公共档案馆馆藏资源建设研究

李诗琪

【摘要】档案学界理念从“社会记忆观”转变到“社会服务观”，各层级档案馆也逐渐从综合档案馆开始向公共档案馆转型，各档案馆的工作重点开始转移，这一系列转变加大了公众对档案馆馆藏资源的需求与档案馆馆藏资源建设间的矛盾。本文立足于公共档案馆馆藏资源建设的现存不足，从馆藏资源的广度、多样性和特色提出意见和优化策略，使公共档案馆在馆藏资源建设的方向和方法上更加合理、满足为公众服务的需求。

【关键词】公共档案馆;馆藏;资源建设;对策

一、引言

（一）从“社会记忆观”到“社会服务观”。社会记忆理论自20世纪80年代成为社会学研究的一个新兴领域。随着联合国教科文组织倡议并牵头实施的“世界记忆工程”建设项目的深入展开，“记忆”这个基本概念逐渐地进入了综合档案馆管理学者们的主要研究领域和视野。国外档案学者欧文斯（Brian O. Owens）曾经说过：“档案的确是社会记忆的便利工具，它在传递当代社会学的记忆理论为认识和研究档案与档案管理现象提供了一个全新的视角，启发人们对档案和社会档案资源管理事业发展进行新的认识和思考，“社会记忆观”由此产生。基于此观点的研究下，我国档案界已经认识到保存社会记忆是档案部门的重要职责。档案馆也由以前收集档案也就是改变档案的存放位置扮演的被动角色，转变到主动介入社会实践活动，进行主动捕获，通过多种方式收集、采集甚至生成档案资源。我国综合档案馆从建立以来一直被社会看作是党和政府的附属机构，相当于古代贵族家里后花园一样的存在，也主要为各级地方党政机关提供服务;而且，档案馆几乎只保管档案，很少向外界开放和提供利用服务。一直到改革开放之后，我国综合档案馆的服务对象、内容、方式依旧具有很大的局限性。自21世纪以来，我国开展民主政治现代化建设和社会服务型人民政府建设，档案界的“社会服务观”才逐渐出现。在此观点之下，档案工作的重心从高层、宏观转向基层、微观，从政治领域转向经济、科技、文化、生活的各个领域，从党政机关转向企事业单位、社区、农村和家庭，从服务党和国家转向服务社会和老百姓。这时，档案馆就应该充分发挥为各行各业服务、为民生服务、为经济、社会与文化服务的社会服务功能。

（二）公共档案馆的定义。1789年法国大革命对于公共档案馆的发展和建设有着不可磨灭的重要意义，此后，欧洲一些国家也认识到档案保存和管理以及维护民众档案的意义和重要性。1790年法国国民议会正式颁布了国家档案馆管理条例，将国民议会档案馆正式改名为国家档案馆;1794年正式成立了法国国家档案馆，强调所收录管理的档案属于公共的资源。此后，英国于1838年依据《公共档案法》正式成立了公共档案馆，英国国家档案馆正式以“公共档案馆”命名，开辟了公共档案馆体系建设的新历史时代。那么，什么才是真正意义上的公共机构档案馆呢？无论是从公共档案馆名称的发展演变、馆藏资源、传播的途径、服务于公众或者甚至是公共档案馆与传统档案馆的密切关系各个方面，国内的专家和学者们都对此做出了自己的阐释。虽然确切的定义这个概念还是有待进一步的研究和深入探讨，但通过专家和学者们的这些研究和分析我们可以清晰地得出一个基本的观点：公共档案馆并不是一个新产生的事物，而是在传统国家档案馆的建设基础上，通过改进和加强自身的“公共性”的建设，来满足和适应社会变革和现代化发展的实际需要。可以看到公共档案馆不是一个新出现的档案馆，也不是将传统档案馆改名，而是档案馆“社会服务观”的体现。我们要做的是从为社会需要服务的层面来开展工作，档案馆藏的资源建设也应该是从为公众利益、为公众服务的角度来进行。公共档案馆馆藏资源建设成为其他工作开展的基础，也是公共档案馆工作的重要主题。但由于历史以及现实原因，我国公共档案馆馆藏资源建设存在一些不足，以服务政府为主导的工作模式突出，馆藏资源结构单一，资源建设广度、深度、个性化不够，与社会对馆藏资源需求的增加存在明显的矛盾。

