信息化背景下档案管理工作的SWOT分析

胡红霞

【摘要】本文以战略管理中的SWOT分析方式视为主要的分析对象，针对档案信息化管理的内外部环境做出合理的判断，提出相对于科学的方案，确保档案管理工作更加顺利地开展。

【关键词】信息化;档案管理;SWOT分析

国家的信息化发展相对滞后，因起步较晚，相较于国外的发展程度来说还有较大的进步空间，目前仍处于不断探索的阶段，在其发展的进程中反映出不足之处。为了让档案信息化建设实现更为稳定的发展，需要从科学分析的角度明确存在的主要问题，通过展开较为深入的剖析，寻找合理的应对措施，这将具有显著的意义。

一、信息化背景下档案管理的基本概述

信息化是一种趋势，其象征着人们进入到新的发展阶段，信息化元素在多个领域的渗透和发展，使得人类社会发生了翻天覆地的变化，档案管理工作也开始接受着信息化元素的影响，档案信息化建设的步伐逐步加快，档案信息化建设工作正式成为一种新的潮流。档案信息化是现代信息技术和档案工作相互结合的重要产物，属于档案部门在运用了相应的信息技术之后为档案管理提供的有效支持，促使档案工作呈现出现代化模式，提升了基本的工作效率和质量。档案信息化的基本目标以及相应的任务等均是结合当前国家发展的基本要求做出的具体分析。档案信息化能够让档案管理工作更加顺利地开展，同时又能迎合当今社会对于高效率工作提出的必然要求，促使传统的档案管理模式实现有效的转变。转变了以往的传统模式，档案信息化管理工作呈现出多元化的特征，其覆盖的内容多种多样，在这类动态化的系统工程实践中，档案管理信息化成效明显，其被这个时代赋予了新的内涵。

二、信息化背景下档案管理工作的SWOT分析

信息化背景下档案管理工作开始积极地融入了新型的技术，这就使得档案管理工作的效率和质量得以提升，同时也让档案管理的模式不断优化，取得了更为显著的进展，符合当前信息时代提出的严格要求。

（一）优势之处。档案信息化属于新时代的产物，其在管理实践中积极地运用了新的理念，促使管理的成效更加显著，同时也让相关的工作进展更加明显。基于SWOT分析方式对档案管理信息化做出合理的判断，能够從不同的方面解读其优势之处：首先是涉及的内容更为丰富。作为人类活动的重要依据，档案记载着真实的情况，属于具有历史价值的资料，社会实践活动的真实性以及多样性等让档案信息的内容更加的多元，彰显出实际的多样性特征。档案信息资料十分丰富，在管理上需要耗费大量的时间和精力，若是采取信息化的管理模式，可以减轻人员的工作压力，提升工作的效率，是一种较为可靠的管理模式。其次则是档案信息的地位较高。因其本质的属性就是让人们可以在观念上对其提升认识，心理上对档案信息的真实情况有所了解，这就使得档案本身的可信度较高，对比于其他的信息和资料来说，这就是其显著的特征。再者就是档案管理实现信息化之后的便利性显著。在电子信息时代，归档保存的数字信息越来越多，这就是档案信息化管理的代表，通过将信息技术合理的运用至档案管理工作中，使得档案信息可以实现有效的归档处理，之后进行通盘规划，将其合理分散至不同的业务环节，将重复性的作业提前落实，由此减少重复作业的情况，也可避免出现滞后作业的问题，从最大的限度上让管理工作的效率稳步提升。

（二）存在劣势。信息技术是21世纪具有代表性的产物，在这个信息化时代，档案管理工作积极地融入了信息化的元素，其具体的工作效率有所提升。尽管在运用信息化手段落实档案管理工作时彰显出较多的优势之处，但是存在的劣势不容忽视。重点表现为以下几个方面：资金投入受限制。档案工作的开展往往需要资金的大力支持，但是因国家档案馆数量众多，导致很多地方档案馆在信息化管理上反映出资金投入不足的情况，正是因为经费较为紧张，使得档案信息化基础设施的置办存在着严重的问题。其次则是基础设施的管理较为落后。这种问题的存在极大地影响到档案信息管理工作的开展，因档案信息化管理涉及较多的物质要件，比如计算机设备的软硬件设施以及其他的辅助设施等，加之环境要求较高，所以需要积极重视信息技术的应用条件，分析相关设施的准备情况。纵观当前的实际情况来看，关于信息化管理的整体投资不足，有限的资金尚未运用至合适的位置。此外，资金不足直接影响到基础设施的科学化管理，在设施配置上忽视了实际所需设备的具体情况等。

