信息化视角下高校档案管理的现状、问题与对策

刘月 毛静雯 田凤伟

【摘要】在信息化视角下，分析高校档案管理现状、问题与对策，能够提升高校档案管理质量，促进高校档案管理趋向信息化发展。高校应结合档案管理在信息化视角下的现状问题，实施加强档案管理重视、完善基础设施建设、提升管理人员素质与强化信息安全管理等对策，解决档案管理问题的同时，满足高校档案管理在信息化视角下的发展需求。

【关键词】信息化视角;高校;档案管理

随着信息技术的高速发展，现代信息技术被应用在社会各个领域，其中包括高校档案管理领域。高校档案管理想要在信息化视角下有效应用信息技术，实现管理工作的革新发展，就需要正视现阶段档案管理问题，结合问题采取对应解决措施，提升高校档案管理的信息化程度，增强高校档案管理效果，促进高校档案管理在信息化时代实现有效发展。

一、信息化视角下高校档案管理的现状

在信息化视角下，我国高校的档案管理工作已经开始意识到结合时代背景优势，信息化建设档案管理的重要性，逐渐将信息技术应用在高校档案管理工作中，以此构建相对完善的档案管理体系，充分发挥档案管理的积极影响作用，促进高校档案管理工作在信息化背景下实现长远发展。现阶段，高校档案管理相关工作正基于信息技术的充分利用，趋向现代化、信息化与智能化发展，但是有些高校本身仍然存在许多顽固性问题，如，高校领导者忽视档案管理工作的重要性，缺乏信息化建设高校档案管理的意识，尚未针对档案管理工作制定完善的管理体系，也并未更新档案管理工作模式，使学校档案管理人员工作懈怠，无法为高校档案管理在信息化视角下的有效革新与发展提供支撑，限制高校档案管理进步发展。

二、信息化视角下高校档案管理的问题

（一）忽视档案管理工作。在信息化视角下，部分高校存在忽视档案管理工作的问题。高校档案管理在高校发展中起到重要的支撑作用，需要高校領导者与管理人员对高校档案管理相关工作进行充分的重视。但是部分高校领导者存在认识档案管理不足的问题，在实际工作中忽视档案管理工作，影响学校档案管理效果。高校领导层忽视档案管理工作，主要源于其并未认识到档案管理在学校发展中的重要推动与支撑作用，领导层面的不重视，容易引发管理人员对自身工作的懈怠，无法有效开展档案管理工作，使高校档案管理陷入学校不重视、工作质量低、领导层不认可的恶性循环，使高校档案管理难以在信息化环境下实现有效发展。

（二）基础设施配备不全。高校档案管理基于信息化视角提升管理工作成效，需要高校针对档案管理进行信息化建设，而专业软件与硬件设备是高校信息化建设学校档案管理的基础与前提，因此，高校需要为档案管理进步发展配备完善的基础设施。基础设施中的硬件设备主要包括网络设备、扫描仪交换机与计算机等，软件主要有档案信息数据库、信息管理系统与其他相关程序软件。但是现阶段，部分高校并未针对档案管理相关工作的信息化发展，提供完善的基础设施，甚至有些高校错误地认为配备几台电脑就等同于完成基础设施建设，这种错误观念严重降低高校档案管理的信息化发展程度。

（三）管理人员素质不足。在信息化视角下，高校档案管理面临管理人员素质不足的问题。高校档案管理人员应具备较强的专业能力与责任心，并且能够在实际工作中及时发现问题、解决问题与创新管理工作，以此保证学校档案管理有效进行信息化建设。但是多数高校的档案管理人员并不具备这些能力与素质，缺乏良好的档案意识，忽视档案管理工作的积极影响与价值，在实际工作中缺少创新管理工作的积极性，为档案管理信息化发展增添阻碍。即使部分管理人员能够意识到自身工作的重要作用，在实际工作中配合档案管理相关工作的信息化建设，但是受自身信息素质较低的影响，也难以在档案管理现代化与信息化发展中发挥助推作用，限制高校档案管理革新发展。

