当前人事档案管理发展方向探索

韩平

【摘要】通过改革和创新人事管理档案系统，优化人事档案处理，保证文件的真实有效，是提高企事业人力资源管理水平的重要途径。本文介绍了人事档案管理的发展方向，对人事档案的未来发展趋势进行了阐述，通过提高互联网的运用，从而使人事档案管理工作朝着更加标准化和实用的方向发展。

【关键词】人事档案;弊端;发展探索;新要求

总的来说，档案工作的价值取向与社会的基本价值观是一致的。传统道德观念深刻影响着档案从业人员，从道德的方面来看，能够稳定以及不断地左右人事档案工作人员的认知，进而协调人与社会、人与国家、人与人以及不同阶层的利益。因此，它依赖于这样的观念存在着，要求从业人员必须高效履行职责，不损害别人利益，并在档案管理的利益与用户的利益之间取得平衡。由于道德标准的作用，显示从业人员的工作平稳性和对利益方面欲求的持续平衡。

现今对档案管理工作人员的评价多数基于道德标准。“默默无闻”“桥梁”和“为他人奉献”等这些词语都强调了档案工作者的勤奋、牺牲、奉献的人格本质，如果忽略了这一点，从根本上模糊了档案管理工作人员的心理特征。社会上许多人说，档案管理工作地位低、待遇差，但是档案管理工作人员对档案整理的细心和对利用者服务的耐心，对档案事业的奉献精神确实让人感动。实际上，这种道德理想优于物质利益价值的追求充分反映了中国文化蓬勃发展的基本精神。不仅塑造了档案管理工作人员的整体风貌，也是档案管理工作人员的共同心态。

人事档案是为企事业单位建立有效的员工档案记录，并有效记录他们的完整信息，可以让领导者有依据地从各个角度去了解员工的状态，是提拔重用人才的有效途参考依据之一，更是工作中不可忽视的重要环节。因此，必须充分利用人事档案，为人员考评记录和选拔人才提供良好的基础，并提供准确而真实的材料来源。

一、现今传统人事档案管理的弊端

人事档案是中国人事管理系统的一个特色。它是对个人经历、工作表现、家庭状况等的记录，是一个相对完善的信息存储库，也是单位在人才提拔、个人晋升等人事管理方面的主要依据。如今，随着员工不断流动和数量的增加，传统的人事档案管理方法显现出许多弊端：档案的真实性和实用性不足、资料不完整、有关部门对人事档案的管理和监督不到位、人事檔案管理的信息化水平落后，所以改革人事档案管理很有必要。

二、形成人事档案管理问题的原因

（一）收集区域狭窄，覆盖范围不完整。一些单位仅对领导或者管理层员工收集档案材料，而将普通员工的档案资料撇开。

（二）档案处理效率低，工作不到位。许多单位的“弃档”现象增加，管理人员不了解人事档案的重要性，也不关心记录员工详细信息的人事档案的管理情况。

（三）传统的人事管理系统已经无法适应新方式的需求。多数管理方法是“档案随人走”，在管理方式上实现封闭管理，不仅费时费力还效率低下。

三、人事档案管理的发展

人事档案的发展源于人事管理行为的扩展。从以前的官员任命开始，就已经创建了人事管理系统。经过社会的不断更新和发展，内容和资料的完善意味着人事档案管理快速发展的新状态。

（一）人事档案管理的内容多种多样且繁杂。这对于档案管理维护来说增加了不少的难度，包括宏观控制和微观实施。同时，人事档案管理作为服务系统的重要部分，必须要注重以人为本的观念和服务管理的效率。

（二）人事档案管理工作人员的整体素质不断提高。除了不断对人事档案管理进行深入的探索研究外，人事档案工作团队也在不断加强。越来越多的具有卓越思想能力的高素质人才加入人事档案工作队伍，团队的整体素质和整体稳定性较高。在新形势下，互联网的普及和应用对相关人员提出了更高的要求。当前，人事档案管理人员在思想转变和适应能力方面显得尤为重要，应该积极寻求方法以适应新形势，不断提高自身知识水平和能力，适应发展需求，同时在职业上取得新的创新和突破。

