信息时代地质行业科技档案管理工作发展与创新

王子洋

摘 要：信息时代，科技发展不断进步，计算机的普遍应用与大量涌现的电子文件，对档案管理造成冲击，尤其是信息化时代科技档案，现代化收藏利用模式愈发重要，如何实现地质科技档案管理的创新，迎合信息现代化大趋势，迫在眉睫。

关键词：信息时代;地质行业科技档案;发展创新

一、引言

自1957年以来，国务院批准发布《全国地质资料汇交暂行办法》，随后，《地质资料管理条例》于2002年发布执行，进一步规范了地质资料的管理与服务工作。《加强地质资料社会化服务的若干规定》、《关于建立健全地质资料网络服务体系的通知》、《国务院关于加强地质工作的决定》等相关规定的相继颁布，均将“地质资料开发利用工程”作为重大工程之一 。由此可见，做好地质行业科技档案的整理、归档、利用，对地质行业专业化、信息化发展举足轻重。

二、信息时代地质行业科技档案管理工作内容

信息时代，办公自动化使得办公效率得以提高，科技档案管理工作也迎来新问题、新挑战，需要科技档案管理员的不断总结与探索创新。地质行业科技档案作为地质生产、试验与研究工作的最原始、真实的记录，承载着地质工作者的智慧，作为非可再生资源，是一种宝贵的物质财富，为地质行业服务社会，地质工作的延续性提供了重要的基本信息资源，其效能发挥之大，对于地质行业的发展与进步息息相关。

根据《地质行业地质科技档案工作条例》第二条，地质科技档案包括区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案等，涵盖范围广，内容详细;第三条中提到的地质科技档案工作是一项专业性强的技术服务与管理工作，由此，更能感受到国家地质行业领域对地质科技档案的重视程度。

三、当前地质行业科技档案管理工作现状及问题

1.观念落后，服务水平低

在人们的固有思想中，各行各业均存在重生产经营，轻档案管理思想，地质行业科技档案管理工作也相对薄弱，受重视程度低，导致地质档案管理工作缺乏专业性强、学历高的人才，更缺乏综合素质高、懂地质行业的综合型人才。观念的落后，导致地质行业科技档案管理岗位人才匮乏，不受重视，人才专业能力较低，未能开展良好的科研调研，未能根据地质行业的发展探索出适合地质行业科技档案管理的工作方法。以致现有的服务质量和水平不能更好地服务于地质资料的保存与开发利用，一定程度上影响了地质资料在行业内产生的巨大社会效益，从而与信息技术的使用脱轨，未能顺应信息时代的发展，抓住信息化的便捷给科技档案管理工作带来的益处。

2.制作汇交存在信息不对称

为了使馆藏资料得到更加系统地保管，单位档案室均制定有一套便于储存、保管、查找的汇交格式，资料汇交工作是地质资料工作的重要一环，是在最短周期内将最新的成果收集起来，经过整理、进行数据转化并提供社会服务。 汇交负责人与档案资料管理人员各负其责，汇交人根据统一规定的规范，定期向档案管理人员提供相应的需保管的地质科技档案资料，但与其它工作相比较，地质科技档案受重视程普遍较低，汇交人在各单位一般存在一岗多责，再加上对其培训次数低、出身非专业，造成汇交人未能及时向档案管理人员定期移交资料，或者在移交资料时未能按照行业标准操作，给档案管理人员带来繁重的基础工作压力，甚至出现信息不对称现象，汇交人移交的资料不全，档案管理人员对各部室需要移交的资料系统性、全面性把握不够，导致效率较低，影响地质科技档案的及时归档与提供服务。

3.资料数字化程度较低

随着信息化时代的到来，电子文件、数字化图文扫描等新型保管方式的广泛应用，双轨制逐渐成为档案界甚至地质科技档案管理的受青睐的保存方法，但在档案界不断突破创新的同时，受到技术、人员、资金等方面的影响，未能及时建立相关技术及标准，加之传统观念的根深蒂固，数字化保管方式存在相应的风险，加之档案管理在各单位都存在受重视程度较弱，高素养人才配备不足现象，仅在个别工作环节实现了部分信息化，依旧以传统手工作业为主，致使地质科技档案的搜集、整理、归类、保存等一系列程序信息化建设滞后。

四、未来地质行业科技档案管理工作发展与创新

1.重视人才培养，强化档案管理意识

加强地质资料工作和地质资料产品的宣传力度，让地质行业重视原始记录、材料保管的重要性，为其发展开拓良好的外部环境，从而提高地质科技档案的服务水平。首先在政策上给予适度倾斜，各单位提高用人标准，配备国家相关标准规定的高素质专业型人才，并给予相应的待遇。其次从各方面加强地质科技档案管理的培训力度，以人为本，分层次进行人才需求的培养，做好人员专业与岗位的匹配。各单位之间对标管理，加强人才的沟通与培养;优秀的人才定期进行交流，区域性流动;培养出既懂地质行业专业知识、又懂信息技术、还懂档案保密性管理的，有强烈责任感，能够潜心研究、不断创新的复合型人才。

2.加强沟通，打破汇交信息不对称不及时现状

档案管理人员应加强与汇交负责人的沟通，定期开展培训，从专业性角度协助汇交负责人将有保管价值的材料，按照相应的标准，及时、准确地移交，把好资料移交第一关，便于后期的保管、利用。同時档案管理人员也应该强化服务理念，与相关项目组积极对接，第一时间提供所需资料，为项目组深耕地质行业相关课题给予力所能及的帮助，树立大局观，为地质行业的发展做出贡献。

3.加强资料数字化程度，创新管理模式

地质行业科技档案的管理与利用，应建立资源共享、资料安全与保密、数据维护与管理等相关规定，以便于提供良好的服务，便捷行业内的开发利用，形成高效循环的良性机制;如做好地质资料开发利用，减少地质工作重复，提高地质工作效率，向用户提供便捷的信息查询方式，把握好信息公开的范围，充分挖掘并发挥地质科技档案的内在价值，提高地质资料社会化服务水平，对促进国土资源管理和经济社会可持续发展具有重要意义 。因此，管理标准与现代化手段的有效结合，是促进地质行业科技管理工作不断发展的必要保障之一。

五、结语

地质行业工作者智慧结晶的地质资料，是国家地质行业不断发展的财富。作为地质行业档案管理人员，应肩负好收集、整理、保管与开发利用的责任与担当，做好国家财富的守护者与服务者。地质行业档案管理人员应严格要求自己，严守机密，掌握档案界最新规章动态的同时，拓宽所在地质领域专业知识，加强信息技术能力的提升，扎根档案领域，开展深层次的研究，全面提升个人业务能力与素质水平，深入领会并挖掘地质档案材料的价值，提高服务水平，推进地质档案利用效率，不断探索出符合信息化时代发展的地质科技档案行业管理标准，敢于创新，潜心钻研，不断加强信息技术的学习与应用，从而提高地质科技档案管理水平，为地质工作的进步提供强大的技术支撑、服务支持，推动档案管理与业务工作有效融合。

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（作者单位：河北省地质调查院）