新时期档案数字化管理及其创新策略

谢能伟

摘 要：档案管理工作向来是企事业单位管理的重点，在档案资料中主要记录了企事业发展的重大事件以及人员、物资等信息资料，不仅是企事业发展的见证，更是企事业今后发展的重要参考，所以这项工作的开展关系到企业的发展情况，必须得到高度的重视。随着我国信息技术的不断发展，数字化技术得到了有效的利用，并且在企事业的档案管理工作中发挥出了巨大的作用，讓档案管理工作的效率得到了显著的提升。然而在部分的企事业单位中，还存在系统更新不及时、管理方法不科学、档案管理人员素质不高等方面的问题，为此，需要在新的时代背景下对档案管理工作实现创新管理。本文从新时期档案数字化管理的意义入手，讨论档案的数字化管理中存在的问题与挑战，并分析如何在新时期创新档案的数字化管理，希望对相关的档案管理工作具有借鉴意义。

关键词：新时期;档案;数字化管理;创新策略

在数字化技术不断发展的今天，给人们的生活和工作带来了巨大的变化，在企事业单位的发展中，信息技术也发挥出了越来越重要的作用，尤其是数字化技术的利用，让档案管理工作模式出现了巨大的变化，首先体现为可以在网络中保存、查询，这样就极大地提升了档案的安全性，不过也需要企事业单位对人员、制度以及网络化建设高度重视起来，这样才会进一步发挥出档案资料的作用。

一、档案管理工作的基本理念和主要内容

档案管理工作主要是基于国家的管理规定，然后围绕企事业单位的发展情况对档案管理制定出工作计划，通常来说，主要内容包括档案资料的接收、分类、编制、检索、调取，这些环节都十分重要，共同组成了系统的档案管理流程。档案管理的主要作用在于工作总结、指导、检查，以及对人员的资料进行管理，同时也会对其它的部门工作开展起到影响，由此可以看出企事业单位开展档案管理工作的重要性。此外，这项工作的开展也对企事业单位发挥出其职能起到重要作用。

二、新时期档案数字化管理的意义

档案管理工作最直观的作用在于可以影响到企事业单位内部的管理，这项工作良好的开展可以促进各项工作的顺利进行，提升相关部门的工作效率，从人事管理的角度还可以起到挖掘优秀人才和提升员工工作热情的作用。

1.提升档案管理工作效率。以往采用纸质档案管理方法容易出现档案资料丢失、潮湿等问题，对档案管理效率造成一定影响，在信息技术的支持下可以显著的提升工作效率，主要表现在可以提升整理、归档、查询的效率，并且有效减少纸质档案的存放空间。此外，档案管理人员只要进行检索就可以快速查找相关的档案资料，相关部门也可以在网络环境下对档案资料进行在线传输。

2.有利于企事业单位的发展。通过完善的档案资料可以对企业的员工进行分析和评价，这样就可以对人员进行合理的调整，让人员结构更加合理，提升不同部门的工作效率。同时，对人员进行合理分配也可以显著的提升员工的工作热情，这样不同部门都会为企业的发展贡献出更大的力量。

3.顺应时代发展趋势。在信息技术和大数据的支持下，档案办公的软件和硬件设备也实现了更新，其中很多的企业都开始实现一体化办公，比如对档案进行扫描，以及网络化存储，这些工作的开展都有利于企事业单位更好的发展。

三、档案的数字化管理中存在的问题与挑战

1.信息时代档案管理人员面临的问题。

（1）档案管理方式较为落后。当前很多的企事业都实现了网络化办公，不过一些企业在档案管理中依然采用纸质档案，这样在资料的查询上会花费很多的人力和物力，并且出现丢失和破损的几率也较大，一些单位还存在很少利用信息化系统的情况。

（2）缺乏档案管理体系。在企业档案管理部门，开展好档案管理工作需要围绕相关的制度进行操作，不过在专人管理的情况下，如果管理制度不完善会造成管理方法不科学，增加档案管理出错的几率，也容易造成档案的丢失。

（3）缺乏档案管理重视程度。相较于档案管理工作，部分企业单位的领导把更多的精力放在生产经营和财务管理上，比如对档案管理部门的信息化建设不够关注，各个部门也缺少配合，这也是导致档案管理没有实现信息化、标准化建设的不利因素。

