档案管理中电子档案的重要性分析

涂桂莉

【摘要】在档案管理中，电子档案具有至关重要的作用。随着信息化技术的不断运用，电子档案已经成为档案管理中的重要种類，如何提高电子档案的管理效果，对于档案管理而言具有关键性的作用。因此，我们需着力重视电子档案的特点，认真分析电子档案管理时应当采取的方法和措施，并结合电子档案管理实际，制定有效的电子档案管理方法，使电子档案管理能够取得积极成效，确保电子档案在安全性、实效性方面满足档案管理的实际需要，以解决电子档案在管理过程中存在的诸多问题。

【关键词】档案管理;电子档案;重要性

目前，电子档案已成为档案材料的重要组成部分，由于电子档案数量不断增多，对电子档案的管理提出了较高的要求，如何在现有的档案管理制度下做好电子档案的管理，对档案管理而言至关重要。因此，我们应当结合电子档案的特点和电子档案的优势，制定具体的电子档案管理措施，使电子档案管理能够在科学性、实效性和系统性方面满足实际需要，提高电子档案的管理效率，使电子档案在存储、调用和实际应用方面能够取得积极效果，为电子档案的管理奠定良好的基础。

一、电子档案能够节约管理成本，提高管理效率

（一）电子档案存储空间小，节约储存成本。电子档案与传统的纸质档案不同，电子档案在实际管理中存储空间小，主要存储在计算机硬盘和数据库中，在较小的芯片内就可以存储大量的数据，无论是数据容量还是数据规模，都是传统的纸质档案所无法比拟的。由于电子档案存储空间小，占用容量不大，在整个存储过程中对工具设备的要求不高，依靠电脑操作即可完成，与传统纸质档案相比，电子档案的存储成本相对较低。基于这一优势，电子档案已经成为各个单位档案存储的主要形式。单位档案资料数量多，传统的纸质档案不但占用了大量的场所，同时还需要专门的档案管理设备予以辅助，应用电子档案，可极大节约档案的存储成本。

（二）电子档案对档案保管场所没有严格要求。由于电子档案主要存储于电脑硬盘和专用的数据库中，对保管场所几乎没有要求，只要能够放置电脑的地方，就可以存储电子档案。这解决了传统档案管理需要大量专用保管场所和专用保管设备的问题。单位使用电子档案，可将电子档案与传统纸质档案相结合，极大节约档案保管场所的面积，并节省了用于档案管理的专用设备投入，使整个单位的档案管理效果得到提高，节约大量的档案管理开支。

（三）电子档案整理速度快，调用查找容易。使用了电子档案之后，对档案信息的查找不用再翻阅纸质档案的目录，可以通过电脑检索的功能直接找到对应的档案，有效提高了档案的查找和调用速度。现如今，各工作单位由于档案的数量较多，在档案查找的过程当中，如何快速找到所需要的档案是一个难题。应用电子档案之后，无论是档案材料的整理，还是档案资料的查找，都可以在较短的时间内完成，避免了传统纸质档案查找速度慢、调用时间长的弊端，以此影响实际应用效率。

二、电子档案保管时间长，不受自然条件限制

（一）电子档案可以建立备份，长期存储于数据库中。电子档案可以根据实际需要建立备份，将备份长期存储于数据库中，避免电子档案发生丢失。由于电子档案可以进行多个备份，可以分成不同的渠道存储，最大限度地保证了电子档案的有效性，避免电子档案因保管不善而发生丢失。同时，将电子档案存在于数据库中，数据库的使用年限相对较长，可以保证电子档案的存档时间有效延长，避免了纸质档案在存档过程当中因保管环境的问题造成纸质档案损毁。所以，电子档案比纸质档案在保管时间上要更长一些。

（二）电子档案可以进行网络传输，可以存储于云端。电子档案与纸质档案最明显的区别在于可以进行网络传输，可以存储于云端，既方便电子档案的调用，同时也减轻了数据库的压力，使电子档案利用云存储的方式进行实时存储和实时调用，并且不占用现有数据库的空间。这一存储手段主要依赖于云端技术，能够实现电子档案的云端存储。在此基础上，电子档案的使用和传输也可以利用网络来实现，降低了电子档案的存储难度，使电子档案的传输和存储更加便捷、更加快速。

