“双轨制”管理

叶晓韵 冯天明

摘 要：文书档案管理本身就属于医院较为重要的一项管理活动，做好这一项工作能够有效吸引高素质人才、提高医院服务水平。所以，现如今医院在发展过程中大都十分注重医院文书档案管理创新，而本文就“双轨制”管理创新应用于医院文书档案管理中进行多元化管理的举措进行了具体的概述。

关键词：双轨制管理;医院文书档案;管理创新;多元化举措

医院文书档案管理内容主要指的是医院日常运行过程中所生成的文件文书、图像等一系列的文字以及影像资料，是医院整个发展历程的见证，对于医院今后发展具有较强的指导作用。在信息技术不断发展的时代背景下，医院文书档案管理工作也发生了明显的变化，开始从之前传统的纸质版形式，逐渐的转变成为以电子数据为主的形式。在这种环境下，“双轨制”管理模式也就应运而生，将其应用到医院文书档案管理之中，就是将医院内部存在的纸质档案和电子档案数据一同收集起来进行管理。为了更好地提升医院文书档案管理工作质量，以我院为例提出了多元化的创新举措。

一、双轨制管理在医院文书档案管理中的应用

1.完善管理制度，落实责任。双轨制管理模式需要将纸质与电子数据文书档案一同收集起来进行管理，所以涉及到的内容较多，显示信息技术、档案管理、临床医护等都是重要内容，所以管理人员需要对这些部门工作人员进行职责明确，将责任落实下去，确保文书档案登记、存储、制作以及归档等业务有序实施，并且制定出相应的安全管理制度，以有效夯实责任。还要进一步完善制度的规范，例如，对纸质文书档案、电子文书档案可以制定出具体的管理方案、存储流程、安全保密管理权限等等，以确保档案管理的安全性和可持续性。

2.制定工作流程，理顺步骤。医院在进行“双轨制”管理的时候，不仅需要制定出具体的管理流程，对于档案管理过程中涉及到的签收、整理、复制、归档、调阅、取证、备份、销毁等工作要及时理顺，让档案工作流程规范化;另外，还需要在制定管理流程的时候加强对一系列非法查看、删除或者是拷贝医院文书档案等违法行为进行预防。

3.明确归档时间，及时整理。医院在进行“双轨制”管理时，无论对纸质的文书档案，还是电子的档案资料，都必须有比较明确的归档时间，以确保档案归档的及时性，特别是电子资料，要及时整理备份归档。项目工作可以在一个项目完成后归档，日常工作形成的资料可以设定季度或年中进行收集整理，文书档案则可以以年度为时间点，进行归档整理。

4.明确归档方式，规范程序。“双轨制”管理模式，还需要结合档案类型来制定出差异化的归档程序，具体而言就是要将纸质文书档案和电子文书档案区分开来，对这两种类型档案分别制定出具体的归档程序。在对纸质文书档案进行归档时，可以使用传统的归档方式来展开工作，就是按照档案类型以及年限来整理、编目以及装订、建立档案号、索引、放置在特定位置;而对于电子文书档案進行归档时，要建立专门的档案数据库进行分类归档，管理人员可以直接从各部门上传到档案管理室数据库中，之后再交由管理人员加强文书档案检查与核对，确保无误后再将其存储到恰当的位置中。

5.做好存储与保护，科学管理。医院在进行“双轨制”管理时，档案管理人员最好将纸质档案与电子档案进行区分，并且结合两者特征来进行区别化的存储与保护。对纸质文书档案，因其自身特质容易出现受潮、损坏等情况，所以在存储的时候最好将其放置在干燥且安全、具备档案存储条件的专门档案室内;而电子文书档案作为数据信息，存在容易被删除、篡改的特点，所以在管理的时候需要制定出严密、科学的管理制度，合理应用权限控制、加密技术以及电子签署等手段来对其进行存储与保护。

二、目前“双轨制”管理在医院文书档案管理中的应用现状

1.文书档案内容完整性与真实性不足。就医院现今纸质与电子档案内容来分析，能够发现其内容还存在真实性与完整性不足，例如，因为电子文书档案在管理时，本身具有模板，管理人员在工作的时候一味追求节约时间，过度使用复制与粘贴功能，促使医院文书档案出现千篇一律的情况，很难为临床教学提供合理依据。除此之外，在纸质文书档案管理过程中，部分医务人员存在着签名不及时或者漏签等情况，也严重影响了文书档案内容真实性与完整性，不利于之后医疗活动的顺利实施。

