企业档案管理信息化建设创新发展思路

杨天宇

摘 要：信息化水平是国家现代化程度的标志，信息化建设促进企业档案管理现代化，是企业档案事业跨越式发展的新目标。为适应社会发展，按照国家规划发展企业档案事业，要对企业档案信息化进行探讨。本文以档案管理理论为依据，阐述企业档案信息化的概念，介绍企业档案信息化现状，详细分析问题原因，以创新为重点提出合理的企业档案信息化建设对策，由信息化观念，人才建设，安全保障等措施形成企业档案信息化网状结构完善的建设对策。

关键词：企业档案管理;信息化建设

1946年第一台计算机问世，信息技术经历了无数次的变革，推动科技进步与社会发展。新技术改变了人们传统的办公方式，信息化进程加快，信息技术高速发展在企业经营管理中推广应用，是有效改善办公条件，提高工作效率的重要手段。企业档案是原生的信息资源，在信息技术时代下企业档案工作必须不断学习科学知识，掌握信息技术为企业档案管理工作服务，企业档案工作走向信息化是企业经营管理持续发展的必然举措。信息化是企业建设发展的重要内容，档案信息化建设是促进企业信息化改革发展的重要条件。《档案信息化建设实施纲要》提出，要明确企业档案信息化建设目标。随着科技的迅猛发展，中国企业面临结构重组与国际竞争等严峻挑战，如何借助时代优势，创新企业档案工作，在挑战中生存发展，成为企业档案工作的重要问题。

一、企业档案管理信息化建设概述

企业档案是企业经营管理，科学研究等各项职能活动中直接形成，具有参考作用保存的文字等形式档案文件材料。企业信息化是利用先进的技术手段，通过内部生产经营信息对资源合理配置，对企业供应链等外部资源整合，实现基础管理规范化，提高企业技术水平，提升企业的核心竞争力。

档案信息化建设是利用信息技术获取传输档案资源，向社会提供更多有价值的档案信息。企业档案信息化是企业依靠科学的思想方法，凭借信息技术等高科技手段对文件等信息发掘整合，使信息获取传输应用数字化，带动企业物流运行，管理决策科学化，为企业和社会发展服务。

企业档案信息化是企业工作的重要内容，具有鲜明的特点，主要体现在原始性，全面性，服务性等方面。原始性特征是针对企业档案信息化所承载电子文件信息内容，原始性是电子文件承载信息是文件生成形成记录，档案文件必须是原件，确保档案文件的历史凭证价值，电子文件存在形态不断变化，记录信息内容与记录方式分离，不需传统档案文件一样凭借原件证明信息内容，电子文件信息内容原始性是保证历史凭证价值的重要条件，将传统纸质档案转化为数字档案，使企业档案转化为虚拟台，企业信息网络传递仅为档案信息内容。用户得到的档案文件非原件。

二、企业档案信息化建设的意义

企业档案信息化对企业发展具有重要作用，具體体现在有利于促进企业档案信息开发，档案信息化促进文档管理一体化，是企业现代化的重要标志。档案信息收集不完全是困扰企业档案部门的难题，企业档案人员可运用网络设施，通过应用互联网收集到有利于企业发展的外部信息，满足企业对信息的需求，有利于企业捕捉市场信息。

企业档案实现信息化后，文件可归入档案信息网络系统进行管理，促使企业文件档案与实际工作结合，档案信息化通过网络设置文档管理程序，提高档案的归档率，提高档案管理现代化水平。信息资源利用在企业决策中具有重要地位，信息化建设实现档案信息资源开发利用，为企业决策活动提供重要依据。企业领导做出重大决策应准确迅速，社会对企业档案信息需求增加，促使企业档案部门改变传统档案管理方式，利用现代化服务手段使企业档案信息能准确方便的提供给用户。

企业要想提高自身市场竞争力，必须在生产经营等工作中运用现代化科技，现代化企业要存储管理各种信息，在企业生产管理中争取先机，档案是企业重要信息资源，收集统计与利用水平关系到企业信息化程序，企业档案信息化水平是衡量企业现代化的重要标志，档案信息化能为企业管理决策提供及时科学依据，为企业生产管理活动提供有利的信息服务。

信息技术发展日新月异，档案是企业重要的资料，将信息技术应用到档案管理中有利于计算机检索信息查全率，减轻管理者劳动强度。档案资料是企业重要的信息，档案资料泄露会损害企业利益，信息化管理有利于档案资料的保密，封闭式局域网可以运用多种加密操作提高档案保密性，无纸化信息录入，相对过去纸质保存更加便捷，微机管理企业档案资料，通过加密方式避免资料遭到窃取。

