管理活动中灵活运用现代化信息技术手段数字化管理档案信息资源的过程，能大幅度提高档案资源的利用率。受信息技术蓬勃发展的影响，企业人事制度改革持续深化且人才流动频率渐渐加快，促使日常工作中涌现出大量的人事档案资料。从人事档案管理工作角度来看，短时间内转变其管理理念、持续创新及合理整合现有的资源、改变以往单一的纸质档案管理方法均无法脱离利用信息化管理手段的支持，方可满足深入挖掘及开发利用人事档案信息资源的要求，确保其档案资源利用趋向便捷高效，进一步提高人事档案管理的工作效率。

二、人事档案管理信息化建设的现存问题分析

1.缺乏管理制度

即便近几年来我国人事档案管理信息化建设进程持续深化，但是其信息化建设仍存在着较多问题。我国人事档案管理工作中普遍存在沿用传统管理机制的问题，无法立足现代化科学技术予以创新，难以满足当前社会对于人事档案管理工作的具体要求，阻碍新形势下认识档案管理信息化的建设进程。大多数企事业单位及机关高校的人事档案管理制度不够健全，直接或间接影响总体管理效率，出现诸多漏洞，直至引发泄露人事档案关键信息的问题，对当事人及涉及单位、企业及机关高校产生极其深远的影响。

2.人才资源匮乏

受人事档案管理信息化建设进程持续深化的影响，信息化程度明显得到大幅度提升，说明人事档案管理信息化建设是不可阻挡的主流发展趋势。人事档案信息化建设往往无法脱离打造全面掌握信息理论知识专业化管理人才的支持，不只需要明确了解传统人事档案的管理流程，更要求管理人员熟练现代化信息技术的日常操作。虽然我国企业机关高校相继引进熟知信息化技术的專业人才，但是无法大幅度提升人事档案管理人才的总体素质水平，尤其是缺乏复合型人才，造成信息化建设工作遭受严重阻碍。

3.信息安全不足

从客观角度来看，互联网深受自身技术特点的影响，为用户快捷方便复制档案及传播档案提供强有力的支持，新时期下人事档案管理信息化建设的安全性相对较差，而结合主观角度发现，人事档案管理信息安全尚未得到关注及重视，普遍存在档案信息保密意识薄弱及安全信念不强烈等问题，促使档案管理及归档等工作涌现出大量问题。档案管理人员无法及时发现自身工作漏洞，其日常操作规范性远远不足，甚至发现问题后无法及时解决，尤其是计算机病毒传播范围日趋广泛的背景下，电子存储设备及技术普遍存在相应的技术缺陷，严重威胁人事档案电子信息的安全性及保密性。

4.基础设施落后

由于各个级别企业单位机关对于人事档案管理信息化建设进程的要求不同，决定企业单位机关级别不同其人事档案信息化管理软件的开发标准存在着明显的差异性，级别越高的企业单位机关其软件的使用功能越复杂。人事档案管理相关软硬件开发互不干涉且互为通用，而规范化的管理软件开发流程及开发理念相对滞后。与软件相比，人事档案管理信息化建设相关硬件普遍存在齐全性及先进性缺陷的问题，例如：计算机设备、互联网设备及扫描打印设备等。大多数企业单位机关仍沿用手动模式进行辅助计算机管理，其软硬件基础牢固性不佳，阻碍人事档案管理信息化建设进程。

5.数据共享缓慢

人事档案信息数据库所涵盖的内容相对复杂，包括传递、归档、整理及收集等方面功能，一旦忽略数据库建设或相关数据信息更新补充不及时则可能产生大量的错误数据，大大增加管理难度。人事档案数据库建设水平滞后，造成信息数据无法全面共享，严重削弱信息化管理水平。人事档案管理信息化建设期间深受主观因素及不可抗力因素的影响，直接或间接影响其信息数据的安全性，例如：黑客、计算机病毒及信息保存年限等。人事档案信息及互联网建设形式缺乏统一规范的标准，阻碍信息化建设进程。

