企业档案管理社会化问题及解决策略探究

高志强

摘 要：随着社会的不断进步，越来越多的企业开始重视档案管理的问题，本文对企业档案管理社会化问题进行分析，并且提出解决策略。

关键词：企业档案管理;社会化;策略

随着社会的不断进步，经济飞速发展。越来越激烈的竞争环境下，企业能否有着更好的发展在很大程度上都与人力资源管理有很大的关系，而且档案在人事管理的当中，是企业人员的专业水平，工作能力、与绩效考核的一个重要凭证。所以要做好企业现代化档案管理的相关问题，对于提升企业管理的水平都有重要的意义

1 企业档案管理社会化概述

1）企业档案管理的简介。档案管理是单位管理中的重要工作，在档案管理中，人事档案管理是其中重要的一部分，人事档案管理的内容包含有员工的重要信息及相关的凭证。单位做好档案管理是可以提高企业对员工的了解情况，减少员工与企业之间的矛盾，同时也减少员工之间的人事纠纷。现在市场当中员工的流动性大导致档案的流动性比较大，倘若档案管理未采取有序的方法就会带来许多的麻烦。

企业档案管理社会化意思就是企业将原本自身管理的职工档案委托给社会上专业档案管理的机构进行代管，社会化档案管理最主要就是将企业的档案管理进行外包，让档案管理工作具有更高的透明度和开放性。这种方式能够让档案管理的工作得到有效的监督和控制，并且企业人员的档案实现了由企业到社会的一种转变。

2）企业档案管理的实现措施。（1）实现企业档案的集中管理

档案管理社会化是设立的市场化的专业档案管理机构，实现的档案的集中化管理，从而能够达到提升档案管理的工作效率提高档案信息服务的质量，在现代。信息市场化的时代，企业档案管理工作需要。引入现代的信息化技术，随着当下时代的改变，来拓展档案服务管理工作的路径，并且提高自身的服务质量。（2）加强市场的引导作用。管理外包是现在档案管理界的一种趋势，虽然仍然有许多的中小城市和中小企业存在有对档案管理工作不够重视的情况。但是观念源自于市场的引导和培育，随着档案中介服务市场的不断完善和发展，加强市场的秩序管理，设置好进入市场的门槛保障，保障市场的健康发展从而可以改变企业的观念，市场也会逐渐地引导着企业对于档案的管理和服务形成一定的观念。这样企业也都会渐渐关注档案管理，给企业档案社会化的实现提供了动力。

2 化企业档案社会化的管理和存在的问题

1）企业档案的重视程度不高。随着企业的发展，员工工作人员的增加、员工的不断更替，导致许多企业在做人事档案的时候将其留在企业内部做简单的处理。而部分档案管理机构的管理技术操作也缺乏专业性，对于电子档案数据库的建立以及资金资料的完整程度都达不到相应的水平，导致许多档案仍然是使用传统的管理水平。

2）企业档案社会化监管力度较弱。档案管理一般在企业中无法为企业创造出有价值的服务。许多的部门都认为档案管理工作并不重要，所以一般的档案管理都缺乏科学的工作运行机制，对于档案资料的收集和整理也未做到足够细致，导致档案不全、甚至有遗失的情况产生，影响了档案的作用发挥，整体监管的力度普遍较弱。

3）企业档案社会化安全保障能力低下。许多的企业在对档案进行管理的时候，并没有严格的按照相应的标准进行管理，有的甚至都未制成电子档案，这种情况容易引发数据的丢失或者是档案信息被篡改的风险。整体安全保障能力低下，也会给企业带来相应的损失。

4）档案管理业务水平低，设备落后。部分地方的档案管理工作人员业务水平很低，特别是有许多年纪较大的员工，缺少专业的档案管理培训，对于工作中的特殊问题都不能妥善的解决。而且档案管理基础设备老化，较为落后，许多设备不能满足档案管理现代化的需要。而且档案存放位置小，存放条件不符，这也是对于档案工作有影响的原因之一。

5）管理人员缺乏责任感。档案管理其实是一项非常枯燥的工作，一些管理人员缺乏工作责任感，对于企业转交过来的档案只是简单的登记，并未按照要求进行详细的编写入档，就导致许多档案中存在许多问题。时间一长，档案管理人员的工作情绪不大稳定，工作人员流动性大，就更加难以保证档案工作的效率。

3 企业档案管理的相应对策

1）加强宣传，增强档案管理意识。要做好企业档案社会化的管理，就必须要进行全方面的考虑。对于许多企业档案管理意识不强的情况，就要加大宣传力度，通过企业具体的事情来宣传档案管理的重要性，让各企业对于档案管理都有充分的认识和了解，从而能够正确的对待人事档案管理。档案管理人员需要增强档案管理意识，做好相关档案的更新和备档，做好工作监督，不允许个人随便借用档案，有批准借用的要求指定时间内归还，做到保障安全，逐步解决档案管理中存在的相应问题。

2）健全档案科目，细化管理目标。企业要能够快速的发展离不开人力资源的科学合理地分配，要健全档案科目就要对于管理目标进行细分，将个人档案的内容进行加强完善。比如员工的个人特性以及其专业能力水平的相关资料，这些内容的健全是可以在企业对于员工职称晋升以及为企业选拔人才的时候可以使用得到的，对档案科目分的越多，对于档案资料的内容越详细，对于企业未来培养员工的能力发展都有促进的作用。

3）重视档案的应用。随着市场竞争的快速发展，企业人员的流动力也非常的频繁。此时，对于档案信息资源的应用开发就更加的重要。各种新型的管理模式，将企业的人事档案与社会和经济的需求进行挂钩，能够更为方便各企业人力资源部门对于工作关系和档案的调整服务。

4）拓展档案信息公开的建设范围。要做好企业的档案管理就必须重视档案管理工作，改善企业档案管理的相关条件，落实具体的细节操作，成立专门的管理小组，解决档案管理中遇到的所有问题，一方面要完善政府信息与某些既定的文件做好传送、应用，保证各项信息的公开探索，并且要简化相关的手续，做好信息资料的查询与复制工作，让群众真正信得过档案建设机构，并能够由机构中了解更多的相关信息;另一方面对于档案中介企业涉及的对象需要包括一些党政机关和企业、事业单位，要求业务范围也从传统的档案管理拓展到纸质档案电子化、建设档案管理体系、开发档案管理软件、档案委托保管等，为档案管理社会化覆盖率更为广阔。

5）创新管理手段，应用现代信息技术来提高管理水平。要在当前信息技术的应用下来提升管理水平就应该要对于管理的理念进行更新，切实采取相应的方法和措施来提高档案管理的質量，可以通过先进的管理理念来运用信息技术建立相应的档案数据库，优化档案管理工作的流程，实现档案管理工作的自动化，为广大群众搭建广阔的档案平台，构建高层次的服务机制促进服务质量的提高。要求档案管理人员要有专业的操作能力，从而保障档案管理工作的效率，并且需要不断的学习和加强新的档案管理技术，从而适应整体时代不断变化中的新的要求，只有这样才能够真正的去解决企业档案管理当中面临的问题。

4 结束语

企业档案管理对于企业的经营和发展都有重要的意义，提升档案的使用质量和服务水平是能够提高企业自身的发展。做好企业档案管理社会化也是企业未来发展的需要，同时也是社会发展的必要途径，做好企业档案管理社会化不仅仅节省企业的管理成本，同时能够提高档案管理的使用率，对于社会的促进也有重要的作用。

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