物资采购招投标管理制度解析

资文静

摘 要：规范采购业务可以降低投入成本，减少运营费用，获得很高的经济效益。本文简述了物资招投标采购管理制度的意义，重点探讨了该制度的完善策略，旨在能为加强采购招投标管理制度提供一份思路。

关键词：物资采购;招投标管理;管理制度

采购是指从市场获得资源的过程，物资采购是保证企业正常运行的重要组成部分。加强对物资采购招投标工作程序的管理，完善工作制度，择优选择资源，提供优质服务，保证招标采购过程公平、公正，形成完善的物资招投标采购管理体系，有效推进项目进程。

一、加强物资招标采购管理制度的意义

1.规范招标活动，保证项目质量

招投标活动中会出现不规范程序或者不正当交易手段等，加强管理制度依法进行招投标，根据公开公正原则将采购活动在透明的环境下进行，避免腐败的情况发生，使参与招投标的物资质量得到保证。可以说，加强物资招投标采购管理制度是项目质量得到保证的关键。

2.保护合法权益，提高经济效益

招投标的特点是很多投标人之间进行竞争，最终以最低的价格获得服务，按照法律的要求制定符合自身需求的招投标制度，并在招投标过程中严格实施，维护合法权益，使招投标过程变得规范，保障资金的有效使用，项目的质量得到保证，从而提高经济效益。

3.适应社会市场需求

随着市场经济的快速发展，要想提高招标投标者的经济效益就必须要有一份合法规范的规章制度，采购在企业的运营中有着很大的影响，规范招投标采购制度是加强企业管理的一个重要措施，并且为企业保证稳定的经济建设提供了保障，是促使企业适应社会市场需求的重要体现。

二、 完善物资招投标采购制度的建议

1.不断完善管理制度

物资采购是指核算购进商品所需的采购成本，将所需的物资进行整合，运用批量采购的方式进行采购。在此过程中，为促使物资采购工作能够高效运行，提高经营管理水平，需要完善企业物资采购招投标采购制度，规范企业采购行为，以此为企业经济效益的提升做出合理贡献。会计管理工作中，物资采购科目是用来核算购入材料、购入包装物与购入低值易耗品的实际成本，商品的流通企业在采购时可以不通过物资采购，如果是在途商品则按照在途物资进行核算。物资采购管理制度的制定主要涵盖两个方面：一是制定集中采购过程管理制度，保证过程简单有效;二是完善企业内部管理制度，加强对资源的有效的整合，压缩采购成本，以便提高企业的经济效益。

在建立招投标管理制度的基础上不断进行完善，对于招投标过程出现的不合理、不正当、监管不严等问题采取相应的处理措施，使物资采购招投标工作更具有科学性、引导性，提高管理水平，加强监督管理，例如，制定举报制度，一旦接收到举报并查明属实就将其在招投标小组中进行除名处理，保障活动的公平竞争，达成价格与服务双优标准。

2.规范物资招投标工作

（1）加强招投标人员管理。在招投标采购过程中，明确采购管理标准，对招投标管理人员进行评价以及考核，提升招投标管理人员的业务水平，例如，设立巡查小组抽查招投标管理人员审核通过的企业资质，并进行二次审查，如若发生不合规定、弄虚作假、收受贿赂的情况，按规定对管理人员进行严惩。加强对采购人员的培养，例如，开展专业知识培训讲座并鼓励采购人员参加，提高业务水平和营销策略，加强采购人员的道德素养。

（2）规范物资采购工作。物资招投标采购原则是按招投标标准进行的：一是要公平、公开、公正，这是对招投标行为的要求;二是要依法合规，严格按照法律及相关管理机构的要求执行，并办理审批、核查、备案等手续;三是要遵循目标性原则，在资格审查中审查内容必须要满足项目安全、质量、造价等要求，采购计划必须要在相应的时间内完成，并且结果符合成本要求，实现最佳效益。

（3）物資采购的合理模式。物资招标采购工作是根据采购项目的具体要求，公开招标资料，促使更多投标人参与竞争，以此保证物资招投标工作的合理性与可靠性。实践工作中，投资人竞争一般分为有限竞争、无限竞争、非竞争招标谈判和比价议标等几种模式。无限竞争又称公开招标，是指公司将招标的信息全部公开吸引企业进行投标;混合竞争又称选择性招标，公司邀请某些企业参与投标，但在邀请前，公司必须对招标细则进行约束;非竞争招标谈判是指通过直接邀请，与选定的企业进行招标谈判，双方一起协商达成意见;比价议标是指根据招标要求书对所需物资采购进行报价要求，然后将招标书发送到各个企业，在一定的时间内根据企业提供的相应报价进行筛选以及确定。

3.加强过程控制与风险管理

首先，外部风险的管理，例如，不可预见的自然灾害会导致招标条件发生变化、国家发布的政策改变导致招标工作不能按原计划进行、供需关系发生变化或者供应价格发生调整等市场风险导致招标工作终止、招标人员与投标单位串标、中标企业提供的产品质量不符存在安全隐患甚至造成事故等使得合同不能继续履行。面对以上的风险问题，企业管理人员应利用先进的技术手段实时分析市场行情，对于可能发生的价格变动和市场政策因素，应建立有效的应对机制，以此提升物资招投标管理阶段的风险控制能力。