三、信息化视角下高校档案管理的对策

（一）加强档案管理重视。在信息化视角下，高校加强档案管理工作，需要首要解决领导层与管理人员对档案管理的忽视问题。加强高校领导层对档案管理工作的重视，需要争取政府的支持，政府出台相关政策与条例，鼓励支持学校档案管理的信息化建设，对档案管理信息化程度较高的学校进行适当的奖励，激励当地各大高校领导层主动加强档案管理重视，开展信息化管理建设工作。在学校领导层加强档案管理相关工作重视的基础上，学校需要在校内加大档案管理重要性的宣传力度，使学校全体教职员工尤其是档案管理人员正确认识档案管理在学校发展中的重要意义，促使学校档案管理人员主动端正自身工作态度，配合学校信息化建设档案管理的具体工作，提升学校档案管理的信息化程度，促进学校档案管理与学校整体管理工作共同发展。

（二）完善基础设施建设。高校在信息化视角下加强档案管理工作，需要为信息化建设档案管理提供完善的基础设施。完善基础设施建设，需要高校加强硬件建设与健全档案数据库。加强档案管理工作中需要的硬件设施建设，需要高校设立专项经费，加大资金投入，对网络设备、扫描仪、计算机等现代化设备进行购置，并开通学校内部局域网，保证学校内部网络与外部互联网的有效连接，使档案管理现代化与信息化发展具备相应的配套设施。在此基础上，高校需要对档案管理相关信息化设备进行及时更换与升级，为档案管理信息化发展提供保障。建设档案数据库，需要高校建设文件目录数据库，以此为基础，进一步实施档案信息的数字化管理，建设全文信息数据库，构建高质量数字化档案馆，确保学校建设数字化校园与档案信息化管理同步进行。

（三）提升管理人员素质。在信息化视角下，我国高校强化档案管理工作，需要提升档案管理人员的能力素质。为实现档案数字化管理与信息化建设，高校需要提升档案管理人员与队伍的综合素质。高校应在提供完善现代化设备的基础上，加强管理人员的信息化管理能力，培训管理人员设备操作知识，使管理人员意识到利用现代化设备改善工作形式，能够有效减轻自身工作压力，提升自身工作效率，促使其主动提升自身信息化管理能力。高校提升档案管理人员的素质，需要在培训现有人员的基础上，积极引进兼具专业管理能力与信息化管理能力的复合型人才，将其编入档案管理队伍中，提升档案管理人员的整体素质水平，促进其彼此交流，共同进步，为高校档案管理的现代化与信息化建设提供有力支撑与保障。

（四）强化信息安全管理。我国高校在信息化视角下加强档案管理工作，需要强化档案信息的安全管理。信息安全主要指保证档案管理中数据与信息的可用性、完整性与保密性，需要高校通过数据加密、做好数据备份与设置防火墙等技术措施，切实保证信息安全。数据加密需要高校联合技术人员借助某种公式算法处理敏感档案信息，使其成为系列代码，也就是密码。做好数据备份需要高校对关键档案信息进行备份处理，以防数据信息丢失或损坏，保证档案管理工作顺利进行。设施防火墙主要指在网络之间设置保护墙，强化访问控制，借助防火墙的过往信息过滤作用与监测防控作用等，杜绝非法访问，保证档案信息安全，提升档案管理现代化与信息化建设的实效性。

四、结语

综上所述，高校在信息化视角下强化档案管理工作，需要以档案管理现状的正确认知为基础，分析档案管理在基础设施、管理意识与管理人员素质等方面存在的问题，以问题为突破口，采取重视档案管理、完善基础设施、提升人员素质与强化信息安全等措施，提升高校档案管理质量，促进高校档案管理信息化发展。

【西安欧亚学院2018年校级教育教学改革研究项目：“教育信息化背景下民办高校档案集成管理与服务研究”课题成果（课题编号：2018YB016）】

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