“互联网+”环境下医院档案管理创新分析

熊家瑛

摘 要：本文论述了互联网对医院档案管理工作的提升作用，并从医院实际工作入手，对互联网模式下，医院档案管理工作的创新方法进行了探讨，旨在促进医院档案管理工作紧跟时代潮流，正确的为医院发展而服务。

关键词：互联网;医院;档案管理

互联网的发展使各行各业的工作模式都发生了巨大改变，医院档案管理工作也在影响范围之内。明确互联网对档案管理工作的作用与方式，可促使档案管理人员在互联网环境影响下，顺畅开展工作，提升工作效率。

一、互联网模式下档案管理的优点

1.档案整理效率的提升

传统模式下全部由人工开展的档案管理工作，由专门人员进行信息的收集、整理、装订成为档案。此流程需要大量的人力工作，同时为保证档案整理的正确性，常需进行二次校对，耗费了大量的人力物力。互联网模式下的档案管理，将各科室的工作信息直接作为档案的原始数据，避免了信息采集与交接的流程，优化了档案管理的工作程序。同时，互联网模式下的档案整理，大量工作由机器进行，相较于人工整理拥有更快的速度与更高的准确度，档案校对流程也仅集中在录入进程，提升了档案管理的效率。

2.档案收集全面性的提升

传统模式下的档案整理，受人力及物力的限制，仅能对各科室的重要文件进行保存，在后续资料调用的进程中常会出现部分文件缺失的现象。互联网模式下的档案整理可以将各个科室的工作流程信息全部统一保存，有效提升了档案收集的全面性，确保档案管理工作的实用价值。

3.档案调用的便捷

传统模式下的档案整理工作在后续资料调用的进程中常需要进行大量的目录查询与文件找寻，进程复杂且缓慢。由于计算机拥有比人类更高的调用速度，互联网模式下的档案整理工作在后续调用的进程中只需在文件库中对关键字与时间进行搜索便可以精准锁定档案，同时资料的调取不必像传统模式中的期限归还，省去档案管理人员大量的日常记录工作。

4.人员与空间的精简

传统档案管理工作中需要对大量的纸质文件进行整理与保存，医院往往需准备大量的空间与人手保证档案工作的顺畅进行。而互联网模式下的档案管理工作，将纸质文件变为数据文件，只需要一个保存硬件设备的小型空间便可以代替原有档案储存室的作用。同时，由于无需繁多文件的人工整理，医院不需将大量的人力资源安置在档案整理工作上，可有效提升医院资源的利用效率。

5.交接流程的优化

人员变动在医院运营进程中较为常见，传统模式下的档案管理人员变动往往需要较长的时间进行交接。由于不同人员工作习惯的差距与文件数量大等因素，致使交接流程出现多种问题。互联网模式下的档案管理会使交接进程变得快捷，计算机强大的功能会使档案的清点与核对工作变得简单，同时不同人员的工作习惯带来的问题仅需对计算机设置进行更改便能快速解决，有效提升档案管理人员交接工作效率。

二、互联网环境医院档案管理创新途径

1.管理意识的创新

互联网环境下的档案管理与传统档案管理工作最大的区别在于信息录入主体的改变。互联网环境中，若采用以往部门人员将纸质数据交接，再由档案管理人员录入的手段，会增加档案管理人员的工作，没有体现出互联网管理的优势，同时产生了大量的无用纸质文件，造成了严重的资源浪费。要想发挥互联网的优势，需要将数据录入的权利交到各科室手中，即最大程度减少医院运营进程中纸质文件的产生，所用流程全部在专有平台上进行，此时档案管理人员的信息采集行为仅需在医院平台上开展，极大提升了档案录入工作的效率。

管理工作分散化。传统档案管理工作中虽会对档案进行分类存放，但档案整理的流程缺乏科学性。互联网模式下的档案管理工作，在优化了信息储存方式的同时，也要求档案管理人员保存种类更加繁多的信息，此时仍采取统一整理的方式会使档案管理工作变得混乱。互联网环境下，档案管理人员要在内部进行职责划分，由不同人员负责不同科室的档案收集与整理，避免了统一整理进程中医院平台上大量无用数据的干擾，提升了档案整理工作的效率。同时，划分科室的档案整理办法为档案存储的优化提供了可能。将档案整理工作分散进行，集中储存的过程中存在两个目录，使用多个目录交叉的数据存储方式极大的优化了数据存储的科学性，在数据库较大的前提下会明显提升档案查询与调用的速度。

