医院档案信息化建设中存在的问题及优化方式研究

程华

摘 要：近年来，随着科学技术的飞速发展，各行各业信息化程度日益加深，医院作为社会职能部门，也逐步加大了信息化建设投入，尤其是医院档案信息化建设。这不仅能弥补了传统医院档案管理中存在的不足，还有助于提高医院档案管理水平。但医院档案信息化建设过程中出现的问题亦不容忽视。因此，文章针对档案信息化建设过程中出现的观念不足、管理制度不完善以及管理人才缺失的问题提出了优化方式，以期进一步推动医院档案信息化建设进程。

关键词：档案信息化建设;医院档案管理;优化方式

一、医院档案信息化建设的意义

1. 有利于医院的可持续发展。档案的信息化管理能有效提高医院整体管理水平和效率，改善医患关系，为医院树立更积极正面的社会形象，吸引更多患者前来就医看诊。另外，档案信息化不仅能减少人工的使用，让更少、更专业的人做更多、更优质的事，也能大大减少档案的存储空间，节省费用。还能减少纸质档案的产生，节约纸张的使用，实现少纸化档案存档。医院实现人尽其责，物尽其用，一切资源都用在刀刃上，从而降低运营成本，实现绿色可持续发展。

2.提高医院的整体管理水平。众所周知，传统档案管理模式中，档案是以纸质形式存储管理的，需要大量人工进行收集、登记、检索、利用等，工作繁琐，工作量大，效率低下，且容易出错。比如，由于医院工作的复杂性，每天都会产生大量的档案，各科室很容易出现保管不当，造成原始档案的丢失;人工登记具有很大的不确定性，工作人员可能会因为各种主客观情况错记、漏记等;一般来讲，人工检索的精确度不会很高，多份档案也不会存放在同一处，因此，档案工作人员会将大量的时间浪费在进出库房和翻找资料上;有的档案由于保存时间过久，纸质比较脆，一不小心就会弄破，多次复印也会对档案造成不可逆的损坏。而实行档案的信息化管理以后，纸质文件都可以经过扫描形成电子档案，以后的档案收集、登记、检索和利用也都可以通过计算机进行，这样就可以有效避免上述问题，既保证了档案的安全，也实现了档案管理的完备性、系统性和高效性。

3.提高医院的综合竞争力。档案信息化是大势所趋，有实力的医院一定是管理科学且具有前瞻性的，这样的医院不会让档案管理成为阻碍其全面发展的短板。因此，是否实现了档案信息化，在一定程度上反映了医院的综合实力。另外，相比于传统的档案管理模式，档案信息化管理能够打破科室界限，将所有科室联系起来，成为覆盖全院的档案信息化网络，实现档案资源共享。医生就能够更及时、准确、全面地了解患者的既往病史，为其制定更适合的治疗方案，从而提高患者的满意度，建立起更和谐的医患关系，进一步提高医院的综合竞争力。

4.保障档案的真实性。电子档案的优势不仅在于易传输、易管理、易利用，还在于它相比于纸质档案更能保证档案信息的正确性和完整性。众所周知，纸质档案一旦破坏很难复原，因此水灾、火灾、人为过失、甚至时间，都是纸质档案保持完整性的敌人。

二、医院档案信息化建设中存在的问题

1.档案信息化建设观念不足。近年来，医院信息化建设遍地开花，在我国各级医院都得到大力推进，这一方面能够优化医院管理模式，提高整体工作效率，为医院带来更多效益。但另一方面，也势必会对传统的医院管理模式产生极大的冲击，致使医院领导、医护人员，甚至是档案部门的管理人员出现适应性障碍，不能快速调整思路，转变思想，适应新的工作模式。而这种适应性障碍的源头是他们对档案信息化建设的不关心、不了解、不重视，重点表现在两个方面：一是对信息技术的发展重视不够。医院的管理和档案工作人员对现代科学技术发展的信息缺乏关注度、敏感度，很少主动查寻现代信息化技术发展的方向及进程。因此，不能根据医院档案信息工作的实际情况和需要，对档案信息化建设提出建设性的意见。二是纸质档案数字化热情不高。大多数医院的档案管理人员是满足于现状，只要档案保存，不丢失或损坏就行，他们不愿意投入大量的人力、物力和财力。同时也对数字化扫描带来的巨大工作量望而却步，进而导致医院信息化建设流于表面，进展缓慢。

2.档案信息化管理制度不完善。医院档案信息化建设的实现，依托于一套科学、健全、完善且具有统一标准的管理程序，这样数字信息的采集、筛选、分类等基础环节才能高效、有序进行。如果各科室、各医院之间的数据分析无法统一标准，那么就无法实现档案信息的互联、互通、共享，更谈不上档案的信息化管理了。就目前的医院档案信息管理情况看，各个医院都是根据自身情况来制定相应的档案信息化管理系统。这些系统有的是自主研发，有的是外包给软件公司开发，还有的是医院信息化系统自带的档案管理模块，医疗系统本身并没有形成一套完善严谨的档案信息化建设标准和规范，致使医院内部以及各医院之间没法实现资源共享，严重制約了医院工作效率，影响了档案信息化建设进程。

