人力资源和社会保障局个人档案管理的措施研究

胡娟

【摘要】基于推动人力资源和社会保障局更好发展的目的，围绕个人档案管理问题，做了简单的论述，提出了管理策略，共享给相关人员参考。目前来说，人社局档案管理方面，存在着信息化建设进程慢、档案管理的标准化和规范化不强等问题，需要加以改进和优化，进而获得更高的管理效益。

【关键词】人力资源和社会保障局;个人档案;档案管理

从人社局发展的角度来说，个人档案管理作为重要内容，起到着关键作用，因此提高个人档案管理的效率，具有紧迫性。新时期，开展个人档案管理工作，要注重结合形势变化，基于个人档案管理需求，引入信息化技术，加大规范化和标准化建设力度，全面提高管理的水平。

一、人力资源和社会保障局个人档案管理优化的意义

基于管理工作内容来说，主要涉及个人档案收集和保管以及统计。新时期，此项工作和社会各个层次人力资源合理化统筹管理的关系更加紧密，影响着社会群众失去劳动力后的生活保障，关系着和谐社会的构建，因此不断优化个人档案管理，提高管理工作水平，创造更多的价值，为企事业单位更好地了解不同人才信息，优化人才结构体系，增加市场竞争力，促使社会各个行业领域持续化发展，有着重要的意义。

二、人力资源和社会保障局个人档案管理问题的分析

结合传统档案管理方法应用问题，分析个人档案管理存在的不足，作如下论述：

（一）组卷繁琐。传统的管理模式下，采取的是按卷档案管理方式，进行文件归档管理。虽然能够保证文件材料的紧密关联性，保管和使用率效果较好，不过组卷繁琐，按照各类特性进行组卷的非确定因素很多。实施组卷操作，受到个人因素的影响，对组卷标准的认定有所差异，加之操作水平不同，使得立卷差异较大。

（二）案卷标题复杂。从细节的角度来说，案卷标题比较复杂。究其原因，操作人员不同，设定的标题也就不同，即使相同人员不同时期设定的标题也不同，随着个人能力水平的提升，以及认识程度的增加，对于标题的拟定考虑因素也会增多，由于缺少统一的标准，使得案卷标题具有复杂性特点。

（三）人工效率低下。在归档管理工作方面，采取的是人力手工处理方式，处理工作量很大，人工效率低下，所需的各类资源较多。例如，立卷操作时需要通过有关文件，进行相应的归并和装订以及标题拟定等，受到个人因素不确定性的影响，难以实现统一操作或达到设定的标准。

（四）档案利用率低下。目前来说，个人档案管理方面突出的问题为档案资源利用率低下。究其原因，时空限制较大，使得档案管理工作难以高效落实。例如，档案涉及的文件很多，使用者调取某个文件时，需要随同调取其他合并文件，文件携带保存不便，极易造成信息泄露，保密性较差。除此之外，档案载体为纸张，阅读和复制操作不便，影响着档案的利用率。对于此情况，需要加大档案管理信息化建设力度，全面提高档案管理的水平，推动人社局的持续化发展。

三、人力资源和社会保障局个人档案管理策略的总结

（一）改进档案管理制度。基于个人档案管理规范化和标准化建设的目标，对当前存在的问题，要注重改进档案管理制度，全面提高档案管理工作的科学化和合理化水平。在具体实践中，积极开展档案工作机构以及工作制度的建立健全。通过成立专门的个人档案管理工作小组，明晰岗位工作职责和内容，积极主动接受上级相关部门的管理和监督、检查与指导。将个人档案管理制度落实到工作实际，做好个人档案管理工作的考核，根据考核结果实施奖惩，进而调动工作人员的积极性，使其能够积极参与个人档案管理，落实各项管理工作，比如组卷和归档等，提高管理水平，创造更多的价值。

（二）加大个人档案管理队伍的建设。目前来说，个人档案管理工作量不断增加，对人力资源的需求持续增多，为了更好地应对管理工作，加大个人档案管理队伍的建设，投入更多的人力资源有着重要的意义。配备具有大专及以上学历的人员，专门负责相应的档案管理工作，同时积极组织档案管理人员重点学习《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等相关档案法规，提升档案工作人员业务素质和档案工作水平。对在岗的个人档案管理人员，要结合业务要求和需求进行相应的培训，比如个人档案信息化管理的培训，根据信息化管理工作形式和内容，按照对人才的要求，组织开展业务培训，使得管理工作人员经过业务培训后能够高效落实个人档案管理，在岗位上创造更多的价值，全面提高个人档案管理工作的效率和水平。对于档案管理工作人员来说，若想实现个人发展目标，要始终保持学习的态度，不断自我提升，进而更好地參与个人档案管理工作，提高档案资源的利用率，促使人社局持续化发展。

（三）加大硬件设施的投入。随着个人档案管理工作量的增加，以及档案利用需求的增多，产生的档案数量将会不断增多。基于此，为了更好地应对此项工作，加大硬件设施的投入。以某单位为例，不断加大硬件设施的投入力度，实现了档案库房、办公区域以及接待区的清楚划分，促使档案室的格局更加合理化。除此之外，建设了60平方米的标准化档案库房，为档案管理工作的开展，提供了良好的工作环境以及条件。库房内配置了6列专用的档案密集架，并且配套了相应的硬件设备，包括中央空调、灭火器和扫描仪等，为个人档案管理工作的开展，提供了强有力保障，促使管理工作水平和质量得以提升，创造了更多的价值，推动着人社局的发展。

（四）加大个人档案管理信息化建设。无论是从提高个人档案管理的角度来说，还是就提高档案资源利用率层面而言，加大个人档案管理信息化建设，为个人档案管理提供信息技术支持，有着重要的意义。目前来说，很多单位已经着手实施信息化建设，信息技术的应用效果较好，有效提高了个人档案管理工作效率和质量水平。以某单位为例，在信息化建设方面提出配置基础设施，包括数字化档案处理终端和数字化档案管理服务器（1台）、数字化档案存储系统（1套）以及平板扫描仪（6套）等，为个人档案信息化管理工作的开展提供支持。有了信息化技术的支持，很多个人档案管理工作可以实现高效化，减少了人力资源的投入，节约了成本。同时能够减少因为人力因素造成的不确定性，保障了档案信息的质量和利用价值。除此之外，信息化的应用，通过构建数据库的方式，为档案大数据存储和管理提供了保障，打破了档案利用的时空限制，提高了档案资源的利用率，为企事业单位和其他档案使用者提供了便利服务，促使档案资源利用实现最大化。基于人社局人事业务系统以及档案管理电子台账，实现对传统档案业务形式的转变，更好地适应了数据环境下的档案活动发展，促使档案管理水平以及服务效率得以提升，有效满足了社会档案的基本需求，推动个人档案管理信息化建设。

（五）提高档案管理水平。对于上述分析提到的细节问题，要做好相应的优化和提升，全面提高档案管理水平。目前来说，个人档案数量不断增加，促使档案收集和整理等工作量增加，提高档案管理水平，增强此项工作的标准化和规范化，加大制度化管理，有着重要的意义。基于强化服务、不断创新的目标，创新和优化个人档案管理工作方式方法，全面提高管理的水平，创造更多的价值和效益。

四、结束语

综上所述，新时期人力资源和社会保障局个人档案管理工作的开展，要结合传统管理模式的不足，进行相应的优化和完善。文中结合具体实践，提出了以下策略：改进档案管理制度;加大个人档案管理队伍的建设;加大硬件设施的投入;加大个人档案管理信息化建设;提高档案管理水平等。

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