管理工作分散化不仅是指档案整理工作分散化，医院档案管理工作除各科室的工作信息外，还需对人员信息进行采集。该类信息采集标准往往拥有明确的法律规定，各科室人员自行录入常会导致档案的不规范性，所以档案管理人员需要深入到各科室中，明确采集工作流程，确保档案管理工作的精确性。

2.管理人员能力的创新

互联网对档案管理工作方式带来了巨大的冲击，为了与之相适应，医院需对档案管理人员能力要求也有所提升。

第一，档案管理基础能力的强化。互联网背景下的档案管理工作覆盖的范围更广，档案管理人员需要同时处理更多的数据，这对档案管理人员基础能力提出了新要求。如在面对更多的数据时，快速剔除其中的无用信息，并找到有效信息的规律进行排列;如在面对更多种类的数据时，其中必然存在缺乏法律与制度详细规定的有效信息，档案整理人员是否拥有触类旁通的能力，在原有制度的基础上快速设计出可行性较高的整理方案。

第二，档案管理人员信息技术的强化。互联网背景下，档案管理工作的主要工具由纸笔变为了计算机，这就要求档案管理人员具备熟练的计算机操作能力。医院领导需定期组织档案管理人员进行计算机操作培训，确保其能够熟练应用各种数据处理软件，保障互联网背景下档案管理工作的有序进行。同时，互联网背景下，档案管理工作的效果与档案管理人员的信息技术呈正相关，考核工作可以为原本缺乏监管的档案整理工作提供一定的质量保障。

第三，档案管理人员沟通能力的提升。信息的共享性为互联网的本质特征，而交流是共享的基础。互联背景下开展档案整理工作时，由于采集到信息种类复杂、数量繁多，与信息来源的有效沟通是档案整理工作效率的保障。档案管理人员需改变原先孤立的工作模式，主动与其它部门建立有效沟通，确保档案整理工作的准确性与高效性。

3.人员结构的创新性

互联网模式下，档案管理人员的日常管理对象由原先的纸质文件变为数据与存储设备，工作对象的改变导致工作技能需求的大幅改变，而其中存在部分技能无法依靠短时间的学习进行完善，此时人员结构的改变为档案管理工作优化的最佳选择。

第一，存储设备的维护。存储设备维护工作仅存在于搭建内部数据库的医院。与其他信息技术相似，数据库的建立与运行需要完整硬件设备的支撑。且在数据库建立后，其通常作为重要信息的存储部位，一旦发生不可逆的机械性破坏会造成巨大的损失。互联网背景下的档案管理工作需要引进专业的硬件维护人员对医院内部信息储存的设备进行日常检修，且在设备出现重大故障前预先做好档案的备份与设备的更换，确保档案管理工作的正常展开。

第二，数据安全的维护。互联网背景下，将档案以数据的模式存储在计算机中就意味着档案的安全性与保密性遭受更大的威胁。医院需引进专业的信息技术人才帮助医院搭建信息安全防护系统，确保互联网背景下档案的安全性。同时，需要在信息技术人员帮助下，将医院内部档案进行分级保管，对于机密文件或者泄露后会导致重大损失的文件必要时可采取独立于互联网之外的保管模式，最大程度确保档案管理的科学性与安全性。

信息技术人才引进的作用不仅体现在安全防护系统的构建，其还可以针对医院的具体需求，对档案管理人员经常使用的软件进行优化，使其在医院背景下拥有更高的信息处理能力，提升档案管理工作的效率。

4.信息与文件结合的管理模式

互联网管理的优势性常会导致档案管理人员将全部工作放在互联网上进行。但在现代背景下，我国法律中仍规定有部门档案必须以纸质形式保存，这就要求档案管理人员在存储中，有意识的将部分文件打印出来并以传统文件的形式进行保管，保证档案管理工作的合法性。

三、结论

档案管理工作为医院运营中的基础工作，互联网背景下，档案管理工作的工作方法、工作工具与工作内容都发生了改变，医院领导者及档案管理人员应加强自我提升，顺应时代潮流，熟练运用互联技術促进档案管理工作效率的提升。

参考文献：

[1]杜 帅.“互联网+”环境下医院档案管理的创新[J].现代经济信息，2019

[2]张 晨.“互联网+”环境下医院档案管理的创新[J].兰台内外，2019

[3]张金红.“互联网+”视阈下医院档案管理研究[J].办公室业务，2019

（作者单位：南昌市洪都中医院）