三、基于SWOT分析档案管理信息化的发展机遇

（一）电子政务的重点实施。电子政务管理成了一种新的趋势，属于国家的关键政策之一，在其管理的进程逐步加快的今天，档案的管理成效备受关注。档案作为政府完成相关工作的行政工具，因此其面临着较为严格的要求，通过将电子政务这一政策积极的推行，使得档案管理信息化成了一种新的趋势，只有将其投入实践，才能更好地迎合电子政务的进一步发展。

（二）法制社会的大力构建。作为一个法治国家，在人们开展各项活动的时候，均需要考虑法律的约束作用。在21世纪的今天，经济以及社会的稳步发展使得档案工作面临着诸多的情况，同时也关注到诸多的新问题，在法制环境下，还需要将法律法规等逐步地完善，修正与社会发展步伐不相符的内容，促使档案信息化法律法规体系管理落实到实处。正是相关法律法规的完善和健全，使得档案信息化工作的开展更加的顺畅，也为其实现更进一步的发展创造了更为优质的条件。

四、基于SWOT分析档案管理信息化的发展途径

（一）稳步推动档案信息化法制管理。应该结合具体的情况做出合理的分析，实现相对规范和标准化的管理模式，妥善处理法规标准制定的相关问题，运用档案信息资源的开发途径，结合法律保障规范相关的行为。档案信息资源开发利用应该在相关法律法规的规定之下落实基本的行动，保证各种行为均在法律约束的范围内，践行有法可依、有法必依的原则。在国家层面加以分析，相关的部门应该积极地将多种力量集合到一起，在深入研究法律规章的基础上，促使各项档案行政法规可以实现及时的修订，确定更为严谨的标准和规范。此外，结合国内外档案界最新学术研究的状态加以分析，应该积极吸收先进和科学的经验，从公众获取信息、公众在线了解信息等多个方面提供较为可靠的保障。

（二）彰显档案信息资源的基本效益。在开发理念上加以分析，应该清楚地了解到资源管理的重要性，结合着子社会的实际需求，真正将多种资源合理运用起来。数字档案资源能够实现网络共享的目的，各个档案馆需要积极结合馆藏的基本优势，从实际需求的角度，构建起富有特色的管理模式，以免档案资源管理上出现重复劳动的问题，促使档案信息资源管理的成效更加明显。在技术问题上，还需要重视多元化技术的推广，比如XML语言技术等，可以在实际运用的过程中，消除“信息孤岛”的情况。这类标记语言可以被运用至某一行业中，甚至在实际运用的时候，将其作为一种数据交换的标准，在具体实践时实现不同标准数据库的信息流通。

（三）确保档案信息的安全可靠性。网络时代信息的共享往往是依靠着现代信息技术和网络基础设施等加以实现，依照传统的方式时，往往需要投入较多的资金，技术力量需求量较大，甚至超出了档案界可以承受的范围，因此体现出极大的管理难度。为转变这一现状，需要积极转变档案部门的工作模式，主管部门应该进一步强化对信息资源管理的力度，就相关的规范和标准加以出台，制定出科学的管理标准，促使档案信息资源管理可以在较为规范的标准下落实，给资源共享打下坚实的基础。

五、结语

重点分析了信息化背景下档案管理工作的开展情况，基于SWOT分析模式，阐述了具体的优势和劣势，明确了开展进程中面对的机遇。为了更好地实现科学发展的目标，主张合理利用科学的档案信息化管理手段，实现资源的共享，彰显出信息时代档案管理工作的开展成效。

【参考文献】

[1]王婷，黄昀超.基于SWOT模型的公立医院党员档案管理的现状分析及对策研究——以昆明市某公立医院为例[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（05）：24-26+28.

[2]彭艳玲，张艳军，王思诺，张翼，丁伟明.执法档案管理及信息化工作机制探究——以卫生计生综合监督机构为例[J].办公室业务，2018（18）：72-73.