探讨高校档案管理信息化中存在的问题及完善路径

摘 要：高校档案管理信息化对于推动档案工作转型升级、提升数字资源利用效率和辅助学校工作智能决策具有重要意义，但当前高校档案信息化建设需解决历史遗留档案问题，信息化管理的安全问题及资源配置问题。结合高校档案信息化建设的实际，可以从三个方面着手，一是循序渐进开展档案信息化工作，二是多方发力保障信息安全，三是“软硬”兼施完善资源配置。

关键词：高校;档案;高校档案;档案管理

高校档案真实记录了高校各项活动，对于学校的长足发展具有重要作用，当前，档案的数字化管理、信息化管理得到了各高校的普遍关注，各大高校在不同程度地推动档案信息化建设并取得了一定的成效。此外，学者也对该主题进行了探究，为高校档案信息化建设提供了一定的参考。

一、高校档案信息化管理的作用分析

当前，各高校普遍开展智慧校园建设，随着建设进程的向前推进，各类数据资源显著增长，对这些数据进行有效管理能够为高校各项工作的开展提供数据支撑，推动各项工作的升级发展。

1.推动档案工作的转型升级。传统的档案管理模式其管理对象主要为纸质档案，以手工操作为主，档案利用以实地利用为主，档案工作管理手段较为落后。大数据时代，数据大幅度增长，传统的管理模式已经难以满足工作发展的需求，这就需要对档案进行智能化管理，而信息化管理就是目前最符合行业发展需求的管理模式。从档案管理的各个流程分析，其优势明显，如档案的收集，传统的为坐等上门，被动地等待学校各二级机构兼职档案员将档案移交到档案馆（室），而信息化管理，通过OA系统实现电子文件的在线归档，减轻了档案工作人员的工作压力;又如，档案的利用，传统的利用方式主要为档案用户到馆利用，而信息化管理可以通过档案管理系统的用户平台实现在线利用，减轻了档案用户的时间成本，提升了档案工作的效率。总言之，信息化管理将推动档案工作的转型升级。

2.提升数据资源的利用效率。档案利用是实现档案价值的主要路径，传统的档案利用需要用户到馆利用，还需经过一系列审批手续，增加了档案用户的利用成本，而且档案利用需要人工查找，花费时间长，档案利用的效率低下。而档案的信息化管理，首先，传统载体档案通过数字化加工能够实现档案的全文检索功能，通过档案系统能够迅速定位档案用户所需的信息，档案查找的时间大大缩短且通过关键词或主题检索能够在系统中检索出系列相关文件，能够弄清某一事项的来龙去脉，有利于檔案用户决策。其次，信息化管理的在线利用功能，在线提交、在线审核、在线利用，打破时间和空间的限制，利用效果显著。再次，网站建设是档案信息化建设的重要组成部分，通过档案官网实时提供最新的档案讯息，公开档案用户关注的相关信息（信息非保密信息，可公开）能够有效地提升档案工作的影响范围。

3.辅助学校工作的智能决策。随着智慧校园的建设，高校各项工作的信息化程度越来越高，如教务管理系统中就包括教师授课安排、学生课程安排、课程的教室安排，调课、停课及补课等各种手续均在系统中完成，由此产生了大量的数据信息。高校建立数字档案管理，就可以对学校各项工作的数据信息进行有效管理，在需要进行决策的时候提供辅助，譬如，在开展学生评优环节中，除学生自评外，可以通过学生的数据资源库，了解学生的表现情况，如课程出勤、技能竞赛获奖、学生社团活动等各种活动中的现实表现，辅助决策。又如，在教师职称评定环节，可以从教师数据库调取相关数据，教师的任课情况、学生对教师的满意度、教师的教学成效、教师的科研成果，等等。利用客观的数据来开展工作，能够在一定程度保证公正性，提供决策的准确性。

二、高校档案信息化管理的问题分析

1.历史遗留档案管理难度大。一般，高校均有较长时间的建校历史，而信息化建设在近几年才普遍开展，各高校档案信息化建设进度不一，均留有大量的历史遗留档案。这部分档案真实地记载着学校的发展历程，意义重大，但由于年代久远，部分档案可能存在纸业泛黄、纸张脆化、字迹褪色等问题，这就各档案的数字化工作带来难题。如何确保在数字化过程中保证档案不损坏，有破损的档案如何修补，字迹褪色的档案如何利用现代技术修复，等等，这些问题均是纸质档案数字化建设过程中需要注意的重要问题。而当前，很多高校的档案数字化工作采取业务外包的形式开展，这也给历史遗留档案的数字化带来了一定的风险。

