浅析提高企业档案管理归档率的方法

张静

【摘要】企业在发展的过程中档案是一直跟随的。有效提高档案的管理方法是企业管理中应该重视的一项工作。本文主要分析了企业档案管理工作中还存在的一些问题，以及应对措施。希望能够对广大企业发展提供一些实际的帮助，以期得到指正。

【关键词】企业档案;档案管理;归档案

企业档案是记录企业发展历程的重要信息材料，对于企业的发展以及生产活动有特别重要的作用。那么想要提高企业档案的完整性以及正确性就应该提高企业档案的归档率。本文主要围绕影响企业档案归档率的因素以及如何提高企业档案归档率进行了分析，希望可以对提高企业档案归档率有帮助。

一、现存问题

（一）缺乏对档案管理的认识。在以往的观念里，很多人认为档案的管理就是把档案放在一个没有人可以接触到的地方保证不被损害。现在还有很多企业在运行的过程中都没有意识到档案管理工作的重要性。因为企业大部分人员和档案管理人员都忽视了档案管理的重要性，导致企业档案管理水平没有得到提高。因为档案管理人员的素质还有待提高，所以档案管理工作一直都没有得到突破。很多企业的档案管理员，在工作当中非常不负责，上班的过程也是睁一只眼闭一只眼，导致很多信息在档案上没有及时得到更新。因为企业对档案的管理工作不够重视，所以一直也没有加强对档案管理工作人员的监管，这在很大程度上制约了档案管理工作水平的提高，也因此严重阻碍了企业的发展。企业一定要及时中断这种现象，加大对档案管理工作人员的监督，提高他们的工作责任心。

（二）档案管理方式单一。很多企业的档案管理方式非常单一，这不利于提高档案归档率。现在很多企业没有去设置一个独立的档案部门，很多关于档案的问题都是交给行政部门处理。行政工作人员的工作本来就特别烦琐，自然对档案管理工作也不会太上心，导致档案管理水平难以得到提高。这种情况下，档案管理工作无法得到深入自然就无法提高企业档案管理归档率。另外，现在企业大部分还是在利用以往的管理方式去管理企业的档案，导致档案管理工作无法与时俱进。有些企业在档案管理工作中费了很多心思，切实提高了档案管理工作水平以及提高了归档率，这在很大程度上推动了企业的发展。因此企业在发展的过程中一定要高度重视档案管理工作的重要性，利用互联网技术去改变以往档案的管理方法。只有这样才能提高企业归档率，真正推动企业的发展。太过单一的档案管理方式不利于档案管理工作的顺利开展，对企业的发展进程也没有好处，所以档案管理工作人员一定要不断学习新知识理论丰富档案管理方式，为企业的发展提供无限的可能。

（三）档案管理人员认知有待提高。在现代社会，每一个企业都拥有很多的竞争对手，可能稍不留神就会被取而代之。要想获得长远的发展，必须建立一个科学的档案管理机制。很多企业对档案管理工作不是很在意，所以在招聘档案管理工作人员的时候也不会有特别的要求，这导致档案管理人员的认知水平不一。在进行档案管理的时候也不能发挥巨大的作用，使得档案管理工作停滞不前，不能得到很好的发展。另外，档案管理人员的工作方式也决定了档案管理的水平。很多企业在把这些管理人员招进企业的时候，并没有对他们进行统一的培训。所以他们还是沿用以往的档案管理方式，殊不知这种管理方式已经不再适合现代企业档案了。他们对于档案管理的方式时时刻刻都在影响着档案管理工作水平的高低。所以企业为了提高归档率一定要对档案管理工作人员进行统一培训，提高他们的工作责任意识以及端正他们的工作态度。只有档案管理人员认识到自身的职责，才能在档案合理管理工作当中发挥更大的自身价值去实现档案管理的高效化。

二、具体措施

（一）切实提高管理人员的素质。档案管理人员的水平与档案管理工作的开展有很紧密的联系。因为企业对档案管理工作得不够重视导致档案管理人员的专业性不是很强，这将影响档案管理工作的水平以及制约档案管理工作的开展。所以企业在招聘的时候就要对应聘者进行严格的面试，以及在后期进行专业的筛选，这将规避在档案管理中很多问题的出现。在筛选人才的时候一定要综合多方面进行考察，比如专业技能、反应能力以及做事是否认真这些方面，因为档案管理对这些方面的要求比较高。在入职之前一定要对人选的工作人员进行全方面能力的培养，并且开展相关的培训，深化他们对于档案管理的认知并且提高他们的工作能力。档案管理人员的工作水平决定了档案工作能不能顺利进行，以及影响到企业的发展。在工作当中可以设置一些奖惩制度，对于一些工作认真并且工作态度端正的员工进行奖励，以此激励他们在今后的工作当中继续发扬这种品质，对于一些工作不认真也不负责的员工可以进行适当的处罚，警醒他们在工作当中应该认真负责。

（二）加强数据整合。企业档案管理一定要加强数据整合，这样不受档案管理的限制。因为互联网的发展，现在数字化技术已经被运用到各个领域。在对档案进行管理的同时，一定要加强档案与网络的结合，充分利用网络的优势给档案管理带来便利。企业在对档案进行管理的时候一定要引进数字化技术，设置图片以及视频这些元素的加入丰富档案的形式。將同类型的档案统一管理，这样方便管理员的查阅和浏览。企业应该积极配合档案管理人员对档案进行合力整合，对档案的不同形式进行区分、分析使档案管理工作变得越来越方便。只有这样，杂乱的档案才能变得有序，档案管理人员可以清楚地知道每一个档案的类别，才能提高对档案管理工作的效率，以及提高归档率。在档案管理工作得到改善之后，企业的发展水平也能得到提高，才能在市场上不断提高自己的影响力以及竞争力。企业档案只有加强数据整合，才能在众多企业的档案管理中脱颖而出，实现企业的高效运行。

（三）提高对档案的重视。一个企业想要获得长远的发展，一定要提高对企业档案的重视。要想提高档案管理工作的水平，一定要先引起整个企业上下对于档案的重视。为了提高企业工作人员对于档案的重视，可以对所有人进行培训，深化对档案管理工作的认知，了解档案对于企业发展的重要性。尤其对企业档案管理人员要进行关于档案法律法规的宣读，切实改变他们的管理观念，明确他们身上的责任。只有这样企业档案管理工作水平才能从根本上得到提高，企业才能紧跟时代的发展。只有档案管理人员的管理水平得到提高，才能从根本上解决档案管理的漏洞。管理人员在明确自己身上的责任之后才能更有方向地工作，提高档案归档率。企业提高了对档案的重视，企业的发展才能更加平稳，才能为企业的生产经营提供强有力的保障。

三、结束语

档案是企业发展过程中的信息记录载体，在企业的发展中占有特别重要的地位。因此，企业应该提高对档案管理工作的重视并且提高档案管理工作人员的综合素质。这样才能解决企业档案在管理中遇到的问题，提高企业档案归档率。一个企业的档案归档率将决定企业档案的管理水平，企业应该大力提高档案管理人员的管理水平，以防在档案管理当中出现一些不必要的问题。只有企业和档案管理人员共同努力，才能提高企业档案的归档率，进一步促进企业的发展。

【参考文献】

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