浅谈提高建筑业企业办公室管理的有效策略

师雯

Discussion on the Effective Strategy of Improving the Office Management of Construction Enterprises

SHI Wen

（No.1 Engineering Corporation Limited of CR20G， Suzhou 215151， China）

【摘  要】近年来，我国经济实力不断提升，国家基建规模也随之扩大，建筑业企业之间的竞争也越来越激烈。对于建筑业企业而言，其生存和发展需要重点发挥办公室管理的作用，企业办公室作为建筑业企业运行的核心，能够创新企业内部管理并促进其提高市场竞争力。论文简要介绍了建筑业企业办公室管理以及提高建筑业企业办公室管理水平的有效策略。

【Abstract】 In recent years， China's economic strength has been continuously enhanced， the scale of national infrastructure has also expanded， and competition among construction enterprises has become more and more fierce. For construction enterprises， their survival and development need to focus on the role of office management， enterprise office is the core of the operation of construction enterprises， it can innovate the internal management of enterprises and promote their market competitiveness. This paper briefly introduces the office management of construction enterprises and the effective strategies to improve the office management level of construction enterprises.

【关键词】建筑业企业;办公室管理;有效策略

【Keywords】 construction enterprises; office management; effective strategy

【中图分类号】F279.23                             【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）03-0037-02

1 引言

在我国现代化建设不断推进、市场竞争日益激烈的背景下，建筑业企业经营环境正处于不断变化之中，工程建设领域从传统投资逐步发展为BOT、PPP、EPC等多种模式。近年来PPP模式和EPC模式不断深入，实现了投资、建设、运营的整合，建筑业企业正在逐步参与到建设项目的全过程管理。这些建筑领域的发展极大地影响着建筑业企业内部管理，特别是作为企业运转“CPU”的办公室，其管理水平的高低，是企业能否健康发展的关键。因此，提高建筑企业办公室管理能够有效解决企业发展过程中遇到的复杂问题，保障企业的正常运行，推动我国建筑行业的发展。

2 建筑业企业办公室管理的内涵

办公室管理指的是由企业办公室工作人员执行企业管理者所制定的相关计划或决策，以完成企业内部的政务性、事务性工作。在现代化企业管理中，企业内部部门之间工作是否协调，各企业之间合作、竞争关系是否良好，很大程度上依赖于企业办公室管理的正确有效实施。建筑业企业办公室管理承担着处理企业或工程项目日常工作的责任，同时也参与部分有关企业发展及工程项目的决策工作。除此之外，还需对工程建设过程中出现的突发事件进行处理。这些综合事务的处理要求办公室工作人员不僅能写、会说、善干，还要具备坚定的理想信念、高尚的道德情操，能够正确领会上级意图、理清思路，集中精力、全力以赴地处理问题。

3 建筑业企业办公室管理的意义

3.1 办公室管理为企业沟通建立桥梁

企业的发展离不开人与人、部门与部门、企业与企业之间的沟通，办公室则为其构建起沟通的桥梁，扮演着管理中枢的角色，保障信息有效传达、畅通交流。建筑业企业办公室参与政务、管理事务、承上启下、沟通协调，承担着公文处理、信息报送、撰写讲话稿、新闻报道、经验材料等“办文”工作，信访接待、安全保卫、后勤票务等“办公”工作，会议筹备、会议通知、会议组织、会议服务、会议材料、会议精神贯彻落实等“办会”工作。办公室的存在，对企业尤其是建筑业企业而言，是保障各项工作顺利进行的关键[1]。

3.2 办公室管理为企业树立良好形象

办公室是企业的门面，其业务人员的办事效率、业务能力、工作作风等均是企业管理综合水平的体现，拥有高素质、高水平的业务队伍能为企业树立良好形象，吸引优秀合作伙伴，以在建项目为依托，促进后续项目承揽，实现以干促揽，滚动发展。

3.3 办公室管理为企业指明发展方向

办公室是企业管理的核心机构，承担着各项重要职责，大至参与企业工作计划与决策，小至储存、调用企业工作的基础信息，在合适的范围内，为企业各项工作提供可行且优秀的解决方案，保障企业正常平稳发展的同时拥有较大收益。因此，从某种程度而言办公室管理为企业指明了发展方向。

4 建筑业企业办公室管理中存在的问题

4.1 办公室管理制度未健全

办公室管理制度能够规范指导企业工作的正常开展，为解决工作中出现的问题提供思路与方法，然而仍有部分企业未建立管理制度或者管理制度不完善、不健全，企业无法高效开展日常工作。

