基于城建档案纸质档案与电子档案并行管理研究

王锡

【摘要】随着信息时代的到来，给城建档案管理带来了巨大的变化，传统的纸质档案管理开始转为电子档案管理，很大程度上提升了城建档案管理工作的效率。但是，这并不代表纸质档案完全被取代，而是纸质档案与电子档案并行管理，以此提高城建档案的综合效用。基于此，本文先是介绍了城建档案纸质档案与电子档案各自的优势，然后阐述了二者并行管理的必要性，最后探讨二者如何实现并行管理。

【关键词】城建档案;纸质档案;电子档案;并行管理

随着科技的进步，电子信息技术普遍应用于各行各业。其中，在电子信息技术的推动下，城建档案纸质档案与电子档案相互融合，并发挥各自的作用，实现良好的并行管理，从而为城市规划建设奠定良好的信息基础。目前我国正处于数字化时代，电子政务工作以及城市信息化建设也得到了相应的发展，城建档案的管理模式也必然会发生改变，而随着电子信息技术的应用，产生的电子信息文件仍然需要纸质档案进行补充。因此，在未来一段时间，城建档案纸质档案与电子档案必然形成一个互补的状态，相辅相成，最终形成纸质档案与电子档案并行管理的模式。

一、纸质档案与电子档案各自的优势

在目前的城建档案管理工作中，纸质档案与电子档案发挥着各自的作用。其中，纸质档案是以往城建档案工作中主要的档案模式，也是发展时间较长的一种档案管理模式。纸质档案管理模式的优势主要表现为：（1）具有真实性和还原性。纸质档案是特定时间内某一事项的真实记录，而且一般情况下，记录一旦生成，其所记录的内容和数据无法进行更改，这也是纸质档案能够在现阶段的城建档案中保持生命活力的主要原因。（2）具有直观性。纸质档案所记录的内容数据并不是只是一般的文字内容，同时一些不确定的信息内容也不会被记录在内，所以人们在阅读时比较方便，不需要通过电脑检阅便可以直接阅读。（3）具有权威性。在城建档案中的纸质档案，通常都是经过一定的鉴定和承认，就是纸质档案中都会有相应的签字和印章在其中，所以通常都是作为权威档案进行使用。

信息化时代的到来，电子档案被广泛应用，所表现出的特征也较为明显。具体为：（1）具有多样性。多样性指的是电子档案的载体多样性，可以是光盘、磁带或者是其他的形式，与传统纸质档案单一的载体形式有着较大的差别，而且比纸质档案的容量大，但是其体积并不大，所以电子档案可以有效节省档案储存的空间，改善传统纸质档案储存空间不足的问题。（2）具有效率性。电子档案的处理方式区别于纸质档案的处理方式，纸质档案的处理方式通常是由人工进行收集、分类、整理和存档，而电子档案是通过计算机进行直接处理，可以减免纸质档案人工处理时分类和存档这两个环节，很大程度上提高了档案管理的效率。（3）具有方便性。电子档案经过计算机处理之后进行存储，这样档案在检索时只需要输入关键内容便可以进行查阅，获得相关的信息内容。（4）具有稳定性。电子档案不同于纸质档案，纸质档案保存的過程中可能会遭受到外部环境的影响，出现损坏、蛀虫等现象，而电子档案以电子载体的形式进行保存，不容易出现损坏的状况。