（三）人事档案管理逐渐步入现代化。随着信息化在全球的极速发展，世界对信息的需求迅速增加，信息产品和信息服务对于各个国家、地区、企业、单位、家庭、个人都不可缺少。信息技术已成为支撑当今经济活动和社会生活的基石。而现代化人力资源管理也需要更加专业智能的人事档案管理技术提供支撑。目前很多公司已经开发了档案相关的专业软件，使档案文件覆盖的范围扩大，服务水平也在不断提升。

四、对于当前人事档案管理发展方向的探索

由于人事档案内容更新快，内存量大，利用效率高、来源广泛等特点，要想提高人事档案管理工作的效率，必须加快人事档案现代化的建设。根据上级的相关要求，有必要使档案管理工作更加系统化和标准化。计算机具有存储容量巨大，检索方便，传送快速等特点，可以使人事档案工作迈上一个新台阶。这也是当前信息化社会的必要选择方向。

（一）更新观念，人事档案信息的电子化。如今，由于计算机网络技术的优越性及快速发展，已逐渐取代了过去依靠纸面记录来完成工作。电子信息技术与人事档案管理的有效结合已成为必然趋势。对于检索工作，必须特别注意精准性和专业性。这是搜索信息中最重要的部分，应该多加关注。人事档案管理的现代化始于电子人事档案的运用，即将原始纸质档案转换为电子档案，将人员档案信息存储到计算机系统中，建立个人信息库。在此基础上，将建立更准确、完整的人员信息数据库。在办公网络系统的基础上，能够快速准确地向有关部门人员提供详细数据和全面的信息服务，实现档案信息电子化与原始档案的整合。还可以避免由于人事档案文件的非公开性，有关内容的信息缺失以及易造假导致的档案损坏，进一步解决了当前人事档案资料的实际难点。人事档案管理工作的关键意义在于数据收集的真实性，管理也更加标准化，同时，档案电子化可以有效降低成本，降低损坏风险。

（二）与时俱进，人事档案信息的规范化。人才信息的有效整合是人事档案管理工作的目的之一。人事档案既包含本地人才的基本信息，又有其他地区的人才信息。当前，利用信息化有效整合的方式主要是运用系统软件支持快速查询和统计功能，达到共享和整合人事信息资料的目的。在这个过程中，不仅需要必备的网络，还要使用具备一定条件的硬件和软件，来规范人事档案信息的交换、检索、系统形成和存储，这有助于更广泛的统一利用。坚持从人事档案的发展出发，制定符合实际的存档工作目标、任务、准则和相关政策，也要对所有成员进行相关培训，提高对人事档案的重视程度。

（三）人事档案信息的网络化。人事档案网络是指电子人事档案原则上尊重文件档案的机密性规则，可以更好地发挥互联网的优势，在全国范围内充分实现人事档案资源的共享。档案管理工作人员应以档案的机密性来统一考虑联网，必须授予具有档案保留权的部门权限，以通过网络访问相关人员档案资料，没有相应权限的部门则无法访问。此外，在采用现代管理方法提高管理效率的同时，相关档案管理工作人员的整体素质也必须要与时俱进。对工作人员有侧重地加强专业性培训，将他们转变为精通人事档案专业并熟悉相应软件使用的优秀从业人员，不断创新，加速创建数字人事档案和多媒体人事档案的进程，并加强信息技术处理，确保人事档案的机密性，利用现代化管理方式对人事档案进行有效的管理。

五、结语

综上所述，人事档案的管理工作必须着眼于创新，进一步研究探析，逐步提高人事档案管理的质量和服务水平，使人事档案工作迈上新台阶，上升到一个新高度。我们必须清楚地认识到，要想人事档案管理有新发展，还必须做大量的理论和实践工作，当前人事档案管理工作的开展和完善都需要所有从业人员的共同努力。只有确定人事档案管理工作的发展方向，顺应信息化时代潮流，才能大大提高人事档案管理工作的效率和质量，适应新时代的新需求，更好地服务于人事档案工作。在新时代，人事档案管理工作还需要全体从业人员进行更广泛的探索和努力。

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