二、公共档案馆馆藏资源建设现存问题

目前我国公共档案馆存在四大突出问题，一是馆藏档案资源结构单一，馆藏档案资源的广度不够，机关政务档案馆藏居多，反映我国社会经济发展、民营企业和普通的老百姓日常工作生活的档案非常少。二是公共档案馆虽然收藏量大，但真正有价值的那些能够充分满足政府和社会的需要、发挥政府和社会服务功能的很多特色馆藏并没有被充分挖掘和体现出来。三是公共档案馆馆藏资源不足，几乎所有公共档案馆的馆藏资源结构都差不多，关于各自地区的社会经济、文化、艺术的很多特色的馆藏没有充分体现。四是各个公共档案馆各自为战，没有和其他的公共档案馆加强交流和合作，为社会公众提供更加便捷的档案服務。

（一）馆藏资源广度需要拓宽。我国档案馆充分实践了“为党管档，为国守史”的理念，一直以来馆藏主要集中在历史档案和党政机关文书档案，并一直保持了这种相对稳定的馆藏结构，变化较少。在新时期，公共档案馆应该根据形势的变化，在档案馆藏资源建设上消除陈旧观念带来的制约，从“社会记忆观”到“社会服务观”的理念改变来指导档案进馆工作。目前各档案馆的馆藏结构单一，主要还是以党和国家、机关政务有关的档案为主，有关于社会发展、和老百姓生活息息相关的档案很少。馆藏资源不仅要涉及政务档案，也要有构建社会集体记忆的档案和能为普通百姓生活提供档案。应该从是否能够为国家和社会公众服务的角度考虑，扩大征集的范围、影响和宣传力度，让公众知道档案馆能够保存这些东西，这些东西也需要保存。在馆藏量达到要求的同时，也要注意档案馆中各种档案所占比例的相对数量。以档案载体为依据，不能在馆藏量达到几十万册时，影片档案仅几百盘，照片档案不到万张。

（二）特色馆藏资源不足。所谓公共档案馆的地方性特色馆藏档案资源是指公共的档案馆能够通过向社会收集和挖掘馆藏中那些具有强烈的地方性文化特色的各种档案资源。公共档案馆的特色馆藏档案不仅应具有地方独特的色彩和其风格，而且应以馆藏中某些门类为主体或某种形式为载体的地方性档案资源较多，从而可以形成自己的本馆藏档案特色，如地方性照片档案、地方名人档案。其特色的馆藏与其特色档案服务一样，可以使档案馆成为一种地方性文化的品牌，一个地方性档案馆的特色和出彩之处。公共档案馆只有建设自己的各种特色馆藏档案资源，这样才能在众多的地方性档案馆中充分展现自己独特的民族文化魅力。我国地大物博，是一个多民族的国家，各个民族地区都应该具有自己的一些民族文化特色。由于国家和地区风土人情的巨大差异，每一个地区的档案馆都应该具有其地方性馆藏的特色。档案馆要尽量充分体现本地区、本馆藏独特性与其新颖性。好的档案馆专题不仅仅在于其字数多么繁多，重在于能否很好地反映和体现出一个地方独特的风土人情和其人文的特色，为用户所喜爱并充分利用。但就目前看来，各个地区的公共档案馆并没有展现出过大的差别，无论是档案范围、档案形式还是档案结构，都大同小异，没有自己的特色。

（三）馆藏资源需加强整合。在公共档案馆馆藏资源建设的过程中，我们必须具有全局意识和整体观念，必须要着眼于整个国家和社会等各个方面档案资源的合理配置和系统优化，而不能只局限于本档案馆档案资源自成一体。档案馆的馆藏资源整合的最终目的其实就是为社会公众和个人提供更好地利用档案的服务，进而真正实现档案馆藏资源的综合利用价值。在档案馆的实践和工作中我们可以明显地发现，有时在人民群众生活中需要到档案馆查阅某些类型的档案时，我们当地的档案馆没有保存而是保存在其他地方的档案馆中。在这种的情况下，查阅档案的人还要跑到当地档案馆去，是一个既浪费时间又浪费大量人力物力和财力的一件事。如果我们的档案馆能够进一步加强各地公共档案馆的资源整合，共建共享;通过传真和跨库检索等多种方式，工作人员能够在整个信息资源库中检索到这份档案，经过身份认证审核符合要求后对方馆工作人员能够通过传真复制件加盖公章证实其真实有效性，就能很简单地解决问题了。公共档案馆之间馆藏结构差异可能不大，但馆藏内容却是决然不同的，正是如此，公共档案馆间馆藏资源的共建共享才更有必要。各公共档案馆之间的交流合作可以参照图书馆界的图书资源整合，在此就不赘述了。

