高校数字化校园建设与电子档案管理存在的问题

吴卫 伦凤梅 刘昊瑜

【摘要】随着互联网技术的高速发展，使人们已经处在了一个信息网络时代，因此，对高校进行数字化建设就显得十分有必要。而数字化校园的建立，有利于高校多方面管理的稳步提升，不断提高各部门间的工作效率，并且在高校老师方面，能够提升老师的教学质量;而在高校学生这方面，则能够推动学生学术等的研究和创新，从而能够很好地助力于高校的不断发展。然而高校在进行数字化建设中由于经验不足、意识不够等原因，还存在诸多问题。本文则是对高校数字化校园建设和电子档案管理存在的问题进行的探讨，希望高校能够看清问题并解决问题，实现其发展。

【关键词】高校;数字化校园建设;电子档案管理;存在问题

随着互联网技术的日趋成熟，高校也逐渐在教学、科研和信息管理中运用到了网络技术、多媒体技术和通信技术等技术，从而不断完善对数字化校园的建设。而又随着校园数字化建设的不断完善，高校信息化程度也在逐渐加深，而这之中的电子档案管理很好地提高了高校档案管理水平。而在高校数字化校园建设和电子档案管理中，由于高校本身部门众多，人员复杂，教学档案、学生档案等的各种档案信息量巨大，对其的建设和维护提出了较高的要求，因此，导致高校在数字化校园建设和电子档案管理上存在着不小的壓力。

一 高校数字化校园建设存在的问题

现下，大多数高校都在积极进行数字化校园建设，但是在它的建设上由于受到高校自身的发展限制而存在着或多或少的问题，这些问题可大致分为建设分工不明、相关设备不足和相关技术建设人员不够这三种。

（一）数字化校园建设中分工不明。数字化校园建设各大高校已经得到了一定程度的建设，但是在高校建设过程中往往存在分工不明的情况。学校在数字化校园建设中将大量的工作外包，但是对于学校和外包企业相关责任人的对接上存在极大问题。在外包企相关责任人上，学校能够得到强大的技术支持，但是由于相关人员对校园情况并不是很熟悉，就会造成建设盲区，以至于最终结果呈现上出现一定偏差。且在哪个区域投放多少人力不清晰，负责人来回扯皮耽误问题解决也耽误时间。而在学校相关负责人上，一般情况下其都能做好开工和验收监管工作，但是在施工建设中，往往存在监管不力的情况。例如在建设中，往往存在资源调动或暂停情况，但是学校负责人缺乏一定的及时掌控，从而影响学校正常的教育教学。同时由于学校存在多个院系，各院系间的建设存在各个细化管理，而管理人员众多也导致分工不明，管理混乱的情况。

（二）相关数字化设施不足。高校数字化校园建设得到了多方的认可和支持，但是总体来说，学校在数字化校园建设这块缺少足够的经费支持。这一点可以从高校设施采购和使用上体现。而设备不足就会造成老师教学资源紧张，导致其分配不齐，影响学生接收知识的效率。例如学校数字化图书馆的构建上，由于大多数学校在设计时并没有考虑学校师生具体情况，其平台无法承受大量师生同时涌入，以至于在其使用上必须分时段进行操作。同时还由于采购人员对学校各院系教学的具体情况出现惯性思维，从而使采购的设备与实际需要不符，造成资源浪费。例如多媒体教室，体育系和计算机系存在本质区别，但是在多媒体教室建设上，有些学校却没有明确划分，造成资源利用率不够或不足两种极端现象。

（三）数字化技术建设人员不够。大部分高校在数字化校园建设中缺乏一定的本校相关专业人员，从而导致整个数字化校园在建设后期的运行和维护上存在一定的隐患。一方面，一些学校并不是综合性院校，学校并没有相关专业的老师和学生，因此存在技术扶持上的先天不足，从而在数字化校园建设后不能做到及时、有效的设备运行和维护，并且即使有专业技术人员，但是大多是远离科研前线多年的专职人员，缺乏对数字化的敏锐度，很难在前期就做到隐患的有效排除。因此，高校在数字化技术建设人员上储备不足，造成后期运行和维护存在一定困难。

二 高校电子档案管理存在的问题

近年来，各大高校也在积极利用互联网技术实现自身的管理水平的不断提升，而随着电子档案的建设，其管理水平也在不断提升。但是在电子档案管理中，依旧存在着意识不够、管理滞后和安全性不高等问题，还需要进一步加强管理。

（一）意识不够。高校在进行数字化校园的大力建设，也知道其的作用，但是在一些分支缺乏一定的认真态度，从而使一些门类在建立后却缺乏有效的管理，从而丧失了其强大作用，形成资源的严重浪费。就在电子档案的管理上，高校领导层缺乏足够重视，从而使其在管理也存在极大问题，从而使档案资源不能发挥其方便、快捷的作用。例如，一个老师想要抽取自己的教学档案，但是由于高校在电子档案上管理不善，该老师很难在短时间内获取相关档案资料，严重影响其教学进度。

（二）管理滞后。在高校电子档案管理上还存在管理滞后的问题。高校处于一个人员密集且流动性很强的环境中，因此在进行电子档案管理时，往往需要对其进行不断更新和维护，以保证其的准确性。但是面对信息量巨大的档案信息，相关管理人员并不能做好及时更新和维护工作，从而使其更新发展速度跟不上真实信息变化速度，同时在相关人员进行信息提取上存在较大时差，从而使灵活调动跟不上需求需要。例如，学生想要获取其在校成绩证明，在经过申请、批复后，还需要等到一定时间的提取，从而才能实现信息的获取，而这对需要及时提取信息的学生来说显得很不友好。

（三）安全性不高。高校在电子档案管理上有一定的技术人员做支撑，但是在日常信息的管理上，也存在着一定的信息安全隐患。首先是档案信息本身存在的安全隐患，高校电子档案分为共享性和私密性，在信息共享上，相关管理人员确实应该做好安全防控，但是缺乏一定的安全意识，不能有效地排除相关危害信息，从而使学生受到思想污染，这是管理人员不可推卸的责任。而在私密性信息管理上，管理人员专业素养不够，从而不能使相关信息得到安全管理，时常出现信息泄露事件，严重影响师生信息安全和学校声誉，同时在进行信息的存储和提取时，缺乏必要手段进行二次保护，也容易造成信息外泄。其次是电子档案存储的环境可能存在的安全隐患。由于自然因素或人为因素造成相关设备出错的情况也时有发生。

三 结束语

总之，顺应时代发展，高校应该积极运用网络技术、信息技术等高科技技术进行数字化校园建设和电子档案管理，以使高校的教育教学和科研水平得到长足发展。而在目前高校数字化建设和电子档案管理中主要存在的问题是建设和管理意识还不够，不能有效推进相关工作的开展，其次就是面对校园整个群体，不能够做好其内部的有效联合和有序管理。因此，高校在进行数字化校园建设和电子档案管理时，需要做好意识基础的准备，大力推进其建设和管理，正面对待问题并积极解决。从而实现高校的现代化建设，推动其长远发展。

【2018年黑龙江省高等院校档案研究项目（项目编号：HGDK2018-20）】

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