新时期机关后勤档案管理工作的新探索

谢丽娟

【摘要】随着科技的不断发展，我国的档案管理行业也迎来了新的变革。其中，后勤档案管理作为档案管理工作法一个分支，对于企业和组织的发展具有重要的作用。正所谓兵马未动、粮草先行，机关后勤工作为组织提供物质、服务上门，要想维持政府行政工作的各项开展，离不开后勤管理工作。笔者结合自身多年的后勤档案管理工作经验，对当前传统机关后勤档案管理工作现状进行了简单概述，随后立足新时期的发展需求提出了几点优化的策略，希望给相关工作者以启迪。

【关键词】新时期;机关;后勤;档案管理;转型

一、传统机关后勤档案管理工作现状

对于档案管理职业来说，信息资源是影响其工作的基础性因素，信息的规模、数量、类型、形式决定着档案职业的工作状态。随着我国政府机关职能的不断完善、业务的广泛开展以及对外交流的频繁，档案工作迎来了巨大的信息资源，信息数据的爆炸式增长、信息数据类型的逐渐多样化，为当前的档案工作带来了巨大的难题。部分机关后勤部门依旧采取传统的工作模式，工作效率低下，导致一些重要的文件、数据无法按时存储和归类，有时候由于工作人员的疏忽造成缺档、丢档的现象。后勤档案工作需要具有一定知识水平的劳动者，以往在这一岗位上的从业者只要具备一定的知识水平就可，日常对于专门培训、学习也并不是很重视。然而，随着信息化时代的到来，档案管理工作内容发生了变化，这就要求者新时期的后勤档案管理者必须具备更高的档案技能，在专业技能上更要掌握一定的信息技术技能，才能更加适应岗位的需求。然而，目前笔者发现大多数机关单位的后勤档案工作依旧比较保守，档案的登记、整理、存储等工作缺乏专业的人才，有时候还存在由其他人员兼任的现象，这大大影响了档案管理工作的质量。从社会上来看，一直以来档案管理工作的社会地位比较低，并不受到领导者的重视。尽管到了现代社会，档案管理工作的服务性更加凸显，工作的对象也越来越面向广大的社会民众，然而公众对于这份职业的印象依旧还停留在以前。不仅仅社会的看法如此，一些档案管理工作者对自身的职业认同感也较低，认为自己从事的工作缺乏技术含量、没有发展前途，在这种心态的影响下从业人员的工作积极性低、工作满足感低，档案管理行业也难以吸引到更多高素养的人才。

二、新时期机关后勤档案管理工作的新策略

（一）依托现代网络技术，推动档案管理工作的转型。传统的档案信息服务工作中，主要是依靠专门的工作者，要求相关人员提供档案原件或复印件，进而实现各项资料的登记、查询、阅览、开具证明等服务，这样单纯依靠人力，单一、封闭的模式工作效率低，有时候为了完成一项工作内容可能需要跑好几个地方、花费一天才能完成。在信息化社会中，为了提高机关后勤档案工作的质量，这就要求我们必须立足信息技术的不断发展和变化，结合用户的需求对自身的工作进行不断调整，积极推动档案管理工作的转型。笔者在此尝试提出转型的一个思路：依托现代网络技术，对机关内部的档案信息进行整合，在兼顾后勤部门政策工作运作的前提下，对收集的信息进行整理、分类、归纳进而建立属于本机构的资源数据库，面向内部人员提供相关的信息检索和利用等服务性工作。档案管理工作的转型，具体包括了：1.业务环节的转型。传统的后勤档案工作就是对实体的文件、资料等进行收集、整理、鉴定、保管、统计等。随着电子文件的普遍运用，这就要求工作者要实体数据、电子数据双规并行处理，业务环节也就从单一的实体工作拓展对相关电子化档案文件的开发、利用和整合上，建立电子文件的检索目录等。2.工作职能的转型。一般来说，机关内部的后勤档案管理其主要目的是为本机构服务，保管的档案具有保密性、专业性的特点，特别是要涉及各项开支、采购单、发票等，内容琐碎、门类繁多。自从政府实行信息公开制度后，这就对后勤档案管理工作提出了新的要求，工作者应该摒弃“事不关己高高挂起”的态度，要提升自己的服务意识，履行好服务职能，除了要面对机关内部的人员外，必要时也要主动面向社会公众。

