浅谈科研院所办公室服务水平

戴芳 汤洋 合思琦 郭映秋

【摘要】办公室作为一个单位的窗口部门和枢纽部门，承担着联系各级部门，协助领导处理行政事务，协调整个单位之间的关系，保证各部门灵活、高效运作的重要任务，是单位的关键科室。本文以科研院所办公室为研究对象，通过分析科研院所办公室服务水平现状及存在问题，针对问题提出提升办公室服务水平现状的高效方法和途径，以期为促进科研院所高水平服务提供建议。

【关键词】科研院所;办公室;服务水平

一、科研院所办公室服务水平

科研院所办公室要参与政务、管理事务、搞好服务，有时事务缠身，经常性事务多，突击性任务重，要做好办公室工作，必须有较强的综合素质，较高的服务水平。

习近平总书记到中办视察工作时提出“五个坚持”的要求，即坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神、坚持廉洁自律的道德操守。他要求办公室要不断提升“三服务”水平：一要特别讲忠诚;二要特别顾大局;三要特别敢担当;四要特别能奉献;五要特别守纪律。科研院所办公室承担着上情下达、下情上报、对内协调和对外交往的任务，是科研院所的重要枢纽，也是科研院所整个工作运行的重要组成部分。新形势下，随着信息技术和科技水平的提高，对科研院所办公室工作的要求越来越严格，提高办公室服务水平势在必行。

二、科研院所办公室服务现状

科研院所是我国科研体系的重要组成部分，科研院所办公室是科研院所的核心服务机构，新时期、新形势对办公室服务水平提出更高要求。但是，目前科研院所办公室服务水平现状并不乐观，办事积极性不够高，缺乏过硬的业务能力，管理精细化程度不够，面临科技发展的形势需要，科研院所办公室存在诸多问题和不足。

（一）缺乏办事的主动性。新形势下，科研院所办公室工作涉及范围越来越广，包含信息传送、政务公开、档案管理、协调综合、协调把关等工作职能。作为综合部门，平时事务繁杂，突发事件也较多，有时应接不暇，办公室人员面对眼前事务容易按部就班、被动等待，对于领导未安排部署的工作缺乏主动思考，对工作滞后反映得多，预见性和前瞻性不强，参谋作用没有充分发挥。

（二）缺乏过硬的业务能力。科研院所办公室要参与政务、管理事务和搞好服务，做好办公室工作需要较强的综合素质：站起能说、坐下能写、出去能干、进来能谋。但在办公室的日常业务中，具备办公室综合业务能力的工作人员并不多。平时由于工作繁忙，琐事较多，科研院所办公室人员疲于处理繁杂事务，对各方面综合能力的学习和提升不够。此外，由于办公室人员流动性较大，新员工往往缺乏工作经验，业务技术不熟练，整体素质有待提升。

（三）管理精细化程度不够。科研院所办公室人员相对较少，工作人员通常兼职多项具体工作，要使每项工作都突出存在一定的困难。尤其在各行部办公室更加明显，各行部办公室承担职责较多、人手更为缺乏，很难将办公室的“办文”“办事”有效结合起来。

（四）人员结构老龄化。科研院所属于事业单位，行政管理部门的在编人员年龄老化、结构失衡。受编制等因素影响，单位为避免超编，消化超编的人员，多年未进入新的年轻员工，造成人员老龄化的情况。编制的刚性管理与经济社会发展的现实需求已经不相适应，老龄化的人员结构也不适应新形势下科研院所办公室的管理需求。

（五）缺乏创新精神。科研工作需要创新，科研院所办公室工作同样需要注入活力，但目前的办公室工作创新意识并不足，主要表现为缺乏有效的管理手段，对工作按部就班，多数时候为被动接受工作，满足于完成任务，创新活力不足，缺乏创新意识，敢闯、敢拼的意识远远不够。

