事业单位档案管理信息化建设研究

吴巧娟

【摘要】科学技术的发展推动着信息化时代的到来，人们日常生活、生产以及工作等领域中已经被信息技术覆盖。事业单位就包含在其中，档案管理信息化建设成为当前事业单位建设发展进程中首要课题，如何让档案管理信息化建设更加科学、高效，是本文研究的重点。

【关键词】事业单位;档案管理;信息化建设

当前社会经济条件下，档案管理更加专业化、职业化，而信息技术的发展为档案工作带来机遇的同时，也带来相应的挑战。信息化建设的重要性以及其带来的巨大影响已经被广泛重视，先行者已经进入档案管理信息化建设的探索时期，现阶段档案管理模式不再满足新时代事业单位的发展所需，档案业务重心逐渐转向信息化建设。但档案信息化建设过程中依然存在一些问题，影响着信息化建设的健康发展。对此，要进行信息化建设要素的优化，有效的组织管理是关键，管理水平的高低直接影响人才培养质量与运行效率。而档案信息化建设已经成为档案工作人员首要面临的工作。

一、档案管理信息化概述与重要意义

（一）概述。档案管理信息化指在行政管理部门的安排与规划下，利用电脑信息技术进行档案管理，实现档案信息有效管理，便于处理与使用的服务。使得档案管理模式有传统档案保管模式转变为数字化信息技术实现档案管理，受到行业内普遍认可。简而言之，档案管理模式与工作方法由传统以及档案保管为核心演变为档案管理信息数字化收集、储存以及传送，利用信息化工作形式为社会群众提供服务。

（二）重要意义。让档案管理工作更加便捷、简单。传统档案管理通常是以纸质档案为媒介进行管理，但随着时间的流逝，由于纸张本身的原因使得纸质档案很容易产生老化、损坏等现象，这就为档案管理人员信息采集、储存与整理产生阻碍。但档案管理信息化建设，使得档案管理形式发生巨大改变，由传统纸质管理变为电子收集，节省大量的信息储存空间，文档储存与管理更加方便，只需在档案收集完成之后定期进行系统维护即可。

（三）方便查找。传统档案管理模式下，管理人员想要查找某一档案材料要对大量的纸质文档进行筛选，员工工作量大大增加。档案管理信息化建设极大地缩短了信息材料的查找时间，因为使用者只需在电脑中输入关键词语就可从大量的文件中得到自己所需内容，节省去到档案室查找资料的时间，实现信息远程传输，从根本上提高档案管理工作效率。

二、事业单位档案管理信息化建设的主要任务

（一）确定档案管理信息化建设纲领。基于事业单位实际情况，遵守国家信息化管理规定的基础上，对现有条件与发展需求确定档案管理信息化建设纲领。利用研究与调研报告，判定档案管理信息化建设的目标与受众对象。传统纸质档案管理向电子化档案转变过程中，档案管理人员的服务态度与观念要进行全面的革新。高度重视档案管理信息化建设重点关键环节，不可在重大且关键环节上产生问题。注重优秀人才的选用，加强人才培养力度，以保障各项工作指标合格。传统档案管理方法不能全面抛弃，要对新旧管理方式的优势与弊端展开分析，做到工作科学、合理安排，实现协同化管理。

（二）档案管理信息化网站建设。事业单位档案管理人员要依靠互联网技术搭建档案管理官方网站，为服务对象提供资料查阅、服务的直观新信息化平台。可聘请专业计算机人才进行网站研发、建设以及服务器的日常维护，保障官网运行高效与实用，要让服务对象只要完成网站登录就可进行档案资料查询、检索，档案管理人员做好日常档案信息录入工作，确保录入档案资料的完整、准确。另外，协调统一档案信息化建设与事业单位信息管理建设目标，真正实现事业单位全面化信息系统管理，单位内部各部门信息实现网络共享，提高工作效率的同时，档案管理信息建设系效益最大化。

（三）档案管理信息化建设资料数字化。网站建设工作完成之后，档案材料数字化就是该项工作中首先要解决的问题，因为档案材料数字化决定档案管理信息化是否高质量建设完成。组织档案管理人员对现有数据库中的档案材料进行汇总、分析、分类，完成材料录入，在以往档案材料管理分类上体现信息技术的优势，进行档案材料再细分，真正实现档案材料数字化，建立档案资料数据资源库与检索目录。让服务对象利用最直接的方法完成档案信息的检索与获取，提高档案管理工作质量与效率。另外，还要进行档案图片数字化处理，利用先进科学技术保障档案信息的完整性与准确性，便于日后检索与获取。

三、事业单位档案管理信息化建设的措施

（一）提高对档案管理信息化建设的重视。事业单位领导人要提高对档案管理信息化建设的重视，充分认识到档案管理信息化的重要性以及对事业单位发展产生的积极影响，抓好事业单位“主体”档案归档工作。才能为事业单位发展奠定坚实基础，为事业单位重大决策提供有效参考凭证，所以事业单位要树立信息化理念，强化档案管理信息化建设理念，以提高事业单位领导人的决策与管理水平。档案管理信息化建设一般会投入较大的成本，首先就是网络系统的开发与建设，其次是计算机等现代档案管理办公设备的购入，如复印机、扫描仪以及打印机等硬件设备都要配备齐全，从档案管理信息化建设对事业单位未来发展形成的积极作用来看怎么，这些投入是值得的。抓住事业单位档案的“主体”核心指做好单位设备仪器档案、产品档案以及科技档案等重要档案的收集、整理以及归档等工作，这些档案的完整性与准确性关乎事业单位未来的生产、发展，起到决定性作用。

（二）建立安全有效的档案管理机制。档案的用途与作用就是为事业单位工作顺利开展提供更加全面的信息资源，为档案适用对象提供优质服务，对于大量档案信息资源的有效管理需建立出一套安全有效的档案管理机制，以确保、维护档案信息资源的完整与安全，消除虚假信息。档案管理部门针对档案信息材料增强检测力度，对于网上的档案资源要严格审核。档案使用人员要及时反馈档案使用情况，档案管理人员认真听取使用人员的意见与建议，不断优化档案管理工作。

（三）加强档案管理人员专业素质培养。事业单位档案管理信息化的渗透，以至于档案管理当时发生改变。档案管理工作范围不断扩大，内容更加广泛，对于档案管理人员提出新要求，要求管理人员具有专业技能与理论知识的同时，还要具备专业素养与信息操作能力。对此，事业单位要定期为档案管理人员提供相应的培训，提高管理人员专业素养，保障档案管理者计算机软件操作技术过硬，以实现信息化档案的有效管理。同时增强对档案管理工作的重视，对档案管理人员工作能力进行考核，保证档案管理工作高效率进行。

四、结语

总之，事业单位档案管理信息化建设是当代社会发展潮流趋势，更是未来事业单位档案管理发展的主潮流，是满足市场经济发展、科学技术进步需求的主要方式，对于事业单位建设发展具有重要现实意义。所以，事业单位在日常档案管理工作中要加强对档案管理信息化建设的重视，做好规划工作，探索属于自身发展方向的档案信息化管理模式，并符合国家发展标准，才能促进事业单位全面发展。

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