2.文书档案“双轨制”管理负担较大。医院在进行“双轨制”管理时，文书档案管理问题还体现在资源浪费、负担过重等方面。具体分析，有些医院在进行文书档案管理工作时，其档案制作、归档、办理以及传输等工作会一同进行，希望以此来节约时间。可是一般情况下，电子文书档案大多是在书写当天就会打印出来的，若这个时候要对档案内容进行重新调整，就自然需要重新打印，此时就会消耗不必要的纸质材料。除此之外，在群众生活质量不断提升的社会环境下，群众越来越重视自身健康，所以医院收治的患者数量也在不断增加，这个时候应用“双轨制”进行管理的话，医院内部档案管理库房自然需要不断扩大，这也在一定程度上加大了医院的经济负担。

3.文书档案管理存在着一定的随意性。就目前“双轨制”管理模式在医院文书档案管理中的应用情况来看，部分医院在实施过程中存在着一定的随意性，部分工作人员觉得档案管理工作有了双保险，所以在工作过程中存在着一些侥幸心理;还有部分管理人员将纸质档案管理作为保障与基础，而电子档案管理则是辅助，没有对其进行精细化的管理。在这种错误的管理思想之下，医院文书档案管理工作质量自然也无法得以提升，“双轨制”管理模式的应用价值未能全面发挥出来。

三、医院文书档案“双轨制”管理创新的多元化举措

1.构建完善的文书档案“双轨制”管理制度。正所谓“无规矩不成方圆”，医院在应用“双轨制”管理模式进行文书档案管理的时候，一定要对其管理制度进行完善，毕竟科学的管理制度才是保证档案管理工作进展的前提。医院在完善管理制度时，最好将管理人员工资、绩效与其管理工作质量和职责进行挂钩，这样就能将“双轨制”文书档案管理工作真正的落实到各个细节之中;另外，对于越权进行文书管理的现象，管理人员一定要严格的把控，一旦发现文书档案出现问题，立刻进行处理，同时对相关管理人员进行惩处，这样才能真正保障医院文书档案管理工作质量和效率。为此，要想有效提高实施效果，在管理创新过程中，一定要构建出完善管理制度。

2.对文书档案“双轨制”管理流程进行优化。目前，部分医院在实施“双轨制”管理模式时，虽然也制定出相应的管理流程，可是在实际管理过程中依然还是出现了一些问题，所以最好是在实施过程中对其管理流程进行优化。例如，对于电子文书档案上传时间，医院可以结合自身实际情况来对其进行明确的规定，而且还需要选择恰当的载体来对其进行存储，为了避免电子档案丢失，还可以对其进行定期备份;另外，还需要加强对电子源文件的管理，电子源文件与传统纸质文件原件是不一样的，其存在的形式是数据信息形式，所以其并不要求载体原始性，只需要保证电子文件的真实性与完整性即可。而对于纸质文书档案，档案管理人员需要注重档案签收、交接与归档等环节，在存储的时候也需要进行分类存储，这样才便于今后的调阅与查看。最后，对于纸质文件与电子文件均需要进行质检，一旦发生问题需要及时进行反馈与处理，这样才能有效提升医院文书档案管理质量和效率。为此，要想有效提高“双轨制”管理文书档案的实施效果，在管理创新过程中，管理人员一定要结合医院实际情况来对其管理流程进行优化，通过这一举措来有效实现文书档案管理创新，最终有效提升医院文书档案管理水平与效率。

3.对医院文书档案管理人员加强教育与培训。要想真正有效提升“双轨制”管理在医院文书档案管理中的应用效果，真正有效实现多元化創新，医院对于管理文书档案的工作人员，需要加强教育与培训，让其具备专业化的管理能力以及现代化管理手段。首先，在上岗之前要进行培训。为了能够真正有效促进“双轨制”与“双套制”管理工作的有序实施，在文书档案管理工作人员上岗之前一定要进行岗前培训与教育，以此来提高其综合素养，让其在实际工作中能够迅速上手，避免因为不熟悉管理流程而引发的文书档案管理质量问题。其次，还需要做好工作监督，对于这一点，医院领导可以定期或者是不定期来对医院内部文书档案管理工作人员进行抽查，通过这一手段来把握其工作现状，从而有效提升管理质量。最后，积极利用奖惩制度来对文书档案管理人员进行管理，这能有效提高其工作积极性与主动性。

四、结语

医院文书档案管理工作对于医院发展而言十分的重要，医院领导一定要意识到文书档案管理创新的重要性，积极应用“双轨制”管理模式来进行创新，通过多元化举措来有效提高医院文书档案管理质量，这样就能有效避免资源的浪费，最大程度提高医院文书档案管理工作质量，实现文书档案管理创新。

参考文献：

[1]周 灿.论档案“双轨制”管理在医院文书档案管理中的利用[J].兰台世界，2017

[2]佚 名.医院文书档案双轨制管理对医疗文书的管理价值[J].兰台内外，2019

（作者单位：1.东莞市第七人民医院;2.南方医科大学珠江医院）

基金项目：项目名称：南方医科大学青年科技人员培育项目，项目编号：NO：PY2016014。