三、新时期人事档案管理信息化建设的要点分析

1.健全管理制度

由于人事档案管理信息化建设无法脱离具体管理制度的支持，客观上要求各个单位持续健全相应的管理机制，以保证人事档案管理工作有序开展为前提条件，规范其工作流程，消除影响其科学性及合理性的风险因素。不得擅自更改信息数据，突出信息数据的真实性，规避档案管理及使用期间所产生的各种问题，大大提高档案利用效率。企事业机关必须立足于具体的人事档案管理现状，详细划分其管理制度的实施细则及工作职责，帮助各个管理人员从根源上认识到开展信息化建设的必要性。

2.打造管理队伍

档案管理人员个体能力与人事档案管理水平间存在着密切联系，人事档案管理人员必须掌握全面的计算机操作技术及通信技术手段方可妥善管理各种人事档案资料，有助于长远发展。各级单位必须做好档案管理人员培训教育的工作，着重强调打造出专业的档案管理队伍，引进更多的复合型人才，以达到充实队伍的效果，并且主动与高等院校间开展合作，通过招聘综合能力较强学生等方法壮大管理队伍，有助于开发档案管理的工作思维，真正意义上做到革新档案管理工作模式。定期或不定期组织相应的岗位培训活动，重点提升其职业道德素养及技能水平。

3.树立安全意识

目前我国大多数企业机关单位普遍存在档案信息化建设安全意识不足的问题，极易造成档案信息出现泄密及丢失等问题，产生不可预估性损失。因此必须深入研究人事档案管理相关政策及法规，严格界定各种信息数据的保密等级，充分发挥计算机加密功能的作用，以权限系统分类加密为基础妥善处理通用数据库中数据信息，平衡档案资料中保密与利用间关系，始终摒弃不思进取或求稳的保守思想。

4.建设基础设施

电子计算机具有运算速度快、精确度高、信息存贮量大、逻辑判断能力强及自动运算等鲜明特点，适用于文件管理领域，能充分发挥计算机技术的应用优势，妥善归还、查找、借阅及接收相关文件信息，快速辨认需要销毁的文件内容，大大提高工作效率。除整理、编制及收集人事档案外，人事档案管理应用计算机技术能编制基础内容介绍、内目录及检索工具，甚至可应用于库房管理领域，用于特殊档案管理项目，例如：编制大型索引，服务于档案编制及档案统计等方面工作。配备计算机硬件能大幅度提高各类档案馆及档案室的计算机应用水平。

5.推行信息共享

人事档案信息化管理工作流程相对复杂，一旦人事档案管理信息化系统的科学性、先进性及高效性远远不足则直接影响其管理效果。因此持续强化基础设施的建设力度，将基础设施视为搭建人事档案信息数据库的前提条件，积极引进先进的设备设施，大大提高档案系统的数据传输速度，便于更快更好的录入图片及文字等信息。搭建极具特色的人事档案信息数据库，设置统一的数据库搭建标准，纳入姓名、性别、年龄、民族、出生日期、毕业院校、工作时间、单位代码及入职时间等信息，有助于提高档案信息的利用率。

四、结語

通过本文探究，认识到做好新时期下人事档案管理工作完全符合档案管理工作改革的需求，有助于企事业单位及公共机关长远发展。因此，相关人力资源管理部门秉持具体问题具体分析的工作原则，从根源上认识到信息化建设的必要性，遵循客观规律，充分发挥计算机技术及互联网信息技术的作用，深入挖掘、开发及利用人事档案信息资源，进一步扩大档案信息化管理力度，保证人才培养、职称晋升及人才聘用的公正性、合理性及准确性，为促进我国人事档案管理水平进步提供强有力的支持。

参考文献：

[1]胡 程.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].中国管理信息化，2019

[2]付 煜.新时期高校人事档案管理信息化建设探讨[J].办公室业务，2019

[3]杜秀霞，彭丽娟.新时期医院档案管理信息化建设途径探讨[J].办公室业务，2019

（作者单位：锦州新闻媒体集团）