二、纸质档案与电子档案并行管理的必要性

在城建档案工作中，纸质档案与电子档案都有着各自的优势，且都能够有效地进行信息传递。纸质档案发展的时间最长久，在造纸术发明之后，就已经通过文字的形式将信息内容在纸上呈现出来，所以纸质一直是一种重要的信息载体，且发挥着重要的作用。而随着科技的进步和社会的发展，电子信息技术被普遍应用于生活和工作中，城建档案工作也不例外，逐渐形成一种电子档案管理的模式，但这种模式并没有完全取得纸质档案管理。虽然电子档案的时效性较强，并且还具有其他较多的优点，比较符合当前社会的发展需求，但是纸质档案的依附性也较强，能够真实地记录相关的历史信息，与电子档案相比更加具有说服力，一直是作为重要的信息资源进行保存管理。因此，在城建档案工作中纸质档案和电子档案是主要的两种管理形式，同时因为这两种形式都有着各自不同的特点，所以要求在开展城建档案工作时，需要根据当前管理的实际情况，将这两种档案管理形式有效结合，形成一个有机的整体，不仅能够发挥各自的优势，而且能够进行互补，从而提升城建档案的综合效用。这不仅是目前城建档案工作的要求，也是现代社会发展的必然趋势。

三、纸质档案与电子档案并行管理的策略

（一）转变档案管理理念。实现城建档案纸质档案与电子档案并行管理，首先就是要转变档案管理理念，及时更新相关的档案管理人员的管理观念。目前，在城建档案工作中，大多数档案管理人员都是过去的档案管理员，对于纸质档案管理的形式较为熟悉，并且能够充分掌握纸质档案管理的办法。而其他一些新上任的档案管理人员相对来说，其对电子档案管理的形式和方法比较熟悉，能够充分利用电子信息技术对城建档案进行管理。对此，实现城建档案纸质档案与电子档案并行管理，需要转变相关的档案管理人员的管理观念，让其能够充分认识纸质档案和电子档案管理之间存在的差异，并且促使其能够实现二者相互融合管理。对此，城建档案管理单位需要加强档案管理人员的培训，不仅需要学习纸质档案管理的形式和方法，认识纸质档案管理的重要性，而且也要不断学习新的管理理念和新的知识，掌握一定的计算机能力，能够有效掌握电子档案管理的方法，有效发挥电子档案管理的作用。通过专业的培训，不断提升档案管理人员的专业能力，并对其传统和现代的管理方式与技能进行融合，从而实现纸质档案与电子档案并行管理形式，继而不断完善城建档案工作。

（二）创新档案管理形式。实现城建档案纸质档案与电子档案并行管理，其次就是要不断创新档案管理形式。创新档案管理形式就是要充分利用电子档案较好的管理规律，同时也要适当融合纸质档案管理，以此弥补电子档案管理中的不足，从而有效实现纸质档案管理与电子档案并行管理。因此，在创新档案管理形式时，要根据实际的城建档案管理情况不断完善和优化，对于同一内容信息要同步对其进行纸质档案和电子档案归档，确保档案的完整性和真实性。具体的方法为：第一，在开展城建档案工作时，要与时俱进，在进行纸质档案和电子档案管理形式时，都要突显其各自的优势，并根据相关的管理体制进而规范管理行为。第二，开展城建档案工作时，可以利用纸质档案作为基本的载体，然后将电子档案管理形式融入于其中，形成全新的档案管理体系，确保城建档案管理形式能够长期有效。第三，在纸质档案与电子档案并行管理时，不仅需要对纸质档案进行整理，而且也要利用计算机对电子档案进行分档，从而实现不需要转移信息载体便可以搜索城建档案内容。

（三）完善档案管理体制。实现纸质档案与电子档案并行管理，最后就是要不断完善档案管理制度，因为开展任何工作都应该需要相应的管理制度支持，以此能够有效规范工作行为。完善档案管理体制就是要对城建档案管理的各个环节进行优化，要求档案管理人员在实际的档案工作中能够充分发挥纸质档案与电子档案的优势，同时城建档案管理部门也要结合实际情况和城建档案内容创新档案管理形式，落实相应的考核机制，促使纸质档案与电子档案并行管理，避免产生管理冲突问题发生。此外，在完善档案管理体制时，不仅需要加强档案管理人员的培训，提升其专业知识和技能，也要建立奖惩机制对档案管理人员的工作行为进行规范，增强档案管理人员并行管理的意识，从而有效发挥并行管理的优势，获得良好的档案管理效果。

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