太和县全力做好自然资源和规划档案管理工作

孙影

摘 要：近年来，由于机构改革、职能整合以及工作内容增加等因素，导致自然资源和规划档案管理工作存在不同程度的问题。本文结合太和县自然资源和规划档案管理工作现状，提出有利于优化该项工作的具体策略，旨在提升县整体档案管理水平，做好自然资源和规划档案管理工作。

关键词：太和县;自然资源;档案管理;措施;特点

太和县，隶属于安徽省阜阳市，近年来致力于推行档案管理模式改革工作，并取得一定成绩，全省档案管理模式改革工作逐渐形成了“北学太和”的局面。对此，县自然资源和规划局充分响应号召，寻求有效措施，全力做好自然资源和规划档案管理工作，以提升自然资源和规划管理水平，实现科学化档案管理，提高自然资源和规划管理效率。

1 自然资源和规划档案主要特点

自然资源档案作为一种特殊性档案，具有一定的特点。

1.1 专业性特点

自然资源档案的形成源于工作人员的自然资源职能活动，所获取的数据与信息能够充分反映当下自然资源现象及其运动规律，具体体现在建设用地、城市规划、不动产登记档案等。其所记录的内容以及表达内容的形式不尽相同，在归档时间、价值鉴定方法、利用方法、整理分类等方面也存在较大差异。

1.2 成套性特点

主要指的是需要围绕一个独立项目而形成全套档案，属于一个密切联系的有机整体[1]。以土地整理档案为例，从该档案的选址、立项开始，需要经过勘察设计、组织施工、竣工验收等相关程序，并建立用地报批档案申请、土地权属等档案资料。

1.3 保密性特点

自然资源档案是众多工作人员思想劳动以及智慧的结晶，其整理的档案具有专属性以及独创性，属于国家与社会的宝贵资源，需受到高度重视以及保护。因此，在档案保管及对其的利用工作中，需做好保密工作，保障国家、集体、个人的利益不受侵害。

2 太和县全力做好自然资源和规划档案管理工作的措施

2.1 建立自然资源和规划档案管理工作制度

自然资源档案形成时间较短，相比国土、规划等原职责部门档案有较大差别，在实际档案管理工作中不能简单套用甚至沿用原相关职责部门制定的管理制度以及业务标准体系。若想做好自然资源和规划档案管理工作，则需要建立统一且健全的自然资源管理制度和以及业务标准体系，以达到预期结果。在制定管理制度以及业务体系的过程中，应明确自然资源档案工作的原则以及所需要的业务标准，保证所制定的制度符合档案管理工作发展的需求。此外，在制定规范过程中，应该加强顶层设计，在做好国土、规划、水利、农业等部门调研工作的基础上，需了解各部门档案管理历史情况，掌握自然资源档案特点与相关规律，以国家档案法律法规、档案业务标准为依据，结合县内自然资源业务拓展方向、档案管理信息化程度等因素制定相关内容，以保证制度的可行性，为做好自然资源和规划档案管理工作创建清朗的环境。

2.2 有效缓解自然资源和规划档案库存压力

自然资源档案案卷具有数量庞大的特点，以不动产登记档案为例，县内每年的相关档案件数增针对不动产登记档案的普遍增幅较大。据了解，大部分地方自然资源部门将档案置于原处并保持原状，如，历史土地登记档案与新增不动产登记档案存放于国土资源档案库房。纸质档案采取分散式管理，且档案库房存储容量较小，伴随不动产登记档案的逐渐增加馆藏空间告急，间接增加了档案管理成本。基于此，县内应重视档案馆库的建设工作，以有效缓解档案库房的压力。相关部门应积极向上级争取专项经费，依据相关建设标准及要求，积极引进信息化技术，建设具有高标准、大面积等特点的自然资源档案库房。同时，应配备先进且完善的安全防护设施，实行专人专责制度，以保障档案库房的安全，提升其安全性能。