2.信息时代档案管理人员面临的挑战

（1）具有政治素养和保密意识

首先，档案管理人员在掌握资料和文件的过程中，需要意识到这些资料都具有一定的商业价值，部分内容甚至是企业机密，这就需要档案管理人员要企业的利益放在首位，不受利益的诱惑，在工作岗位上兢兢业业、廉洁自律，坚持正确的政治导向。

（2）扎实稳定的档案专业素养

在大数据的背景下，需要档案管理工作人员在资料的搜集、整理到检索和存档等环节中具有技术性和专业性，对工作流程熟悉，确保档案的安全性。档案管理人员还需要保证档案的真实性和完整性，使其具有借鉴价值。

（3）具有开阔的视野和创新精神

在大数据的支持下，更新需要档案管理人员具有创新精神，同时也需要保持严谨工作态度和奉献的精神。档案管理工作在开展的过程中需要围绕企事业单位的实际发展，也需要档案管理人员不断积累工作经验，进而不断创新管理方法，简化工作流程。在无纸化和办公自动化普及的背景下，从职业发展的角度来说，也要求档案管理人员具有良好的计算机硬件处理能力。

四、如何在新时期创新档案的数字化管理

1.安装先进的操作系统。要想在大数据时代下实现档案管理效率的提升，需要对数字化的软件进行定期更新，这项工作需要长期做好，档案管理人员不可存在侥幸心理。系统更新可以让系统运行更加顺畅，避免档案的上传不及时，而目前数字化档案管理系统指的是硬件配置的检查与更换。只有在硬件与软件的工作中进行科学处理才可以保证档案管理工作的顺利开展，同时档案的安全性也得到了保证。

2.制定出统一的管理系统。当前的企业档案电子化建设已经走向成熟，不过没有对档案进行统一的系统管理，这就需要相关的部门根据档案管理的特点，并且结合档案管理的实际需求，最终建立出与企事业发展相适应的管理体系，这对于提升档案的工作效率很有帮助，其中包括档案工作制度、保密机制、安全机制、使用机制，最终实现档案数字化的全新发展。

3.招聘档案管理专业人员。对于档案管理工作来说，目前进行数字化管理主要是利用计算机，不过依然需要档案管理人员进行操作，这就要求档案管理人员具有专业的素质，并且培养档案管理人员的安全意识，从企事业单位的角度讲，需要在人才招募的环节加以重视，考察操作能力，之后需要进行系统的安全教育，以此提升其安全防范意识。

4.加强对档案管理人员的培训。目前的档案管理工作包括主要包括纸质档案和信息档案的管理，并且信息技术开始在档案管理工作发挥出更加重要的作用，比如档案收集与整理在计算机操作下可以完成。因此，这就需要档案管理人员对信息技术掌握。借助现代化的办公模式，档案管理人员可以在软件上检索出年限、类别、用途，这样就可以快速的对资料和信息查询，比如对人员档案管理，就可以在电子档案中查询工作履历、入职情况、工作表现等，进而为人员管理提供帮助。

5.及时维护系统的安全。企事业单位的档案资料有着重要的价值所以在利用大数据的过程中也要做好对信息的安全管理。当前的信息技术在为人们带来巨大便利的同时，也会受到病毒、黑客的威胁，所以企业需要打造出系统的防御体系，在档案管理人员的日常管理工作中，需要定期对计算机进行杀毒，档案管理部门内部也要设置防火墙，这样就可以提升档案管理的安全性。

6.加强数字档案管理工作的宣传。新时期下需要企事业单位对档案数字化管理意义的重视，所以作为档案管理人员，需要实现思想的创新，档案管理部门也需要加大资金的投入力度，不断对档案管理人员进行培训，使其具有使命感。企事业单位可以利用宣传栏，或者单位宣传栏向全体员工宣传档案管理工作重要性的思想，就会形成人人重视档案管理工作的风气，也便于相关部门工作人员提出意见，实现档案管理信息化的标准化建设。

五、总结

综上所述，随着信息时代的不断发展，我国企事业单位的办公环境也发生了巨大的变化，对于企事业单位的档案管理工作来说，需要在大数据的时代背景下，创新档案管理工作方法，不仅需要完善管理机制，同时需要加强人才的培养，今后的企事业档案管理工作中需要安装先进的操作系统，在人员招聘上提升门槛，并且加大培训力度。此外，需要关注系统的操作安全环境，这样才有利于提升档案管理质量，实现企事业单位各项工作的顺利开展。

参考文献：

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[2]冯曙光.刍议基层工会档案管理的现代化与信息化[J]长江丛刊，2019

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[5]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报（自然科学版），2014

（作者单位：桂林电子科技大学）