关于高校干部人事档案管理优化的思考

成国巧

【摘  要】高校的干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础。对建设新时代高素质的干部人才队伍有着重要的意义和作用。笔者分析了当前高校干部人事档案管理在“管理理念、配套设施、专业队伍、档案内容、管理规范”等方面存在的不足，并提出了“五不标准”和“人才队伍专业化、硬件建设标准化、应用手段信息化、管理规范制度化、信息审核精准化”的五项优化策略。

【关键词】高校，人事档案管理，优化，思考

高校是人才密集的场所，高校干部人事档案作为高校人才信息的重要载体，其管理质量和水平，直接关系到高校的人才培养和选拔任用，关系着高校管理水平和未来长远发展。因此，做好高校干部人事档案管理，对于规范和提升高校干部人事工作，建设新时代高素质的干部人才队伍和高水平的高校有着重要的意义和作用。

一、高校干部人事档案管理的内涵

1.从定义上来理解。中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》规定“干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料”。“干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础”。因此，高校的干部人事档案管理就是高校组织、人事等部门对干部个人经历多维度、多方面的追溯管理，是“记录一生、管理一生”的轨迹管理。

2.从内容上来理解。干部人事档案主要包含以下内容：一是履历类材料;二是自传和思想类材料;三是考核鉴定类材料;四是学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料;五是政审、审计和审核类材料;六是党、团类材料;七是表彰奖励类材料;八是违规违纪违法处理处分类材料;九是工资、任免、出国和会议代表类材料;十是其他可供组织参考的材料。因此，高校的干部人事档案管理就是高校组织、人事等部门对干部个人经历原始的、真实的材料管理，是涵盖材料的“收集、归档与整理、利用、转递”等的环节管理。

从定义和内容来看，我们不难发现，高校干部人事档案管理具有三大特点：一是内容十分纷繁庞杂;二是信息必须真实准确;三是材料必完整规范。因此，保证干部人事档案的完整性和可靠性，这是干部人事档案管理整体工作的重心，也是干部人事档案管理各个环节的任务。高校在干部人事档案管理中必须要严格坚持“五不标准”（不假、不乱、不散、不坏、不失），这既是做好高校干部人事档案管理的底线，更是做好高校干部人事档案管理的红线。

二、高校干部人事档案管理的不足

干部人事档案管理是高校干部人事管理的一项基础性工作，理论上应该是建设有力、规范有度、管理有序，但在实践中，当前高校干部人事档案管理还存在一些不足。

1.管理理念的欠缺。长期以来，高校领导更愿意关注学校发展、学科建设等能立竿见影出成绩的地方，认为档案管理出不了大问题、也出不了大成绩，造成干部人事档案工作被长期处于边缘化，作为组织、人事部门的日常业务工作并没有得到领导足够的重视，投入也不够，这是导致干部人事档案工作进展缓慢的主要原因之一。

2.配套设施的欠缺。比如高校干部人事档案室配备虽然已到位，但有的未“三室未分开”，防盗门窗、保密柜配置还不够完备，未能为干部人事档案管理工作提供一个良好的工作空间。有的高校尤其是职业院校的干部人事档案的信息化建设比较滞后，既没有对纸质档案进行必要的扫描、采集，也没有构建起完整的电子档案体系或智能化的互联网管理平台，对数据的采集和分析也不够细致，影响了工作效率和数据的有效性。

3.专业队伍的欠缺。按照干部人事档案工作要求，从事此项工作的人员必须为在职在编、中共党员，但有的高校受用工机制的限制，无论是专职还是兼职工作人员都为人才租赁人员，很多装订工作都只能临时性地聘请外聘人员来开展。有的工作人员流动性大，且都缺乏基本的业务培训，只能边学边做，管理缺乏延续性，工作效率和工作成效不高。