三、改善科研院所办公室服务水平的措施

（一）增强五个意识。1.增强大局意识。科研院所办公室为所领导班子服务，无论是出谋划策、贡献智慧，还是报送信息、反映情况，无论是督查督办、推动落实，还是统筹协调、搞好保障，都要以大局为先、以大局为重，紧紧围绕大局、时时聚焦大局、处处服务大局，找准位置，发挥作用，确保为所领导科学决策、指导工作提供优质服务。2.增强发展意识。随着科技和信息的不断进步，科研院所应根据当前发展形势做好信息储备工作，围绕所内不同的工作重点，提出新观点、新思路、新办法和新举措，达到协助领导班子为所内发展和整体推进建言献策的目的。3.增强协调意识。办公室处于科研院所的中心枢纽位置，经常扮演统筹协调的关键角色。科研院所办公室人员需要树立协调意识，提高沟通协调能力，对内做好统筹安排工作，既能分工协作，又能总体一致;对外要当好关键位置的黏合剂，促进科室与科室之间的协调和联络，争取各方面的支持和配合，确保任务圆满完成。4.保密意识。科研院所办公室处于单位的核心部门，也是信息的集中地，很多所内的一手信息都能汇集到办公室，其中很多信息可能涉及所内机密或决策层尚未决定公开的信息，办公室工作人员在为领导当参谋，提供决策信息的同时，需要具备严谨的保密意识。5.奉献意识。甘于奉献是共产党人的崇高品质。当前，是深化体制改革的关键时期，科研院所办公室各方面工作任务十分繁重，更需要发扬为党为人民矢志不渝的奉献精神，要把工作当成是一种修行，不断提升内在驱动力，为院所发展贡献自己的力量。

（二）提升业务能力。科研院所办公室人员需要有较强的写作能力，熟练掌握日常应用文体的写作技巧，对办公室日常收发文进行修改和把关;口头表达能力和文字表达能力。是办公人员必备的重要能力之一，办公室人员需要有较强的表达能力，开口能总结自己的工作，出笔能写出令人满意的文章，具备较强的综合业务能力。

（三）加强精细化管理。办公室工作常常被形容为上面千条线，下面一根针。作为穿针引线的关键部门，相比其他部门，科研院所办公室人员的工作量较大，任务较为繁杂和繁重，要做好办公室工作，更需要加强办公室精细化管理，把办公室工作效能化、条理化，确保办公室工作有序、高效进行。从完善工作制度、优化工作流程、明确岗位职责等方面抓起，转变观念，精益求精，进一步提高办公室服务水平。办公室工作没有最好，只有更好。从事办公室工作，要始终将精益求精、规范高效作为追求的目标，努力让每件事体现出优质高效。

（四）加强人才队伍建设。科研院所办公室对人员素质的要求较高，全面的知识和熟练的业务能力是做好办公室工作的前提和基础，在用人方面不论资排辈，因人设岗，人尽其才。提高办公室年轻化程度，培养办公室精英成员，建立办公室精英团队，办公室工作才能越来越出色，办公室工作才能得到领导和广大职工的认同。同时，坚持“以人为本”，激发办公室员工活力，形成一股强大的凝聚力。

（五）加大工作创新力度。时代在进步，技术在更新。办公室涉及的业务范围较为广泛，只有不断学习新技术，更新新知识，才能跟上时代的步伐，胜任眼前的工作。办公室工作必须与时俱进、开拓创新，在不同的时期要根据不同的情况，提出解决问题的不同办法。如果我们单凭老方式、老办法想问题、做工作，就参不到点子上，谋不到要害处，办公室的工作就成了“马后炮”。

四、结语

办公室是科研院所的形象窗口，是承上启下的枢纽桥梁。新形势下的办公室工作应该树立开放的、创新的思维模式，全方位、多角度思考和解决问题，形成新的工作思路和工作方法。面對新形势，立足岗位，有所作为，使办公室工作保持较高的服务水平，始终充满生机和活力。

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