人才流动环境下高校人事档案信息化管理策略研究

杨舒然

[摘 要]高校人事档案信息是高校中的重要资源，不仅能够清晰记录档案当事人的情况，综合反映其情况，而且还能够为高校的长远持续发展奠定良好的基础。在当前人才流动环境下，高校做好人事档案信息化管理意义重大，是确保档案信息完整、提升档案运用价值的重要途径。基于此，本文针对人才流动环境下高校人事档案信息化管理方面的内容进行了分析与探究，并提出了一系列针对性的管理策略。

[关键词]高校;人才流动;人事档案;信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.08.088

[中图分类号]G647.24;G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）08-0-02

0     引 言

目前，随着社会快速发展，高校人才流动性不断增强，为高校人事档案管理带来了较大的挑战。传统模式下，高校在开展人事档案管理时往往采用手工形式，导致档案管理者面临较大的任务量，工作压力较大，且在管理时缺乏全面性，人事档案信息的运用价值较低。为了改变这种现象，需要高校做好信息化建设，使人事档案管理有更高的信息化水平，从而对人事档案信息进行更全面地记录，提升人事档案管理的效果。通过信息化建设，还能详细搜集各个方面的信息，更符合人才流动环境的现实情况，因此做好这方面的工作意义重大。

1     人才流动环境下高校人事档案信息化管理的意义

在人才流动环境下，高校的人员流动更为频繁，因此其人事档案信息的数量不断增多，如果单靠手工形式对这些信息进行管理，往往难以取得良好的管理效果，因此应当信息化技术引进来，借助信息手段开展人事档案管理，从而促进人事档案管理效果全面提升。

1.1   提升人事档案信息的完整性和全面性

不同教职工的成长过程、工作过程以及经历等都不相同，高校在对人事档案进行管理时需要结合不同教职工的实际情况来开展工作，要尽量详细记录教职工的情况。借助于信息手段，对各位教职工的成长过程进行梳理，并全面监控其成长过程，使档案信息更为完整和全面，提升档案记录的有效性。同时，运用信息化手段，还可以对各位教职工的工作情况、科研成果以及其他方面的内容进行横向或者纵向对比，明白不同教职工之间的差别，从而帮助校领导更好地做决策，推动人员分配更加合理、科学。

1.2   帮助高校合理安排人事工作

高校稳定有序发展以及教学质量提升，离不开人才的优化配置，只有校领导合理对教职工进行分配，确保各位教职工都能够在自身适合的岗位上开展工作，才能够更大限度地发挥教职工的价值，提升其工作成效。而人才合理配置的前提是相关领导要对每一位教职工进行全面了解和認识，这就离不开人事档案信息运用，借助信息化手段对教职工开展人事档案管理，能够及时为领导调取各位教职工的档案信息，并帮助领导筛选重要信息，使其快速了解教职工的情况，更好地安排人事。

1.3   提升人事档案的应用价值

在人才流动环境下，人才的流动性不断提升，如果相关用人单位不对人才档案信息进行科学化保管，那么势必会导致人才的各项信息缺失，无法为其他主体提供全面的档案资料，对人才的长远发展不利，且档案信息的运用价值也被降低。但高校对人事档案进行信息化管理，则能够全面记录人才情况，在人才流动的过程中还可以为其他单位提供这些信息，在增强档案应用价值的同时，帮助其他单位更好地了解人才情况，这对用人单位和人才本身而言都是十分有利的。

2     人才流动环境下高校人事档案信息化管理中面临的问题

在人才流动环境下加强高校人事档案信息化管理的意义重大，虽然也有很多高校开始重视这方面的工作，但是在实际人事档案管理中依然面临诸多问题，这些问题总结为如下几点。

2.1   人才存在普遍的弃档和重建档案现象

近年来，在我国高校人事制度改革不断深化的背景下，高校中的人才流动性不断增强，多数高校都存在较为普遍的人档分离现象。在这种背景下，高校人事档案积压的现象较为普遍，而又无法对这些档案信息进行销毁，所以需要花费较多的时间和成本对其进行管理。在人事档案发展的过程中，流动人才在档案信息库中的更新无法发挥有利的作用，导致前期付出的工作无法得到回报。加之当前我国信用制度缺失，很多人才在建档时存在严重的造假现象，比如成果造价、学历造价等，这些信息无法得到全面核实，新建档案也面临着弃档的可能性。

2.2   缺乏统一、通用的信息化平台

高校人事档案信息化管理的实施虽然并不难，但是由于当前我国缺乏统一、通用的信息化平台，所以各个高校的人事档案信息无法得到互通，不利于档案传递和运用。在信息化建设过程中，人事档案信息的管理更加复杂，高校要想对人才档案进行科学化管理，需要在前期花费较多的时间和精力去搜集信息，或者对信息的真伪进行鉴别，然而数据采集工作通常都局限于本校内，甚至运用主体仅仅是档案管理部门，数据库共享较为缺乏，其他单位难以运用这些信息，导致大量数据资源被浪费和闲置，数据难以发挥较高的运用价值。要想更好地解决这一问题，需要相关部门构建全国统一、通用的信息化平台，高校自身也应做好信息化建设工作。