3.档案信息化管理人才缺乏。一支高素质的档案信息化管理队伍，是档案信息化系统高效有序运行的关键。因此，现代化的档案信息化管理人员，不仅要掌握信息化管理设备的使用知识，还要掌握设备维护的相关技术。然而，当前医院档案管理人员素质参差不齐，整体偏低。大多数医院档案管理人员结构老龄化严重，年龄偏大的档案管理人员对新事物接受度低，学习能力差，对档案信息化系统的使用极其生疏。还有的医院档案管理人员身兼数职，分身乏力，无法腾出更多的时间和精力去学习和掌握档案信息化管理技能，只能浅尝辄止，被动应付。医院档案信息化建设人才严重不足，不仅阻碍了医院信息化建设工作的进程，还严重影响了医院的整体服务效率和服务水平。

三、医院档案信息化管理的优化方式

1.转变管理观念，强化对档案管理信息化的重视。首先，医院管理层作为医院宏观发展方向的把控者，要以身作则，积极探索、勇于变革，多关注信息化发展有关的消息，多思考医院信息化建设的相关问题，认识到档案信息化的巨大优势，以及其对医院总体建设与发展的保障和促进作用。其次，档案管理人员要积极转变档案管理观念，紧跟医院信息化建设步伐，拓宽视野，加强学习，把先进的档案管理理论同医院现有的档案管理信息化建设进行有机结合，推动档案管理由封闭走向共享，由纸质走向数字化、电子化，实现档案管理从管理实体向管理数据转变，从分散利用向整合共享转变。

2.完善档案信息化建设的相关规章制度。无规矩不成方圆，要想建立高效有序的信息化档案管理系统，医院各部门必须执行统一的档案信息管理标准。因此，医疗卫生相关领导部门要主动进行干预，根据现在的信息化建设情况，以及未来的发展趋势，做出合理预判，制定出一套符合实际的档案信息化建设行业标准和行为规范，指导各医院的信息化建设沿着同一方向并肩前进。这样整个医疗卫生系统才能紧密的联系在一起，真正实现信息共享和信息交流。这不仅有利于医院本身的发展，也将惠及整个医疗卫生系统，推动全行业的健康发展。另外，医院内部要建立和完善档案信息管理监督体系，将档案信息化建设纳入医院目标考核管理之中，指定主管领导，成立专门机构，进行全程监督，对档案管理人员的日常工作定期检查，及时纠错，及时整改，严格落实档案工作责任制，提高全员档案意识，敦促他们把档案信息化工作做细做好，使医院档案管理逐步走向规范化、系统化。

3.加大资金投入力度，搭建资源共享平台。要想持续推进档案信息化建设，实现医疗机构综合资料的信息化管理，医院就需要把档案信息化建设列入年度预算，尽量争取更多的专项资金，引进更加安全、有效、性能更加优良的信息化设备。这些资金和设备一方面用于搭建统一的医院档案信息化平台，规范医院档案信息化系统软硬件的管理，提升系统性能，打破各医疗单位之间的信息壁垒，最大化发挥其互联互通共享的作用。

4.引进人才，加强档案队伍建设。首先，可以在高校引进档案专业人才，为医院档案信息化团队注入新的血液，增添新的活力，激发整体工作热情。其次，理清岗位职责，清晰职能范围，做到专人专职专责，告别一岗多人、多岗一人的混乱管理模式，使医院档案管理人员专注于医院档案信息化建设，专注于自身业务知识和业务技能的提升。最后，为医院档案管理人员制定培养计划，系统强化档案管理知识和信息化知识，并推荐业务骨干参加继续教育培训和各种形式的业务交流，全面提升档案管理人员的业务素质。

四、结束语

现今，信息化、数字化已经成为医院管理的主流趋势，应用于医院管理的方方面面，不仅方便了医护人员，也方便了众多患者。因此，医院档案信息化建设一定要紧紧跟上医院信息化发展的步伐，不能因噎廢食，出现一些问题和困难就质疑档案信息化建设的重要性和必要性。要看到档案信息化的优势，善加利用，使其更好地服务于医院医疗、教学、科研等业务工作，为医院综合实力、竞争力的提升提供更多助力。

参考文献：

[1]王彦霞.医院档案信息化建设的现状与对策研究[J].中国管理信息化，2018

[2]谢文茹.医院档案信息化建设的问题分析及努力方向[J].山东档案，2019

[3]李凌霄.医院档案管理信息化建设的问题与措施[J].中西医结合心血管病电子杂志，2019

（作者单位：菏泽市立医院）