机关事业单位档案规范化管理工作强化策略分析

摘 要：随着信息化时代的来临，机关事业单位档案管理工作面临着新的挑战和机遇。目前很多机关事业单位的档案管理模式粗放，档案管理规范化程度不够，管理水平难以适应时代的发展。本文从档案规范化管理的重要性出发，阐述了档案管理的主要工作内容，分析了我国机关事业单位档案管理工作的现状和档案规范化管理的强化策略。

关键词：机关事业单位;档案管理;规范化;强化策略

档案管理工作是机关事业单位基本日常管理工作之一，主要包括档案收集分类、归纳整理、价值鉴定、保管归档、索引编制、统计分析等工作内容。档案管理由两个基本组成要素组成，分别是管理对象和服务对象。管理对象包括档案实体与档案信息，服务对象包括企事业单位、人民大众、社会组织等档案利用者。档案利用者往往希望在较短时间内得到集中、清晰、完整、规范、有序的档案资料，而这与档案资料杂乱、分散、量大、繁冗、无序的特点相矛盾。当前，很多单位还没有意识到档案管理和档案服务之间存在的深刻矛盾，阻碍了档案的高效管理和有效利用，导致机关事业单位的档案管理水平难以提升到较高的水平。在这一背景下，强化机关事业单位档案规范化管理工作是非常重要和紧迫的任务。

一、档案管理基本工作内容

1.档案完整情况检查。在接收一份档案时首先检查档案封条、档案专用章是否完整，开启后逐项检查干部任免审批表、四项审查记录单、学历、考核、工资、合同等材料是否齐全，对所缺材料逐项进行登记、索要。对收集归档的材料，认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料。凡涉及干部政治历史问题或其他重要问题上，需查清而未清的材料，交组织审查处理，在未做出结论之前不归档。使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备，并及时进行扫描、录入形成完整的电子档案。

2.档案整理与归档。将档案按类别、分系统化分区域，尽量做到纸制档案与电子档案相一致，分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。使每卷档案达到完整、真实、实用的要求，并做到逐步完善各种登记薄和台账。

3.档案利用与转递。在利用档案资料时，查阅单位要填写《查阅干部档案审批表》及本人有效身份证，加盖单位公章，分管领导签字，按照查阅规定办理查阅手续。如档案需要借出使用，必须由分管领导批准，严格履行登记手续，详细登记，严密封包，加盖档案专用章。收件单位核对无误后在回执上签字、盖章，并立即寄回档案转出单位。

4.档案保管与维护。充分发挥计算机技术在档案保管、保护及利用上的作用，提高现代化管理水平。购置新式档案盒，更换密集架，配备消火栓、灭火器、火险自动报警器等消防器材，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等防护措施。定期整理、打扫档案室，每日巡查并做好记录。

二、机关事业单位档案管理存在的问题

1.档案管理制度不健全。对于档案管理工作，目前很多机关事业单位的管理模式比较粗放，导致档案管理过程中会出现一些问题和漏洞。部分机关事业虽然初步建立了档案管理制度，但没有意识到档案规范化管理的重要程度，缺乏完善的、科学的、规范的管理体系和制度流程，具体主要表现在以下两个方面：一是未建立健全标准化档案管理制度和工作流程。二是未建立健全档案管理人员岗位责任制度和监督审查制度。部分机关事业单位对档案管理的实施情况缺乏有效的外部监督措施，对档案管理人员缺乏必要的制度约束和考核監督，对档案管理工作的监督很多情况下只能依靠档案管理工作人员自律来进行，这无疑会增加档案管理出现漏洞的风险。此外，有的事业单位虽然建立了比较健全的档案管理制度，但没有严格按照管理制度规范开展档案管理工作，而是停留在口头上或理论上，形式主义比较明显，导致标准化管理的执行力度大打折扣，达不到预期的执行效果。

2.档案管理人员配置不合理。传统的档案管理工作往往只局限于档案材料的统计、整理和收发、保存，以往并不要求档案管理人员具有较高的学历和知识水平。但如今随着信息化技术的快速发展，档案管理的业务范围开始涉及到档案资料的研究利用和二次开发，呈现多学科交叉的发展趋势。这就要求档案管理工作人员具备一定的计算机技术和统计学分析等方面的知识储备和操作能力，档案管理的规范化和现代化建设需要有高水平、复合型技术人才的支撑。而目前很多机关事业单位负责档案管理的工作人员习惯沿用传统的管理方法和思维模式，导致工作人员创新能力薄弱、专业能力欠缺、职业素养不足，使得档案管理工作规范化、信息化进展缓慢，难以适应社会快速发展的需要。