（三）电子档案不需要专门的档案室存储。电子档案在存储过程当中，不需要专门的档案室存储，只存储于计算机硬盘和数据库网盘中。在存储过程当中对场地要求并不十分严格，单位的每一台计算机都可以成为电子档案的存储终端，只要将电子档案做好备份和汇总，电子档案的实际使用就不受影响。所以，电子档案的优势在于不需要专门的档案室进行储存，节约了专用场地，使电子档案的存储难度降低，存储效果更好，整个电子档案的存储成本得到了有效的控制。

四、电子档案管理难度低，可以实现系统化管理

（一）电子档案的归档速度快。相比于纸质档案，电子档案的归档速度比较快，电子档案的归档只需要按照档案的类别予以转换存储即可，不像传统的纸质档案，需要对其进行分类，同时需要对其中的内容进行筛选。现如今，电子档案的归档只需要对文件内容按类别存储，存储时归到相对应的硬盘区域即可。对于电子档案的管理，普遍采取专用的文件夹和专用的硬盘进行管理，使电子档案的归档速度能够满足使用需要，能在较短的时间内对电子档案进行快速归档。

（二）电子档案有专门的电子系统实施管理。在电子档案管理中，有专门的电子系统实施管理，既能够实现电子档案的快速归档，同时，也能够保证电子档案在查询和调用过程当中满足实际需要。专用的电子管理系统管理效率高、针对性强，能够实现全部的档案管理功能，是现阶段电子档案管理的有效工具，在实际使用过程当中能够满足单位的档案管理需要。采用电子档案管理系统，能够保证档案在归档的过程中分门别类，在档案调用时实现快速查询、精准定位，高度有效地完成电子档案的传输。

五、电子档案准确性强，防止档案资料被恶意篡改

（一）电子档案资料可以进行加密，防止篡改。电子档案资料具有准确性强和安全性强的特点，在使用过程当中，可以对电子档案资料进行加密，加密之后的电子档案资料能够有效地防止篡改，最大限度地保证了电子档案资料的安全性。电子档案与纸质档案不同，如果没有专用的保护手段，容易被恶意篡改。现阶段，电子档案资料普遍采取加密的形式予以保护，解决了电子档案资料的安全性问题，使电子档案资料在传输和使用过程当中能够保证原始数据和资料内容不发生改变。

（二）电子档案可以设定管理权限，档案调用需审批。电子档案资料在管理过程当中可以设定管理权限，不同的管理权限对电子档案资料的调用程度也不一样，电子档案调用时也需要采取审批制度，避免电子单流失和未经授权进行传输。电子档案的审批可以利用网络系统进行，可以在电子档案的管理系统中实现。现阶段，各单位主要领导享有电子档案管理的最高权限，且往下依次享有电子档案的调用和使用权限，对于使用权限的审批需要经过主要领导的授权，同时也需要在电子管理系统中予以备案。

（三）电子档案没有特别权限不能修改，档案资料准确性高。电子档案在保管过程当中，没有特别的权限不能对其进行修改，合理保证电子档案资料的完整性和准确性。考虑到电子档案的原始性特征，后期篡改既影响电子档案的记录结果，同时，也会导致电子档案信息失真。因此，在修改权限上，只有最高权限，才能够具有电子档案的修改权，并且每次电子档案的修改都会在网络上生成相应的记录，做到有据可查、有迹可循，避免电子档案修改丧失其相应的控制权。

六、结论

通过本文的分析可知，电子档案在档案管理中具有明显的优势，在实际管理过程当中，我们既要认识到电子档案的益处和特点，同时还要制定具体的电子档案管理方法，保证电子档案管理能够在准确性、实效性和科学性等方面满足实际需要，通过采取专用的电子档案管理系统，也能够满足电子档案的管理需要，使电子档案从归档、保管、调用等程序上都能得到有效管理。

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