然而，扩建档案馆库仅仅只是扩增自然资源档案的存储空间，却难以从根源上解决库房紧张问题。仍以不动产登记档案为例，该类型档案增幅较大取决于不动产登记模式。现阶段不动产登记模式中要求申请人在登记时提供相关纸质版材料，发证结束后再根据申请材料采取数字化扫描，即实行“双轨制”档案管理模式[2]。基于此，应致力于减少甚至替换全部的纸质档案。具体可从两方面入手。一方面，从源头抓起，尽可能减少生成相关纸质档案。根据“放管服”的改革要求，以数据为基准，建立共享交换平台，使各部门之间实现信息共享集成机制，以加强部门协调合作，保证信息互联互通。同时，推进业务办理流程集成化，从流程的优化、材料的精简方面作为切入点，将各部门任务在网上无缝衔接，以降低纸质材料的使用率。另一方面，可采取电子档案单轨制。需要政府相关部门尽快出台相关法律法规，明确电子档案的使用范围以及具体使用细节，完善电子文件管理机制，为自然资源档案中的电子文件管理提供参考性法律依据。

2.3 实现自然资源和规划档案的数字化管理

现阶段自然资源和规划档案的主流发展方向是数字化管理模式，为实现这一目标，具体可采取以下措施。首先，建立内部局域网，并为之配备档案管理专用服务器。针对需要永久、长期保管的库存档案采取原文扫描、数字化加工等形式，以此加速实现从案卷级、文件级目录数据库向全文数据库管理的有效转变，保证纸质档案以及电子档案可以同步归档，并能够通过计算机直接进行查询。其次，紧跟时代潮流，积极引入先进的档案管理软件，并建立健全且完整的档案数据库，保证自然资源系统的档案资源能够高度共享，即可在局域网中依据访问权限查阅档案电子目录甚至全文数据，全面实现OA系统和原生电子文件的在线归档管理工作[3]。最后，成立专门的电子阅览室，配齐相关基础设施，如阅览设备等。设置权限，专门服务于档案查询工作，用以缓解档案原件因频繁使用而造成磨损现象，同时有效提升信息检索速度，有利于进一步开发并利用档案信息资源的优势，极大降低档案人员的工作量，提升其工作效率。

2.4 加强自然资源和规划档案人才培养力度

若想切实提升自然资源和规划档案管理工作，需重视人才短板问题。然而人才结构相较于人才更为重要。实践证明，改革是否能够顺利推行，其重点在于人，档案管理工作的优化最终落脚点还是应该在档案工作者身上。周恩来总理曾经这样称赞档案管理工作者，“無名英雄”，称其是值得赞扬且不可或缺的中流砥柱。因此，全力做好自然资源和规划档案管理工作，应在主观意识上坚定做好档案管理工作的决心，转变传统的“重藏轻用”思想，增强档案信息收集管理意识。信息化社会中，电子文件以及新媒体为自然资源和规划档案管理工作带来巨大挑战，即电子文件对传统文档管理体制具有较大影响。因此档案管理工作者应将这项挑战视为新的机遇，拥有开放与包容的精神，积极将传统档案工作模式与信息技术有机结合。在此基础上，需要自然资源和规划档案管理工作人员具有深厚且扎实的档案学基础理论作为知识储备，拥有将理论应用于实践的工作能力，全面掌握自然资源档案的基本原则与发展规律，目光长远且具有创造力。对于需相关部门积极开展业务培训活动，以及技能大赛、档案职称评定等工作，培养一批优秀的自然资源档案管理人才。

3 结论

社会的进步与发展对自然资源和规划档案管理工作提出更严格的要求，太和县为了尽全力做好自然资源和规划档案管理工作，需建立健全的档案管理制度、有效缓解档案库房压力、重视档案数字化管理、加大档案管理人才培养力度，由此才能达到预期目标，提升整体档案管理水平。

参考文献

[1]张海涛.国土资源档案工作面临的挑战及对策[J].现代交际，2019（20）：140-141.

[2]张勇.自然资源部门档案管理现状分析及其改进策略研究[J].西部资源，2019（06）：185-186.