其次，针对管理制度的风险控制，企业相关人员应注重规范招标流程，严格控制企业物资招标采购环节。例如，工作人员不能及时上报物资采购计划，导致物资的供应关系出现不平衡现象，致使采购周期缩短，招标公告、招标文件编制不合规等问题，应建立系统完善的应对机制，以此提升企业的风险控制能力，完善过程管理、确保物资的及时有效供应。

最后，应加强对招投标采购过程的管理，根据物资招投标采购管理制度，建立招投标信息的反馈和控制，提高项目的管理水平增加实施过程的规范性，避免出现不良现象。在互联网盛行的时代，可以采用网络运营平台进行电子招投标可以使流程更简单化，并且减少开办招投标活动的场地费，扩宽招标范围，优化市场竞争制度。

4.物资采购流程管理

（1）合同管理。在物資采购的流程管理中，为有效落实招投标管理制度，需要做好合同管理、运输管理以及结算管理工作。其中，针对合同管理工作而言，项目招投标管理制度中需要对合同的签约过程进行明确，规定招投标采购合同需要签约协议人持有有效证件，例如，法人委托书和相关的资质证明等等，并且严格按照国家或公司的相关规定完成招投标采购合同的签订，为日后的纠纷解决和相关的保障工作奠定良好基础。

各分公司相关部门应严格按照招投标采购方案，做好项目采购合同的管理工作，对相关的采购证明进行保管与分类，并建立科学有效的台账，将相关的账目纳入计算机系统，为日后的查阅与管理提供必要保证。同时，在具体的管理工作中，合同相关人员应严格规范合同专用章的管理与使用，合同专用章未经上级主管部门批准禁止外借与不合理应用，避免发生与项目招投标管理制度规定相背离的事件，影响项目施工管理工作的连续性。倘若发生在招投标管理阶段，合同章不规范使用造成的项目承建单位经济损失，相关责任应由合同管理人员全权负责。

针对招投标采购环节，由项目承担单位不成规模采购的物资，例如，工程建设应用的零配件和设备标准件等，无法在当日完成的签约合同，需要相关人员在采购过程中，填写准确的购货清单，并在相关区域注明货物的价格、数量等相关的物资信息，为招投标管理工作的有序开展奠定良好的物质基础，并做好相关的凭证记录，为内部核查提供数据支持。

（2）运输管理。有关物资采购招投标管理制度的完善工作，需要做好物资运输的合理安排。原则上，对于物资的管理应优先使用本公司既有车辆，并严格控制运输价格，使其价格不得高于市场的平均运输价格，同时，有关物资运输价格的规定需要合同双方签字认可后方可执行，以此体现项目物资采购招投标管理工作的公平性与合理性，为物资管理制度的完善贡献主要力量。

涉及项目建设物资的长距离运输时，物资运输管理人员需要制定完善的运输手续，并且由运输经办单位提出书面申请，经主管部门同意后方可组织相关的运输工作。同时，在具体的管理工作中，需要将运费凭证和采购物资价格同时进行报销处理，为采购企业会计核算与管理工作提供便利。

招投标阶段是项目管理的重要组成部分，对保证项目施工建设质量，提高工程施工进度具有积极的促进作用。因此需要完善项目招投标阶段的管理工作，尤其是物资采购的招投标管理。相关人员应对现有的物资运输管理制度进行完善，增加新时期绿色运输、经济运输的相关规定，以此节约工程项目开发的造价成本，实现工程项目承建企业最大的经济利益。

（3）结算管理。采购物资的结算与验收是成本造价控制的关键步骤，也是落实企业精益管理理念的重要手段，对物资采购的招投标管理工作的有序开展具有重要影响。具体工作中，需要加强物资采购的细节管理与控制，对物资管理工作提出明确的要求，例如，采购的物资要持有合同协议书和相关的发货凭证、销售清单以及入库验收单等等，待相关手续齐全后方可进行结算与验收工作，以此保证物资采购管理工作的科学性与合理性，为物资采购招投标管理制度的完善奠定基础。

对于当期发生的采购行为应及时做好入账管理，并以当月结算为准则组织相关的报账工作，因特殊原因发生的报账延期，原则上时间期限不得超过2个月，超过期限，相关的采购凭证应视为作废文件，由采购结算经办人员承担相关的经济损失。对于结算处理的物资，应在相关的文件上注明生产令号和物资发放单位，并且需要将相关的资料及时传递给公司财务部门，以此冲抵实际上缴费用。

此外，物资采购管理人员需要按照采购计划和相关的管理制度安排，向物资保管人员办理交接手续，并提示保管人员验收物资的外观、质量、数量以及规格等相关信息，切实做好物资结算管理工作，保证招投标企业的经济利益。在此过程中，需要对物资的发货票、验收单和材质合格证等相关手续进行仔细核对，并做好实体货物的清点入库工作，物资验收的各项环节应严格遵守物资采购招投标管理制度的相关规定。

总之，加强物资采购招投标管理制度，使采购过程变得更加规范化，不但能够节约采购成本还能提高经济效益，根据企业自身发展情况不断的优化招投标管理制度能够促进规章制度的有效运行以及促进企业适应市场需求从而健康长远发展。

参考文献

1.张静楠.电力企业执行物资采购招投标管理制度的研究.科技资讯，2018，16（31）.

2.乔薇.国家电网河北省电力公司招投标采购过程管理改进研究.石家庄铁道大学，2018.

（责任编辑：兰卡）