4.2 办公室管理人员综合素质较低

拥有一支优秀的办公室管理团队，能够有效发挥办公室在企业中重要作用。然而实际情况并非如此，大多数建筑业企业的办公室工作人员并非接受过专业培训，其工作能力不足以担任办公室岗位，工作常常依附于上级指令，不能创造性主动开展工作。此外，部分工作人员存在态度不端正、服务意识较差、创新意识不足等问题，从而严重阻碍办公室工作的开展，影响其相关作用的发挥[2]。

另外，企业奖惩制度以及考核制度的不完善，未能与员工自身利益相挂钩，导致其面对工作时难以提高热情度，没有动力。

5 提高建筑业企业办公室管理的有效策略

提高建筑业企业办公室管理的有效策略，主要从企业管理层以及企业的执行层两个方面进行优化。

5.1 管理层优化措施

第一，建立健全管理制度。办公室工作人员以及企业管理人员需要对办公室工作、企业发展战略进行认真研究，制定各项工作制度、工作计划，明确工作职责和方向，强化工作责任，保障管理制度的全面落实。第二，转变管理模式。企业管理层办公室是企业重要决策的参与者与执行者，同样也是企业各项工作开展的监督者，办公室工作需要逐渐转变管理模式，以员工为中心，将员工思想高度统一到企业发展上来，使企业办公室管理制度走向全面而长远的发展阶段[3]。管理模式的转变，关键在于重视人力资源的管理，为员工营造一个能够充分实现个人价值的良好环境。第三，加强与企业的实际联系。加强项目办公室与企业之间的联系，能够进一步强化管理深度，推动企业快速发展。首先要充分发挥网络信息系统的作用，实现远程管理，解决建筑业企业施工项目“点散面广”不便实施管理的局面，便于企业管理层对项目情况全面了解，及时实施对执行层的业务培训和指导。其次，要充分发挥“交底制度”的作用，项目办公室是临时机构，人员变换频繁，应重点关注工作交底及交接，杜绝制度落实不到位，工作职责不明晰的现象。再次，要充分发挥人员管理的作用，即管理层通过建立人员管理台账对业务人员实施动态管理，了解项目办公室人员的履历、资质、行为等情况，做好人员梯队建设，确保制度的落脚点——执行层的能力可靠。最后，要加强监督检查，企业应注重对各执行办公室的监督检查，保障工作的时效性与有效性，从而提高工作质量。

5.2 执行层优化措施

建筑业企业项目办公室虽是一个临时性机构，随工程项目完工而解散，但其在项目建设期间需负责各项大大小小的业务，因此，提高项目办公室的管理需要从以下三方面进行。

第一，明确职责分工。项目办公室的管理工作除了常规的业务工作外，甚至包含“衣食住行”等多方面的工作任务，事多且杂。因此，在日常工作常会出现顾此失彼的现象，影响项目的整体运营。所以，为了更好地提升项目办公室的管理水平以及工作效率，需要明确分工，职责落实到人，以发挥各工作人员的优势。第二，明确工作标准。在项目办公室的管理工作中，将各项业务工作要求细化为具体工作标准，以此提高总体管理水平及工作效率。除此之外，项目办公室的人员配备还需要进一步完善，通过合理配置工作人员加强办公室管理的力度，提升项目办公室的管理水平。第三，加强工作考核。项目办公室的工作考核主要是为了强化制度落实，提升专业技能，使得项目办公室落实好管理层赋予其的承上启下、沟通协调的责任，符合我国建筑業高速发展态势及现代企业管理要求。第四，培养业务人员形成终身学习的理念，与时俱进。这些目标的实现，一是需要管理层建立健全科学合理的绩效考核制度，即对项目办公室人员进行定期考核，以此全面了解他们的工作水平;二是项目办公室要加强内部考核力度，以职责分工和工作标准为考核目标，对照标准找差距主动提升，若出现技能不合格的员工需要及时进行处理，以提高工作人员的积极性，从而保障建筑业企业体系的健康运行。

6 结语

总而言之，在如今市场格局不断变化的前提下，建筑业企业虽面临着良好的机遇，但其挑战却也只增不减。因此，办公室管理在建筑业企业的发展过程中显得极其重要，优秀的办公室管理能够有效促进企业的健康持续发展，提高综合实力。

【参考文献】

【1】刘晨丽.建筑工程实施办公室管理的创新策略研究[J].中国市场， 2015（30）：246-247.

【2】贺晓东.建筑企业办公室管理存在的问题及解决策略[J].中国科技投资，2017（10）：113.

【3】廖清.浅谈新形势下如何搞好建筑企业办公室工作[J].轻纺工业与技术，2019，48（10）：72-73.