浅析外贸英文函电中的拒绝的策略

崔维兰

摘 要：外贸英文函电是国际贸易中沟通信息最基本的途径之一，是外贸业务中各个环节进行磋商的重要书面文件。委婉地拒绝顾客的要求、请求和建议等是外贸英文函电中一种常见的现象。本文以布朗和列文森的“面子理论”以及利奇的“礼貌原则”为指导，浅析了外贸英文函电中的拒绝策略，旨在提高学生外贸英文函电的写作水平。

关键词：外贸英文函电;礼貌原则;拒绝策略

一、面子与礼貌原则

面子理论最早由美国社会学家格夫曼提出，布朗和列文森在格夫曼的基础上进一步阐释了“面子”，并将面子理论分为两类：积极面子和消极面子。基于“礼貌”和“面子”的考虑，利奇提出了礼貌原则。

外贸英文信函是对外贸易活动中信息沟通的重要方式，它明确了双方的商务交易意图。在拒绝类信函中，双方利益矛盾，冲突明显，措施不当容易导致双方贸易关系破裂。因此，综合运用恰当的面子管理策略及礼貌原则，实现拒绝对方信函的撰写。

二、拒绝策略

外贸英文函电是国际贸易中业务双方重要的沟通手段之一，是国际商务普遍使用的规范语言，它具有明显程式化的特点。因此，下面主要从使用模糊限定语、缓冲语、情感词，进行合理解释，提出可行建议五个方面分析外贸英文函电的拒绝策略，并用面子理论和礼貌原则对其进行探讨解释。

（一）使用模糊限定语

模糊限定语指语义、界限不清的语言。尽管外贸英文函电的写作具体、准确、清楚，但适当地运用模糊限制语，可使表达更加灵活、礼貌、得体。信函中表达拒绝的时候，模糊限制语的使用使语气变得缓和，较少伤及对方面子和情感，体现了外贸英文函电的礼貌原则，保证了双方业务关系的维系。外贸英文函电中模糊限制语，主要有情态动词、认知型动词和数量限定型模糊语could，should，would;suggest，appear，show;a little，more，approximately等。

例1：After carefully considering it，however，we have decided that it would be better for you to approach another manufacture in this instance.

例2：We regret being unable to accept your offer on your terms as your prices appear to be on rather high side.

例3：we feel that an arrangement on these lines would be more satisfactory to both of us than the one you proposed.

例4：Could you please lower your price a little so that we can achieve the transaction.

通过上述例句中的would，appear，more，a little等模糊限定语的使用，避免了拒绝太过直接，使得语气委婉、含蓄，不仅巧妙地拒绝了对方，还充分考虑了对方的利益，给对方留有余地，保全了对方的面子，因此，更容易为对方所接受且能继续维持良好的贸易关系。

（二）使用缓冲语

缓冲语（buffer）是指在传达坏消息之前，先进行正面的或中性的相关陈述来缓和语气，缓冲语的使用推迟了坏消息呈现的时间，使收信人被拒绝之前有了一定的思想准备，体现了对收信人尊重和体谅，维护了其面子，更易为对方所接受，也有利于维护双方之间的合作关系。

例5：Thank you for your fax offer of August 20th for 20，000 metric tons of Canada Oat.We appreciate the good quality of your goods，but unfortunately we are not in a position to accept the offer on your terms as your prices appear to be on rather high side.

例6：Thank you very much for your offer on 4th July，we are quite satisfied with the quality of your products，but after careful examining and comparison with similar products of other makes，we find your quotation on the high side.Also a large number of slippers of similar design from Hong Kong are now commanding ready sales here and these sell at prices 10% below those that you have quoted.

上述例子中，首先使用緩冲语感谢对方对产品的报盘，且对方产品的质量感到非常满意，之后由于价格偏高的原因委婉地进行了拒绝，表现非常礼貌，同时维护了对方的面子，极易让对方所接受。

（三）使用情感词

情感词是表示人情感的词语。外贸英文函电中，通常借助“情感词+辅助语”这一固定的程式化结构来委婉客气地表达拒绝之意。如感谢+辅助语，遗憾语+辅助语，意愿+辅助语，道歉+辅助语，体谅+辅助语等。

例7：We thank you for your order of 20th May，but unfortunately that the goods you ordered are out of stock.

例8：We regret very much being unable to comply with your wishes due to the preparation the raw materials and our tough producing schedule.

外贸英文函电中，通常采用上述程式化地结构，先表达感谢、抱歉或表达良好地意愿之后再委婉地传达拒绝的信息，给人以礼貌和亲切感，拉近与对方的距离，易于对方接受，为后期的合作创造条件。

（四）进行合理解释

外贸英文函电中拒绝对方时，通常给出合理的解释。因为有效、合理的解释可以帮助对方更好的接受和理解所收的拒绝。

例9：All the items ordered are in the stock except the last item Model Ok 808.Stocks of the item have been sold out since we quoted for them，and will be available again by the end of this year.

例10：We appreciate the good quality of your goods，but unfortunately we are not in a position to accept the offer on your terms.Your prices appear to be rather high side.We are obtaining the same quality goods through another channel at a much lower price than that you quoted us.

从例句中，我们看到尽管写信者给出了拒绝答复，但针对具体原因，给出了合理解释，让对方感觉到是客观存在的原因导致自己做出拒绝的选择而非主观意愿做出的决定，从而让对方能够理解和接受。

（五）提出可行建議

在表达拒绝之后，为了更好地维持今后的合作，应从对方的利益出发（you-attitude），试着给出可行的建议，帮助对方解决所面临的问题。

例11：May we suggest that you make some allowance，say 6%，on your quoted prices.

例12：If you desire earlier delivery，we can only make a partial shipment of 2X40HQ in December and the remaining in January，2011.

例句中，我们可以看出给与对方可行性建议，有利于缓和拒绝信息带给对方的失望，有利于维护和促进双方的合作关系。

三、结语

总之，我们要熟练掌握外贸英文函电中的拒绝策略，才能有效撰写出使对方理解并能接受的外贸英文函电，从而建立、发展、维系及促进业务双方的关系，提高自身的业务工作能力。

参考文献：

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