2.3   重复建设现象严重，缺乏监管

在人才流动环境下，很多人才会同时在多个岗位工作，比如一个教师会在两个甚至多个高校任教，新单位在对其重建档案后，需要做好信息协调工作，并将其置于本校的人事档案信息库中。从新单位的角度来看，其对无档人员一般是不了解的，没有各项档案信息数据，因此要想对人才进行考察往往面临着较大的困难，从而降低人才信任度。另外，因为诚信缺乏监管，所以人才资料造假也较为普遍，如果高校从特殊渠道引进人才，那么很难对其档案信息进行鉴别，无法对自身的长远稳定发展形成全面保障。

3     人才流动环境下高校人事档案信息化管理的策略

在人才流动环境下，高校更应做好人事档案信息化管理工作，要建立健全信息化系统，全面收集人才档案信息，不断提升人事档案管理的有效性。

3.1   加强教育，深化人才对档案的认识

虽然在人才流动环境下，高校人才流动更加频繁，但是高校依然要加强对人才的教育，使人员对档案有一个正确地了解和认识，在进入新单位之后，及时将自身的档案信息调取到新单位，避免出现脱档或者弃档的现象。比如要让人才明确档案对自身发展的价值，明确档案是自身身份信息的记录，关系着后期的发展以及各项工作的开展等，及时对档案信息进行完善，并提供真实的信息。这不仅对人才有十分重要的作用，而且对高校也是十分有利的，能够使自身的档案管理工作起到良好的作用，发挥有利的价值。

3.2   构建统一的人事档案信息化管理制度

为了推动人才流动更加科学，提升高校人才档案管理的效果，我国相关政府部门应构建全国统一的人事档案信息化管理制度，对全国人才档案进行统一布局。这方面的制度要尽量详细、全面，包括统一的人事档案管理制度、信息采集制度、数字化管理规范以及维护制度等，并构建人事档案安全保密制度、网上查询和利用制度，对相关主体的行为进行严格约束和规范。同时，还要构建初始单位建档、后续单位维护的制度，人才参与工作的第一个高校要对人才建档，对各项信息进行搜集和整理，而在人才流动到其他单位之后，其他单位则应对这些档案信息进行维护和更新。此外，还要构建对应的系统对档案信息进行搜集和汇总，进行统一平台和系统建设，高校要借助于这一系统开展档案管理工作，将自身的档案信息汇总到该系统数据库中。这样各个相关单位都能够通过该系统对人才的档案信息进行调取和运用，能够避免档案重复建设的现象，并且还能够使高校所构建的档案发挥重要作用，促进人才科学化流动。另外，通过全国统一信息化系统构建，还可以确保人才档案信息的真实性，能够构建全面的人才跟踪系统，为高校更好發展提供有利作用，使其真正选拔出与自身需求相符的人才。

3.3   构建健全的人才流动评价体系，加强监管

首先，由于很多人才在流动过程中都存在弃档的现象，这会导致新的用人单位对人才的了解缺失，对其信任度低下，所以应构建健全的人才信用评价体系，并构建好这方面的管理平台。在高校用人期间，应对人才的信用情况以及数据库等进行维护，并对人才的信誉进行评估，构建健全的个人职业信用记录。而在人才流动过程中则要对其他单位开放权限，以便其对人才信用进行评估和管理，为人才的科学、合理流动做好基础。其次，在专门机构或者人才中心构建信用监管，针对人才的信用情况进行全面性甄别和监管，为用人单位提供人才信用评级信息，对保密范围外的信息资源进行共享，将高质量的人才档案信息提供给社会，降低各个用人单位人才档案信息甄别的压力，更好地对人才进行选拔。最后，可以借助法律手段来维护社会信用档案管理体系的健全，比如制定信用处罚机制、信用激励机制等，针对人才的档案信息进行全面化监督，更好地发挥信用监管的积极作用，适应人才流动环境的发展需求，推动高校发展的同时，为人才长远发展带来有利作用。

4     结 语

高校人事档案信息化管理是提升档案运用价值，推动人才更好发展的重要途径，对于用人单位和人才自身而言都是十分有利的。虽然当前我国很多高校在对人事档案进行管理时，所采用的方法都较为传统，信息化管理的运用率还较低，人事档案信息管理的效果也不是十分理想，但是相信随着时代的快速发展，人事档案信息化管理将会更加普遍，所取得的效果也会更好。在人才流动环境下，本文提出了一系列高校人事档案信息化管理策略，希望能够为高校更好地开展人事档案管理提供参考和借鉴。

主要参考文献

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