（二）建立数字化档案馆，为机关提供更高效的服务。网络作为现代社会信息传送的一个重要渠道，有着成本低、效率高、容量大等一系列的优点，这也是推动现代机关后勤工作数字化发展、建立数字化档案馆的基础。在具体的工作实践中，借助数据库技术、数据快速扫描存储技术、数据压缩技术等，可以快读地对大量的后勤数据进行处理、归档，按照电子档案的格式有序放入到机关内部的档案库中，为机关提供更为高效的服务。具体包括：一是建立数字化的档案目录。为了更方便地在档案库中获取到自己想要的资料，可以借助计算机的检索功能，借助一些关键词找到相关的文件数量及其位置。二是建立档案信息内容的数字化，特别是一些珍贵的、重要的资料更是借助扫描、摄像灯光学输入方式把档案、文件转变为电子版，存储到档案库之中。后勤档案管理工作涉及的档案、文件种类繁多、数量也比较多，在密级和开放范围上也有不同的规定，因而数字化的转化工作也是一项巨大的任务，这需要档案管理者保持严谨、专业、负责的态度，有重点、有计划地进行。

（三）转变档案管理方式，提升管理者的服务意识。面对信息化社会的发展以及民众信息阅读方式的转变，这要求档案管理者要转变工作方式，要认识到自身工作的价值，提高自己的服务意识和服务水平。例如，为了方便机关内部工作人员去检索相关信息，工作者可以建立数字档案信息检索与利用服务中心，借助网络平台、新媒体等渠道方便人员随时随地去了解工作的动态、数据的处理结果，利用这一渠道还可以定期发布关于机构的业务介绍和全宗介绍，帮助内外部人员去更深入地了解本机构内后期方面的档案情况，也有利于宣传档案工作、档案机构，提升工作者的价值感。为了增加档案的安全性，还可以建立内部网络，使用用户身份认证、信息加密等手段以维护系统的安全，也方便管理者去及时监控系统漏洞等等。

三、总结和反思

随着大数据时代的到来，新的技术、思维和管理方式引发了社会的变革，对于档案管理行业也将会是一个很大的冲击，将会大大改变了传统的信息管理链条。那么，未来档案职业将会如何发展？机关后勤档案管理的工作如何发展？这些都需要我们工作者们及时更新工作理念和方法，积极拥抱新的技术，特别是以云技术、大数据挖掘为代表的新兴技术，可能会成为诱发档案管理行业变革的突出力量。当然，最重要的是要为档案管理行业引入更多综合性人才，他们不仅仅要熟练掌握档案管理专业的知识和技能，更要懂新媒体、懂计算机、了解心理学，才能凸显档案管理职业的服务性，才能够让档案工作更好地服务于组织的长久、稳定发展，更好地满足人们的多样化信息需求，积极践行政府机关为人民服务的工作主旨。

【参考文献】

[1]万惠.事业单位后勤档案管理存在的主要问题及对策[J].办公室业务，2018（23）：73-74.

[2]付文丽.文书档案的规范化管理[J].办公室业务，2018（18）：109-110.

[3]赵兴国.如何在信息化时代做好档案保密工作[J].山东档案，2017（05）：73-74.

[4]孟媛媛.基于新公共管理理论的机关后勤服务改革研究[D].新疆大學，2016.

[5]李娜.档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法[N].商洛日报，2019.

[6]王莉.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].智库时代，2019（40）：275+278.