3.档案管理软硬件设备落后。随着计算机技术、大数据技术、通信技术的快速发展，现代信息技术已经深入到人们工作和生活的方方面面，电子信息化管理方式已经在很多企业得到应用，有助于企业经营管理效率的提升。有部分机关事业单位已经开始尝试在档案管理工作中引入电子信息化管理方法，购置了计算机、储存器、扫描仪、打印机等硬件设施，推行了电子政务办公系统以及电子档案管理系统。但有很多机关事业单位囿于传统思维方式和软硬件设备的限制，仍然使用传统人工方式对纸质版档案资料进行管理，不仅管理的工作量很大，档案也不方便查阅，而且还容易因为工作人员的疏忽大意造成档案的丢失、错乱和残缺。

三、机关事业单位实施档案规范化管理的意义

档案是机关事业单位在日常运行中积累的具有保存价值的过程性资料，记载了单位的发展历程和事务的方方面面，是机关事业单位的核心资产。因为受到多方面因素的限制，部分单位尚未建立健全的档案管理制度，缺乏必要的档案管理基础设施，缺乏先进的、科学的管理思想，导致档案管理水平不高。档案管理的规范化程度是评价一个机关事业单位管理能力的重要评价指标，档案规范化管理实质上是精细化管理理念在档案管理领域的应用。通过档案规范化管理构建一套以人为本、行之有效的多层级系统化档案管理体系，以规范化的管理制度和工作流程增强档案管理能力，满足社会快速发展的需要。

四、机关事业单位实施档案规范化管理的强化策略

1.提升员工对档案规范化管理的重视程度。单位领导和员工对这项工作的重视和支持是推动档案规范化管理的重要保障。为了提升管理水平，需要员工更新对档案管理工作的理解和认识。第一，直接参与档案管理工作的相关人员从自身做起，摒弃以往对档案管理的轻视与偏见，努力提升自己的业务水平，向其他工作人员和部门领导宣传、汇报档案规范化管理的工作进展及其重要性。第二，单位领导要统一认识，提升对档案规范化管理的重视程度，制定分管领导岗位责任制度和绩效考核制度，做好档案规范化管理工作的计划铺排、节点跟踪和监督审查。

2.提升档案管理制度和流程的规范性。制度是管理的基石，档案规范化管理的基础就是要制定一套规范化的档案管理制度和流程，将管理工作关进制度的笼子中。机关事业在制定管理制度时可以参考其他单位先进的档案管理方法，对档案收集、分类、整理、编目、鉴定、归档、销毁、借阅、复制、回收、移交、保密等一系列工作制定规范化的管理制度和工作流程。此外，还可以考虑将档案管理制度的执行情况和执行效果作为档案管理工作人员和分管领导绩效考核、评优争先、职称评定的参考项，激发相关工作人员的积极性，使得档案规范化管理工作能够落到实处。

3.提升档案管理工作的现代化程度。档案规范化管理的重要支撑是管理方式的技术创新。机关事业单位应着力提升档案管理的现代化程度，加大技术创新力度和基础设施投入，提升档案管理的软硬件条件。将信息技术、互联网技术、大数据技术、数字加密技术、数码扫描识别技术等新兴技术引入档案规范化管理工作之中，构建电子信息管理系统、档案数据保护系统、信息采集系统。通过档案管理的数字化和信息化建设，在保证数据安全的前提下，提升档案管理的工作效率和檔案资料的资源利用率，同时也方便档案的查阅、分析和整理。

五、结语

随着机关事业单位改革的不断深化，一部分单位开始实施规范化档案管理，并取得了一定的效果和成绩，档案管理水平有了一定程度的提升。但很多机关事业单位还是存在档案管理工作重视度不高、管理制度不健全、管理流程不规范、管理理念陈旧、创新能力薄弱、软硬件设施落后等问题。为了适应时代的发展，机关事业单位需要结合自身实际情况，针对档案管理过程中出现的问题，采取有建设性的强化措施推动档案管理工作的规范化进程。

参考文献：

[1]马春荣.档案管理工作实践与体会[J].办公室业务，2018

[2]赵子叶.高校人事档案管理面临的问题与改革[J].人力资源管理，2017

[3]周知勇.加强机关事业单位档案规范化管理工作的思考[J].云南档案，2015

（作者单位：内蒙古赤峰市红山区人力资源公共服务中心）

作者简介：贾洪慧（1980-），女，内蒙古自治区赤峰市红山区人，工作于内蒙古赤峰市红山区人力资源公共服务中心，从事档案管理工作十多年。研究方向：机关事业单位人事档案、文书档案、业务档案等纸制、电子档案的管理。