现代企业档案人才队伍构建研究

陈燕宁

【摘要】人才，无论是对企业管理工作或是档案工作来说都是至关重要的因素，信息技术的发展给档案工作带来机遇的同时也对其提出了新的要求。企业应从发展的决定性因素“人才”方面着手，应对现代信息技术所带来的技术革新和管理变革，构建更加合理的档案人才队伍，推动企业长久发展。

【关键词】现代企业;档案管理;人才

一、构建合理的档案人才队伍是现代企业档案事业发展的关键

（一）信息技术的发展以及在档案管理方面的应用加剧了企业对于复合性档案人才需求的迫切性。无论企业如何发展，档案工作作为一项企业的基础管理工作，越来越成为企业持续发展的基本动力。信息技术在企业管理上的广泛应用，给传统的档案工作模式带来挑战的同时，也带来了新的发展契机。相对于其他类型的管理工作，档案工作更偏重实务操作，而这种具体的档案实务操作无法完全被机器所替代。随着企业的发展和业务的多元化，档案专业人才队伍的构建对于企业的长远发展越来越重要。现代技术的广泛应用，不但没有减弱企业对档案人才的需求，在某程度上，对高层次档案人才的需求更加强烈。现代科学技术特别是信息技术给档案管理工作带来了巨大的变革，这种变革体现在档案管理的对象、手段、流程等多个维度。一方面，信息技术在企业管理上的广泛应用，使的现代企业的经营规模较之传统企业成几何级递增，企业的发展对档案管理人才的需求量也随之增长;另一方面，随着信息技术在档案管理上的广泛应用，企业对于档案和信息化的复合型人才的需求越来越迫切，如何通过信息化的手段解决企业应用信息系统数据归档等问题都需要档案工作者在实际工作中不断地摸索、研究和解决。

（二）信息技术在档案管理方面的应用进一步要求档案人才队伍综合素质的提升。随着企业的发展，构建现代企业档案人才队伍迫在眉睫;现代企业的竞争说到底就是人才的竞争地，谁掌握了人才资源，谁就立于不败之地。要把企业的档案管理工作做好，建立一支既懂技术又懂管理的档案人才专业队伍势在必行。现代企业的档案工作不是简单的机械式整理工作，更不是可有可无的摆设。建立在现代信息技术之上的现代企业档案工作是与企业发展紧密相关的系统工程，体现在如下几个方面：一是档案工作不仅仅是档案管理部门的事，它关系到企业运营的各个部门，所以，企业的档案人才队伍应是一个专、兼职的人才网络。二是现代企业必须设置一个专门负责档案管理的职能部门，而这个职能部门是由档案专门人才所構成。三是档案人才必须是技能型人才。在管理的手段上大量使用计算机和档案管理软件，极大地提升了档案管理的效率，同时也对档案管理人才在信息技术能力方面提出了新的要求。四是档案人才也必须是管理型人才。新兴的电子文件异军突起，与传统的纸质档案并存，成为档案管理的重要内容。在实践层面，如何应对“双轨制”向“单轨制”的转变是现代企业档案工作急需解决的问题。五是档案人才同时也必须是理论型人才。理论指导实践。现代企业的档案工作者应具备一定理论素养来指导实践工作，如档案工作者应从理论的高度研究如何把“文件连续体”理论与企业发展实际相结合，以进一步加强对信息流的管控，确保归档电子文件“四性”的合规。

二、现代企业档案人才的现状

（一）没有人才梯度。企业的基础管理是多方位的，不同的岗位，需要不同专业层次的技术人员。而现代企业在追求高速发展的同时，一般只注重对于高端人才的引进，往往忽略了不同岗位对于不同层次人才的需求。这就造成了一种高端人才留不住，适合岗位的人才进不来的局面。

（二）年龄结构不合理，后备力量不足。国有大中型企业已经开始重视对于档案管理专业人才的引进，但是大多数中小企业在档案管理人才的设置上仍然存在着不能专人专用的局面。很多企业的管理者出于对档案工作的不了解，对档案工作不重视，导致在档案管理岗位的人员安排上趋于保守，其岗位上的员工一般是一线转岗人员，存在着年龄偏大，缺少档案管理经验和技术等问题。