三、企业档案信息化建设现状

随着企业增加对档案信息化建设投入，企业档案信息化管理工作广泛开展，档案信息化基础设施初步形成，数字化档案信息资源量不断增加，大型企业档案信息化建设工程实施早，依托档案管理化建设开发企业档案信息资源，为企业档案信息化建设向纵深发展创造了条件，取得了良好的效果。国内现有大中型企业一万五千多家，据国家经济信息中心调查显示，有10%的企业基本实现档案信息化，20%的企业未开展档案信息化工作。企业档案信息化取得了一定进展，但当前企业档案信息化工仍存在诸多问题。

国内中小企业档案信息化建设中10%左右企业应用ERP方案，6%的企业实施SCM方案，大多数企业档案信息化停留于计算机文字处理，单纯的办公自动化，局部的信息化阶段。70%以上的大中型企业建立正规的情报竞争网络，其中近30%的企业建立正规化的工作流程，中心企业建立情报竞争网络不足10%，运用企业档案信息化技术仅限于互联网案例企业主页，未充分利用网络信息资源丰富档案信息辅助企业工作，中小型企业对市场信息缺乏迅速反应能力。

当前企业档案信息化建设中的问题主要包括软件开发问题，档案信息资源数字问题，及档案信息化人员素质问题。企业档案信息化建设中，档案专业人员对信息化技术不了解，实施信息化人员主要是编程人员，对档案专业知识了解较少，仅按对企业其他业务方式进行档案信息化，编制出的信息化软件不能解决信息化实际问题。企业档案信息资源数字化实施中有许多问题需要解决，企业中大量的历史档案资料数字化问题，如企业存放文革前的档案，有些档案字迹褪色，为档案扫描工作带来了困难。

四、企业档案信息化建设创新策略

考虑企业档案信息化的特点，针对我国企业档案信息化建设现状，对企业档案信息化建设创新首先要树立信息化观念。观念转变是企业档案信息化的前提，当今先进科技广泛运用，加快了档案工作融入信息社会的步伐，档案人员可以利用计算机技术，共享档案资源信息，要求档案人员转变旧的思想，传统的企业档案管理模式必然被信息化取代。

企业档案人员要加强宣传，让企业领导认识开发档案信息资源是进行科学决策的需要，需要大力投入资金。企业档案信息系统建设需要企业高层领导协调，各部门组织参与，需要有力的组织保障，企业各部门提出要求，由档案信息系统部门开发。信息技术为档案服务提供了便利条件，文件可供多个利用者使用，企业档案工作者要更新服務观念，及时将信息配置在工作各环节。

进行企业档案信息化建设必须清楚档案信息化的目的，进行详细的调查分析研究，为企业档案信息化开展制定总体规划。应将档案信息化纳入信息化规划，建立科学适用的文件归档与利用系统。企业档案信息化建设是为提高效率服务，在建设方面必须考虑企业实际需求，不要盲目冒进。企业档案信息化建要以实用性，效益为原则。要建立相对独立的综合企业档案管理部门，按照档案管理程序，对企业部门在生产管理中产生的信息进行收集管理。企业档案部门是档案管理的职能部门，应负责档案信息化建设与管理维护工作。企业档案管理要以服务中心工作为中点，帮助企业适应性的战略调整，基于档案信息化成果创新。

实现企业档案信息化是企业档案工作适应社会发展的必然要求，档案人员要面向未来，改变工作方法，深刻认识到档案信息化建设的重要性。当今时代人们注重时间效率，传统被动的服务方式不适合人们的要求，企业档案信息化人服务理念应做出调整，加强与专业各单位的联系，企业档案信息化人才及时思考调整档案服务方式。

图书馆、档案学科同宗同源，随着科技迅速发展，新技术周期缩短，现代科学向微观方面纵深发展，学科交叉增多，科研方法向整体化发展。由于图书馆学与档案学研究对象在工作流程等方面具有共性，信息技术发展使学科复杂融合。知识管理背景下档案信息化特征是从被动服务到主动知识创新服务。时代发展要求企业档案管理从档案实体管理转向注重档案内容管理，用知识管理理念强化企业档案开发利用，实现档案知识资源共享。

综上，科技迅猛发展为社会带来了全新变革，企业档案管理工作面临创新，将信息技术融入到档案管理中，可以提高档案管理效率，简化档案管理内容，企业迫切需要档案管理信息化，应从提高管理人员的素质，重视经费投入等方面出发，完善企业档案管理工作信息化建设。

参考文献：

[1]蔡 玲.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].办公室业务，2019

[2]孙勇军.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].现代国企研究，2019

（作者单位：苏州市烟草公司太仓分公司）