三、公共档案馆馆藏对策研究

针对上述公众对公共档案馆需求与公共档案馆馆藏资源建设不足之间的矛盾，现从完善档案收集工作、开展专题系列活动、挖掘自身特色馆藏和加强馆际间合作四个方面提出以下几点对策供公共档案馆参考。

（一）完善档案收集工作来扩张广度。档案馆在接收档案工作中，只注重接收一级单位的档案，只注重接收党政机关和国有企事业单位的档案，只注重接收纸质档案等;忽视了下级单位、个体和其他载体的档案。档案馆在收集档案时不止有接收这样一个形式，可以尽量多的开发多个形式，例如档案征集等。同一个形式也可以有不同的渠道接收档案，比如网上征集、报纸上发公告征集等。档案馆藏建设的基础就是这些丰富的馆藏资源，如果不能完善和扩张档案资源的广度，更谈不上去建设这些资源。

（二）专题系列活动挖深度。档案馆藏资源建设的深度除了档案编研活动体现外，还可以在其后续工作中延伸和发展出更多的活动形式来充分深挖利用档案内部的信息资源。档案编研是我国档案馆提供和利用档案的一种重要服务方式，档案馆藏资源编研的重点和选题内容要充分贴近于人民和群众，有效地为我国的经济和社会建设、社会发展服务，不能过大。档案编研也不能囿于习惯性的模式，也要做一些创新上的探索，根据公众的需求多做专题系列活动，主动提供档案服务。

（三）挖掘自身特色馆藏。公共档案馆馆藏资源建设时要依据已有的馆藏资源，合理拓展公共档案馆职能，形成具有自身特色、有重点的档案信息资源，提升公共档案馆的核心能力。档案馆可以将馆藏中有独特价值的、有本地特色的档案馆藏资源转化成扫描版或者全文数据库，促进档案信息资源的开发和再生。甚至可以结合专题活动，将专题确定为本地区有特色的人或者事物，根据这一专题收集、征集有关的档案，最后形成系列档案，做成有本馆特色的馆藏资源。充分调动群众的参与度，打造档案馆具有特色的文化产品。打造档案馆文化产品可以鼓励广大市民的“档案行为”，即让广大市民更好地融入档案馆的文化资源和产品的建设中，建设一个具有本地文化资源特色的档案馆文化资源，同时也拉近了档案馆与社会公众之间的距离。

（四）加强馆际合作来促进资源整合。完善档案信息资源的建设除了在本馆的范围内进行以外，还要通过充分利用先进的科学技术手段建立“无界墙”档案馆，以档案信息数据集成系统为基础平台，构建一个“多馆联盟”的档案服务体系。实现档案信息资源的共建共享，把海量的档案信息资源汇聚起来形成档案信息的一片海洋，让这海量的档案信息资源奔腾流动起来，让用户的档案信息需求完全跨越了时间、空间、地域的种种限制，把海量的档案信息资源的功能和作用发挥到极致。虽然档案的安全保密性要求具有特殊性，但是档案馆可以通过对身份的认证、权限的设置等多种手段方式来分权限来为用户提供档案服务。可见，加强馆际合作来促进资源整合是更好地为大众服务的一种方式。

四、结语

公共档案馆馆藏资源建设问题是檔案馆建设中一直存在的问题，随着档案学界研究理念的转变更加突出。近年来，综合档案馆向公共档案馆的转型，使公众的需求与馆藏资源之间的矛盾越来越突出。本文在这一状况之下，立足于档案馆藏资源建设本身存在的问题，与公众的需求相比较，对此提出了一些自己的见解和建议。各地的公共档案馆若能解决档案资源建设的广度与深度问题，发展各自的特色馆藏，加强馆际间的合作，相信未来会发展地越来越好，也能更好地为公众提供服务。

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