2.档案信息化管理的安全威胁。传统的档案管理模式主要以人工为主，档案的安全威胁主要来源于人员管理，如人为的损害、有意的泄露信息、疏于管理而造成是火灾、失窃等问题，一般的安全问题是可控的。而档案实现信息化管理，档案管理的各个流程以信息化为主，主要通过档案管理系统进行档案管理，如OA系统中电子文件的在线归档、档案网站建设、档案在线利用等各项工作，对系统的依赖性大。此外，电子文件易更改性、数字化过程中的信息泄露、档案系统易受病毒和黑客攻击、网络不稳定、设备不兼容等等因素均会对档案信息造成危害，影响学校各项事业的政策开展。

3.档案信息化管理的资源配置。档案信息化建设是一项系统工程，是一项过程性工作，需要充足的财力、物力和人力支撑，从启动建设到后期的持续建设，是一个持续投入的过程。建设智能库房，需完善硬件设施，如智能密集架、温湿度监测设备及系统、防磁柜、除尘设备等等，而数字化过程需要扫描仪、打印复印机、办公电脑等常用设备，这是基础设施的投入。信息化管理还需自行开发或购买档案管理系统，系统的日常维护、数据更新、数据迁移等工作均需进行投入。此外，人才也是档案信息化建设必不可少的因素，组建专业的人才队伍十分必要，但当前，很多高校在专业人才引进和培养方面还存在较大的改善空间。

三、高校档案信息化管理的完善路径

1.循序渐进开展信息工作。高校档案信息化管理工作可以总结为两大项即“存量数字化，增量电子化”，前文提及的历史遗留档案数字化的问题可以从以下几个方面着手，减少数字化过程中的损害。首先，制定科学合理的纸质档案数字化工作规划，明确数字化的进程及每个阶段的重点工作，对历史遗留档案进行分类管理，将其分为未受损档案、轻度受损和重度受损档案。首先开展对未受损档案的数字化，轻度受损的档案经修复后再进行数字化。其次，如果采取业务外包的形式开展档案数字化建设，一定要对外包公司的资质和经验进行考察，明确提出数字化的要求，确保数字化过程中档案实体和信息的安全。

2.多方发力保障信息安全。档案信息化管理极大地提升了档案的工作效率和利用效率，但网络化的管理环境同样给档案工作带来了挑战，强化安全管理十分必要。高校在开展档案信息化建设时应参照相关的法律法规和标准，对档案数据进行处理，实现信息管理的现代化、科学化。保障信息安全，一是要提升保密意识，包括档案管理人员和档案利用人员，在管理和利用档案的过程中，要履行必要的审批手续，强化保密意识，不能随意泄露档案信息。二是要确保档案实体安全。即做好库房的日常管理工作，做好防火、防盗、防水、防尘等“八防”措施，做好库房温湿度控制确保实体档案在适宜的温湿度中保存，避免因人为因素造成的档案实体损害。三是确保档案数据信息的安全。做好安全防范工作，确保网络运行环境的稳定性，对系统中的档案数据进行维护更新，做好档案数据的迁移工作和异地备份工作。此外，强化档案网络安全管理，定期对网络进行杀毒和漏洞修复，还应定期检查档案管理系统，及时发现档案管理系统的漏洞并采取根本性的措施来保证档案管理系统的正常使用，做好应急预案，提高档案管理系统对黑客、病毒等应对能力，充分发挥密钥技术、防火墙技术在提高电子档案管理方面的积极作用。

3.“软硬”兼施完善资源配置。“软硬”兼职即完善档案化建设的硬件设施和软件设施，而软件设施又包括系统软件和人力支撑。完善硬件设施包括办公室常用办公设备的配备，如办公电脑、打印复印机、扫描仪等。还包括档案库房建设，需参照相关的标准建设符合选址要求和建筑要求的档案库房，配备可移动的智能密集架，安装库房温湿度控制系统，此外，安装电子显示屏对库房的温湿度进行显示，以便于档案工作者密切监测库房温湿度，做好温湿度控制工作。而软件方面，一方面需安装符合学校档案实际工作的档案管理系统，有条件的高校可以自行设计，也可以向专业的档案公司购买软件或者委托设计。另一方面则主要关注档案专业人才的培养，在人才引进阶段注重专业素养的考察，将专业素养作为一个重要的评价指标;在人才培养方面，鼓励在职档案管理者参加各种形式的继续教育，学习新知识和新技能以适应岗位不断发展的新需求。此外，还可以建立良好的激励机制，对档案工作进行绩效考核，提高档案管理人员的工作积极性。

參考文献：

[1]李雪花.大数据背景下高校档案信息化建设思考[J].兰台内外，2019

[2]穆新参.高校档案信息化服务的影响因素及策略探索[J].兰台内外，2018

（作者单位：晋中师范高等专科学校）

作者简介：王晓（1985-），女，汉族，本科，馆员，晋中师范高等专科学校，研究方向：档案管理。