4.档案内容的欠缺。干部人事档案材料收集工作比较零散，不够及时，装订归档工作难以一步到位。归档材料不规范，如存在缺簽名、缺填写时间等情况。材料信息不准确，如档案中“三龄两历一身份”等基础信息的甄别、更正不及时，前后填写不一致时有发生。材料不齐全，如缺年度考核表、缺少入党申请书等，甚至出现了一些材料的遗失，影响了档案材料的真实性和权威性。

5.管理规范的欠缺。制度建设滞后，对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节没有做出明确严格的规定，缺乏系统、完备的规章制度。有的虽然制定了制度，但由于管理不到位，制度“挂在墙上、留在纸上”，严重影响了人事档案管理工作的规范性和严肃性。

三、高校干部人事档案管理的优化策略

干部人事档案关系到个人的切身利益。高校领导应强化档案意识，在人、财、物等方面给以充分保证，不断提升学校干部人事档案管理的质量和水平。为此，笔者结合自己工作体会，提出五点优化策略以供参考。

1.人才队伍专业化。干部档案管理质量的好坏，关键在于档案工作者的整体素质。高校要严格按照干部人事档案工作要求选配“政治可靠、作风正派、责任性强、业务素质好”的专兼职工作人员1-2名（特别是信息化人才）充实到干部人事档案工作的队伍中去;高校需要对工作人员着力加强业务培训，对员工的业务能力进行有效提升。可以采取选送至上级主管部门和兄弟院校进行挂职锻炼和交流学习，熟悉掌握干部人事档案工作的最新政策和业务流程，使员工和高校共同进步。

2.硬件建设标准化。干部人事档案库房的设置与设施的配备，是干部人事档案保管工作最重要的物质条件。高校要加大对干部人事档案管理工作所需硬件投入力度，按照建设标准，配备专门的档案库房、阅档室、档案人员办公室，且应三室分开;同时还需按要求配备温湿度计、加湿器、灭火器、保密柜等必要设施设备，保障干部人事档案工作的顺利开展。

3.应用手段信息化。高校干部人事档案管理信息化是必由之路和必然选择。高校要结合自身校园信息化建设进程，引进一套符合干部人事档案管理需求的软件并建立相应的数据管理系统，规范档案编目、检索以及日常的转递、借阅、查询、统计等功能;制定干部信息采集标准，严格规范干部信息录入程序，定期更新干部人事档案基本信息，确保信息及时性和准确性;对在职干部档案逐卷逐页扫描，以数据库信息和数字化档案代替干部档案原件的利用，推进干部人事档案的信息共享，提高查档利用效率。

4.管理规范制度化。要做好干部人事档案管理，必须要建章立制，坚持走制度化、规范化之路。进一步厘清学校内部相关职能部门的管理职责，建立和完善档案管理制度，如干部人事档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，规范档案的接收、传递、查阅以及审核等工作流程，确保各个环节有据可查，有据可依，并做到有据必依、违反必究。要充分保障干部人事档案的规范、有效管理，维护组织人事工作的严肃性和公正性。

5.信息审核精准化。充分发挥干部人事档案管理功能，是选拔任用干部的一个关键环节。要严格审核档案内容，对档案材料信息逐卷逐页逐项进行严格审核，确保干部信息完整准确。重点审核人事档案中干部履历、自传等重要原始材料是否完整，有无重要材料缺失情况;“三龄两历一身份”等重要信息是否准确，填写是否规范，记载是否一致;材料形成是否符合政策规定，程序是否规范，审批手续是否完備，记载情况是否符合逻辑，信息审核力求规范化和精准化。

四、结语

总之，新时代背景下，高校要直面当前干部人事管理中存在的问题，更加自觉的重视干部人事档案管理工作，因地制宜的开展工作，不断更新管理手段、不断提升管理效率，最大限度的发挥干部人事档案在高校干部人事管理中的价值和作用，这不仅是高校管理水平的直观体现，更是高校高质量、高水平发展的必然要求。

参考文献：

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（作者单位：无锡科技职业学院）