（三）档案工作人员的设置与企业的发展规模不对称。现代企业的发展规模在各个方面都远远超过传统意义上的企业，但是企业在档案管理这样的基础管理方面的投入往往跟不上企业发展的规模和速度。信息技术在企业管理上的广泛应用虽然在一定程度上减轻了档案工作人员一些烦琐重复的机械劳动的强度，但同时信息技术的应用也从其他方面对于档案管理人才提出更新、更高的要求。相对于其他岗位来说，档案管理的工作环境相对封闭，与外界的交流较少，职业发展的平台有限。企业自身对档案管理工作重视不够，档案管理岗位的员工外出培训和深造的机会较少，这都与企业的发展规模与速度不相对应。

三、现代企业档案人力资源的构建

（一）现代企业档案人才需求的特点。要推动企业档案事业的发展，人才是关键。企业应根据档案事业发展的特点以及本企业的实际情况，引进相应的档案人才，切实推动本企业档案事业的发展，以满足企业自身长远发展的需要。企业不同于政府机关，其所需要的档案人才具有以下几个特点：一是从事企业档案工作的人员必须是复合型人才。企业的档案工作者不注重历史研究，而是要把精力放在企业信息的流转与管控之上，从文件流转的角度保障企业的运营和科研生产，所以，企业所需要的档案人才必须具备档案学、计算机以及企业主营业务的相关知识。二是企业需要既精通业务又善于沟通的档案人才。现代企业的档案工作模式已经完全不同于传统意义上被动服务的工作模式了。现代企业的档案工作正从传统的被动服务走向“全流程”管控的主动服务，并与企业各业务领域紧密结合，共同、多维度管控企业的各类信息。

（二）合理构建现代企业档案人力资源管理模式。1.设置符合现代企业发展的档案人才总体规划。无论是从企业档案管理的需求出发，还是从档案事业本身的发展角度来说，都需要对档案人才进行总体规划。档案人才的总体规划，是与企业发展的总体规划、档案事业发展的总体规划一一对应的。人才规划是企业发展规划落地生根、顺利实施的根本保证。企业的档案人才规划应纳入企业发展的整体人才规划之中。企业的人才规划属于企业管理中的顶层设计。信息时代档案工作的复杂性对档案人才的规划提出了新的要求：一是需要档案专业人才。档案工作是一项业务工作，需要具有专业技能的人来开展。二是随着信息技术在档案管理中的深度应用，较之与传统，档案人才又必须是复合型人才。三是档案人才队伍必须是结构化的，从专业，学历、年龄、性别等维度合理绘制现代企业档案人才队伍发展蓝图。2.提供适合档案人才发展的职业通道。无论技术如何发展，任何工作都是由人来直接或间接完成的。要提升管理水平或工作业绩只有通过提升人的综合技能来实现。作为企业基础管理的档案工作，人的因素更加突出。档案人才发展的职业通道既是留住人才、吸引的人才有效手段，也是提升档案人才业务水平，提升企业档案管理水平的重要措施。档案职业发展通道的建立，要从以下几个方面来考虑：一是根据企业发展规模，引进档案专业人才。随着信息技术的发展，档案学的内涵与外延也不断扩充，档案管理越来越专业化，档案工作与企业运营的结合越来越紧密，这都使得企业对于档案管理专业人才的需求更加迫切。二是要留住档案人才。留住档案人才最根本的方法是给予档案人才自我发展的空间和通道。三是塑造人才。企业应根据自身发展的需要塑造相应的档案人才。3.借助档案协作组、档案学会提升档案管理综合水平。档案是历史信息。档案管理工作处理的都是“过时”的信息，似乎很难融入企业日新月异的竞争之中。虽然，信息技术的发展把长期处于后端管理的档案工作推向对信息的“前端控制”和“全程管控”，但在参与企业竞争和运营方面，仍然无法与其他岗位相比，获得到发展资源也就较少。没有信息交流也就没有发展。如果企业内部的档案部门只是埋头苦干，局限于本企业内部的经验与技术而不关注外界的变化，很难得到发展，很快就会落后。

四、结语

企业档案工作应借助同系统的档案协作组或是不同系统的档案学会平台，通过经常性的学术探讨与经验交流，以强带弱，取长补短，解决本企业在档案管理中出现的实际问题，提升档案人才的管理水平，促进企业持续、稳定发展。