新时期机关后勤档案管理工作的新探索

2020-05-08 14:14谢丽娟
办公室业务·上半月 2020年3期
关键词:后勤机关新时期

谢丽娟

【摘要】随着科技的不断发展,我国的档案管理行业也迎来了新的变革。其中,后勤档案管理作为档案管理工作法一个分支,对于企业和组织的发展具有重要的作用。正所谓兵马未动、粮草先行,机关后勤工作为组织提供物质、服务上门,要想维持政府行政工作的各项开展,离不开后勤管理工作。笔者结合自身多年的后勤档案管理工作经验,对当前传统机关后勤档案管理工作现状进行了简单概述,随后立足新时期的发展需求提出了几点优化的策略,希望给相关工作者以启迪。

【关键词】新时期;机关;后勤;档案管理;转型

一、传统机关后勤档案管理工作现状

对于档案管理职业来说,信息资源是影响其工作的基础性因素,信息的规模、数量、类型、形式决定着档案职业的工作状态。随着我国政府机关职能的不断完善、业务的广泛开展以及对外交流的频繁,档案工作迎来了巨大的信息资源,信息数据的爆炸式增长、信息数据类型的逐渐多样化,为当前的档案工作带来了巨大的难题。部分机关后勤部门依旧采取传统的工作模式,工作效率低下,导致一些重要的文件、数据无法按时存储和归类,有时候由于工作人员的疏忽造成缺档、丢档的现象。后勤档案工作需要具有一定知识水平的劳动者,以往在这一岗位上的从业者只要具备一定的知识水平就可,日常对于专门培训、学习也并不是很重视。然而,随着信息化时代的到来,档案管理工作内容发生了变化,这就要求者新时期的后勤档案管理者必须具备更高的档案技能,在专业技能上更要掌握一定的信息技术技能,才能更加适应岗位的需求。然而,目前笔者发现大多数机关单位的后勤档案工作依旧比较保守,档案的登记、整理、存储等工作缺乏专业的人才,有时候还存在由其他人员兼任的现象,这大大影响了档案管理工作的质量。从社会上来看,一直以来档案管理工作的社会地位比较低,并不受到领导者的重视。尽管到了现代社会,档案管理工作的服务性更加凸显,工作的对象也越来越面向广大的社会民众,然而公众对于这份职业的印象依旧还停留在以前。不仅仅社会的看法如此,一些档案管理工作者对自身的职业认同感也较低,认为自己从事的工作缺乏技术含量、没有发展前途,在这种心态的影响下从业人员的工作积极性低、工作满足感低,档案管理行业也难以吸引到更多高素养的人才。

二、新时期机关后勤档案管理工作的新策略

(一)依托现代网络技术,推动档案管理工作的转型。传统的档案信息服务工作中,主要是依靠专门的工作者,要求相关人员提供档案原件或复印件,进而实现各项资料的登记、查询、阅览、开具证明等服务,这样单纯依靠人力,单一、封闭的模式工作效率低,有时候为了完成一项工作内容可能需要跑好几个地方、花费一天才能完成。在信息化社会中,为了提高机关后勤档案工作的质量,这就要求我们必须立足信息技术的不断发展和变化,结合用户的需求对自身的工作进行不断调整,积极推动档案管理工作的转型。笔者在此尝试提出转型的一个思路:依托现代网络技术,对机关内部的档案信息进行整合,在兼顾后勤部门政策工作运作的前提下,对收集的信息进行整理、分类、归纳进而建立属于本机构的资源数据库,面向内部人员提供相关的信息检索和利用等服务性工作。档案管理工作的转型,具体包括了:1.业务环节的转型。传统的后勤档案工作就是对实体的文件、资料等进行收集、整理、鉴定、保管、统计等。随着电子文件的普遍运用,这就要求工作者要实体数据、电子数据双规并行处理,业务环节也就从单一的实体工作拓展对相关电子化档案文件的开发、利用和整合上,建立电子文件的检索目录等。2.工作职能的转型。一般来说,机关内部的后勤档案管理其主要目的是为本机构服务,保管的档案具有保密性、专业性的特点,特别是要涉及各项开支、采购单、发票等,内容琐碎、门类繁多。自从政府实行信息公开制度后,这就对后勤档案管理工作提出了新的要求,工作者应该摒弃“事不关己高高挂起”的态度,要提升自己的服务意识,履行好服务职能,除了要面对机关内部的人员外,必要时也要主动面向社会公众。

(二)建立数字化档案馆,为机关提供更高效的服务。网络作为现代社会信息传送的一个重要渠道,有着成本低、效率高、容量大等一系列的优点,这也是推动现代机关后勤工作数字化发展、建立数字化档案馆的基础。在具体的工作实践中,借助数据库技术、数据快速扫描存储技术、数据压缩技术等,可以快读地对大量的后勤数据进行处理、归档,按照电子档案的格式有序放入到机关内部的档案库中,为机关提供更为高效的服务。具体包括:一是建立数字化的档案目录。为了更方便地在档案库中获取到自己想要的资料,可以借助计算机的检索功能,借助一些关键词找到相关的文件数量及其位置。二是建立档案信息内容的数字化,特别是一些珍贵的、重要的资料更是借助扫描、摄像灯光学输入方式把档案、文件转变为电子版,存储到档案库之中。后勤档案管理工作涉及的档案、文件种类繁多、数量也比较多,在密级和开放范围上也有不同的规定,因而数字化的转化工作也是一项巨大的任务,这需要档案管理者保持严谨、专业、负责的态度,有重点、有计划地进行。

(三)转变档案管理方式,提升管理者的服务意识。面对信息化社会的发展以及民众信息阅读方式的转变,这要求档案管理者要转变工作方式,要认识到自身工作的价值,提高自己的服务意识和服务水平。例如,为了方便机关内部工作人员去检索相关信息,工作者可以建立数字档案信息检索与利用服务中心,借助网络平台、新媒体等渠道方便人员随时随地去了解工作的动态、数据的处理结果,利用这一渠道还可以定期发布关于机构的业务介绍和全宗介绍,帮助内外部人员去更深入地了解本机构内后期方面的档案情况,也有利于宣传档案工作、档案机构,提升工作者的价值感。为了增加档案的安全性,还可以建立内部网络,使用用户身份认证、信息加密等手段以维护系统的安全,也方便管理者去及时监控系统漏洞等等。

三、总结和反思

随着大数据时代的到来,新的技术、思维和管理方式引发了社会的变革,对于档案管理行业也将会是一个很大的冲击,将会大大改变了传统的信息管理链条。那么,未来档案职业将会如何发展?机关后勤档案管理的工作如何发展?这些都需要我们工作者们及时更新工作理念和方法,积极拥抱新的技术,特别是以云技术、大数据挖掘为代表的新兴技术,可能会成为诱发档案管理行业变革的突出力量。当然,最重要的是要为档案管理行业引入更多综合性人才,他们不仅仅要熟练掌握档案管理专业的知识和技能,更要懂新媒体、懂计算机、了解心理学,才能凸显档案管理职业的服务性,才能够让档案工作更好地服务于组织的长久、稳定发展,更好地满足人们的多样化信息需求,积极践行政府机关为人民服务的工作主旨。

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